Bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điểm b, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính gồm những gì?

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020 sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy được hiểu là một loại chứng từ cần thiết, không thể thiếu trong các hồ sơ hủy hóa đơn, theo đúng như quy định của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành.

Cụ thể, tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định hồ sơ hủy hóa đơn phải đầy đủ các điều kiện như sau:

>> Tham khảo: Cách xem và kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp của các hộ, cá nhân kinh doanh.

– Bảng kiểm kê các hóa đơn phải hủy ghi chi tiết các thông tin sau: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

– Biên bản hủy hóa đơn.

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn, yêu cầu phải có nội dung bắt buộc: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Như vậy, bảng kiểm kê hóa đơn phải hủy là điều kiện cần thiết, không thể không có nếu các tổ chức, doanh nghiệp muốn hoàn tất thủ tục cho hồ sơ hủy hóa đơn.

Nếu bạn và doanh nghiệp đang phân vân mẫu bảng kiểm kê hóa đơn phải hủy nào đúng nhất hiện nay thì có thể tham khảo ngay mẫu tại Thông tư số 39 về hóa đơn của Bộ Tài chính, ban hành ngày 31/3/2014 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2014.

Hiện nay, chưa có một văn bản pháp luật nào quy định rằng các tổ chức, doanh nghiệp phải lập báo cáo hủy hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng nên điều này là không cần thiết.

Tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính chỉ quy định sau khi đã hủy hóa đơn thì các đơn vị kinh doanh chỉ cần nộp lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn là xong.

>> Tham khảo: Thuế TNDN chuyển nhượng cổ phần được quy định như thế nào?

Còn tại Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định với các trường hợp xảy ra sai sót với hóa đơn điện tử có mã bị cơ quan thuế phát hiện, thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

Cùng với đó, trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

Các bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) thuế như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

NNT tiến hành đăng nhập vào phần mềm HTKK => chọn mục hóa đơn => Chọn tiếp “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)”.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin tờ khai hủy hóa đơn

Màn hình xuất hiện tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn. Quý khách tiến hành nhập các thông tin liên quan như: mã hóa đơn, tên hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, từ số đến số, người lập biểu, người đại diện theo pháp luật… Sau khi điền đầy đủ nội dung quý khách nhấn Ghi rồi Kết xuất file XML.

Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử

Để nộp kết quả thông báo hủy hóa đơn qua mạng, Doanh nghiệp đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để nộp mẫu kết quả TB03/AC.

>> Tham khảo: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?

Bước 4: Nộp tờ khai thông báo hủy hóa đơn trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế

Sau khi tiến hành các thủ tục đăng nhập vào trang Thuế điện tử, quý khách chọn mục: Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp tờ khai.

Sau khi upload file thành công, thực hiện ký điện tử sau đó ấn vào mục nộp tờ khai. Vậy tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.

Theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn trước thời điểm không quá 30 ngày.

Đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn mất giá trị sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện hủy hóa đơn trong thời hạn tối đa là 10 ngày.

Lưu ý:

– Các loại hóa đơn đã được lập bởi các đơn vị kế toán sẽ được thực hiện tiêu hủy theo quy định về kế toán.

– Các loại hóa đơn chưa được lập nhưng là vật chứng trong các vụ án sẽ không được mang đi tiêu hủy mà sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Giải đáp về hóa đơn điện tử, Báo cáo tài chính.

Kết luận

Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/