Hóa đơn thương mại là gì? Quy định hóa đơn thương mại 2025

Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ, đặc biệt trong các hoạt động xuất nhập khẩu.

>> Có thể bạn quan tâm: Đối tượng được mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Năm 2025, các quy định về hóa đơn thương mại đã có nhiều thay đổi nhằm nâng cao tính minh bạch, thuận tiện trong giao dịch và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.

Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về nội dung hóa đơn thương mại và các quy định mới nhất về hóa đơn thương mại năm 2025 mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Nội Dung Cần Có Trong Hóa Đơn Thương Mại

Theo quy định mới nhất, một hóa đơn thương mại hợp lệ cần bao gồm những thông tin sau:

1.1. Thông Tin Người Bán (Người Xuất Khẩu)

Tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân

• Địa chỉ kinh doanh

• Mã số thuế (nếu có)

• Thông tin liên hệ (email, số điện thoại, fax nếu có)

1.2. Thông Tin Người Mua (Người Nhập Khẩu)

• Tên công ty hoặc cá nhân mua hàng.

• Địa chỉ.

• Mã số thuế hoặc số định danh doanh nghiệp.

• Thông tin liên hệ.

1.3. Số Hóa Đơn Và Ngày Phát Hành

• Số hóa đơn: Do hệ thống của doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế cấp.

• Ngày phát hành: Là ngày hóa đơn được lập và gửi đi.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

1.4. Thông Tin Giao Dịch

• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Tên, mã sản phẩm, số lượng, đơn vị tính.

• Đơn giá: Giá từng mặt hàng, đơn giá trước thuế và sau thuế.

• Tổng giá trị đơn hàng: Tổng tiền hàng trước thuế, tổng thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán.

• Điều kiện giao hàng: Theo các điều khoản Incoterms 2025 (FOB, CIF, EXW, DDP…).

• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng, tín dụng thư (L/C), tiền mặt...

• Đồng tiền thanh toán: USD, EUR, VND hoặc đồng tiền khác theo thỏa thuận.

1.5. Điều Kiện Thanh Toán

• Thời gian thanh toán: Ngay khi nhận hàng, thanh toán trước hoặc theo hợp đồng.

• Ngân hàng giao dịch: Thông tin tài khoản ngân hàng của bên bán.

1.6. Các Điều Khoản Bổ Sung

• Chữ ký của người bán và người mua (nếu yêu cầu).

• Dấu mộc công ty (trong trường hợp cần xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn).

• Các điều khoản hợp đồng liên quan đến khiếu nại, đổi trả hàng hóa.

>> Tham khảo: 8 điểm mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

3. Quy Định Mới Nhất Về Hóa Đơn Thương Mại Năm 2025

3.1. Áp Dụng Hóa Đơn Điện Tử Trong Xuất Nhập Khẩu

Theo quy định mới, từ năm 2025, hóa đơn thương mại bắt buộc phải được phát hành dưới dạng hóa đơn điện tử (E-Invoice) đối với các giao dịch xuất nhập khẩu. Điều này giúp:

• Tăng tốc độ xử lý giao dịch giữa các bên.

• Hạn chế gian lận thương mại bằng cách quản lý minh bạch hơn.

• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.

• Hỗ trợ kiểm tra nhanh chóng tại hải quan và ngân hàng.

3.2. Quy Định Về Ngôn Ngữ Và Đồng Tiền Giao Dịch

Hóa đơn thương mại có thể lập bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc song ngữ.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn phải thống nhất với đồng tiền thanh toán thực tế.

3.3. Yêu Cầu Về Mã QR Và Số Hóa Đơn

Hóa đơn thương mại năm 2025 phải có mã QR để thuận tiện cho việc tra cứu và xác thực.

Số hóa đơn thương mại phải theo định dạng chuẩn do cơ quan thuế hoặc hệ thống quản lý thương mại điện tử cấp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.4. Thời Gian Xuất Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại phải được lập và phát hành trước khi hàng hóa xuất kho hoặc trước khi hoàn tất dịch vụ.

Trong trường hợp giao dịch có điều khoản thanh toán trả trước, hóa đơn phải được phát hành ngay sau khi nhận thanh toán.

3.5. Quy Định Về Chữ Ký Và Chứng Nhận

Hóa đơn điện tử không bắt buộc chữ ký tay nhưng phải có chứng thực điện tử hợp lệ.

Nếu sử dụng hóa đơn thương mại giấy (trong trường hợp đặc biệt), chữ ký và dấu mộc của doanh nghiệp xuất khẩu là bắt buộc.

3.6. Thời Gian Lưu Trữ Hóa Đơn Thương Mại

Hóa đơn thương mại điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật về kế toán.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lưu trữ có khả năng tra cứu, khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết Luận

Những thay đổi trong quy định về hóa đơn thương mại năm 2025 giúp nâng cao tính minh bạch, chuẩn hóa quy trình giao dịch và giảm thiểu gian lận thương mại.

Các doanh nghiệp cần nhanh chóng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, cập nhật hệ thống kế toán và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu mới.

Bằng cách nắm vững và thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế của hóa đơn thương mại điện tử, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình kinh doanh.

Ngoài ra, để được tư vấn thêm và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/