Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với 3 bước

Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:

Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.

Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?

Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.

Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.

Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC Bộ Tài chính đã quy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT cần có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

– Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Ngoài ra, nhằm chuẩn hóa điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng và hiệu quả nhất, Bộ Tài chính cũng đã quy định về vấn đề xây dựng, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử theo các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể. Điều này đã được quy định rõ trong Chương 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:

Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.

Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.

Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng đến cơ quan thuế, đợi kết quả và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/