Cách xử lý thông tin ngày trên hóa đơn ghi sai

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Đối tượng được mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Nội dung trên hóa đơn điện tử là yếu tố được quan tâm hàng đầu bởi cách doanh nghiệp, bởi nếu không cẩn thận và nắm rõ luật, hóa đơn điện tử lập ra sẽ có thể không được tính là hóa đơn hợp lệ.

1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày, có hai trường hợp mà doanh nghiệp thường gặp phải, gồm đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.

• Đã giao cho người mua

Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:

+ Thông báo việc hóa đơn bị sai ngày với người mua.

+ Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.

Trong khi đó, người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi.

Sau khi nhận hóa đơn và phát hiện ra sai sót, cơ quan quan thuế cũng phải thông báo ngược lại cho người bán về việc:

+ Tiến hành hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.

+ Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

• Chưa giao cho người mua

Đối với trường hợp hóa đơn lập sai ngày nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể dễ dàng xử lý bằng các bước đơn giản. Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này.

Về phía cơ quan thuế, sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót cũng cần thông báo đến người bán về những yêu cầu như sau:

+ Thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.

+ Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế.

Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử sai ngày, doanh nghiệp có thể xử lý theo các hướng dẫn ở trên, không được sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Thông thường, sẽ có 3 tình huống phát sinh đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm. Với từng trường hợp, kế toán viên sẽ phải đưa ra những giải pháp khác nhau.

• Hóa đơn điện tử chưa giao cho người mua

Hướng xử lý đối với trường hợp hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng năm nhưng chưa giao cho người mua cụ thể như sau:

+ Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày.

+ Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Lãi chậm nộp thuế TNDN tính như thế nào?

• Hóa đơn điện tử đã giao cho người mua

Với hóa đơn điện tử bị sai ngày đã giao cho người mua, cách thức xử lý như sau:

+ Người bán cần thông báo vấn đề sai sót ngày đến người mua ngay lập tức.

+ Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.

• Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Nếu hóa đơn điện tử bị sai ngày được phát hiện bởi cơ quan thuế thì có thể xử lý như sau:

+ Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày.

+ Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy hóa đơn điện tử có mã đã sai ngày và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới. Sau đó gửi cho người mua.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử giúp giảm sai sót khi lập hóa đơn

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.

Theo đó, các tính năng mới được cập nhật như:

• Cập nhật chức năng phát hành hóa đơn

+ Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.

+ Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.

+ Cấp số hóa đơn mới.

• Xử lý hóa đơn giấy

Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy. Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.

Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế. Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?

• Đa dạng mẫu hóa đơn mới được cập nhật

Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.

• E-invoice bổ sung thêm 02 loại hóa đơn

02 loại hóa đơn mới được cập nhật tại phần mềm E-invoice là:

+ Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

+ Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Hai loại hóa đơn trên nói riêng và các loại hóa đơn của E-invoice nói chung đều được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn của Thông tư 78 và áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn.

Ngoài ra, nếu như trước đây, việc tìm kiếm, kiểm tra hóa đơn chỉ có thể tiến hành khi người dùng có máy tính hoặc laptop; đồng thời phải chờ một khoảng thời gian nhất định để máy tính hay laptop khởi động, đăng nhập mới có thể truy cập vào hệ thống.

Thì giờ đây, người dùng đã có thể truy cập và kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống chỉ với vài cú vuốt, chạm cực kỳ nhanh chóng.

>> Tham khảo: Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu, M5men.

Bởi, các dữ liệu hóa đơn trên app E-invoice đã được đồng bộ với hệ thống E-invoice phiên bản web, hỗ trợ các DN có thể tìm kiếm thông tin hóa đơn nhanh chóng.

Còn đối với khách hàng của doanh nghiệp, E-invoice hỗ trợ thêm tính năng tìm kiếm tại thanh công cụ “TRA CỨU” trên website Einvoice. Tại đây, khách hàng DN có thể tra cứu hóa đơn đã giao dịch giữa hai bên mà không phải mất thời gian tạo hay đăng nhập bất cứ tài khoản nào.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/