Xử lý hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử loại cũ theo Thông tư 78

Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới Theo Thông tư 78 và Nghị định 123 nhưng phát hiện ra hóa đơn điện tử loại cũ (theo Thông tư 32 hoặc hóa đơn giấy (theo Thông tư 39) bị sai sót thì xử lý như sau:

Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót.

Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Các quy định tại Thông tư 78 có hiệu lực từ 1/7/2022 nên doanh nghiệp cần lưu ý áp dụng, không phải trường hợp nào cũng thực hiện điều chỉnh, có một số trường hợp căn cứ theo tình huống, doanh nghiệp cần thực hiện hủy, thay thế hóa đơn điện tử sai sót.

Tương tự như trường hợp trên, người bán cũng cần căn cứ vào từng trường hợp để xử lý.

• Hóa đơn điện tử không có mã lập sai nhưng chưa gửi cho người mua

Trường hợp này, người bán chỉ cần hủy hóa đơn điện tử sai sót, lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử không có mã lập sai nhưng đã gửi cho người mua

Theo Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử không có mã bị sai sót và đã gửi cho người mua thì căn cứ theo từng trường hợp để xử lý.

Tình huống 1: Hóa đơn điện tử không có mã bị sai tên, địa chỉ của người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác

Trường hợp này người bán không phải lập lại hóa đơn mà chỉ cần thực hiện thông báo cho người mua về vấn đề sai sót.

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc ghi sai quy cách, chất lượng hàng hóa trên hóa đơn

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ có đặc điểm gì?

Người bán lựa chọn 2 cách:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập bị sai sót.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử sai sót.

Tùy từng trường hợp mà kế toán cần xác định áp dụng điều chỉnh hóa đơn hay hủy hóa đơn. Dưới đây là cách xử lý hóa đơn sai sót trong một số tình huống cụ thể.

• Hóa đơn điện tử có mã bị sai sót, chưa được cấp mã

Trường hợp hóa đơn điện tử sai sót, cơ quan thuế chưa cấp mã, người bán chỉ cần điều chỉnh nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử, bằng cách sửa trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử để chỉnh thông tin sai sót thành thông tin đúng.

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai sót, đã cấp mã, chưa gửi người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì thực hiện như sau:

Bước 1: Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra được kê khai trong mấy tháng?

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế hóa đơn điện tử sai sót để gửi cho người mua.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/