Tìm hiểu về bảng kê mua hàng

Bảng kê mua hàng là chứng từ dùng để kê khai mua vật tư, công cụ, hàng hóa hay các dịch vụ trên thị trường tự do đối với các trường hợp người bán thuộc diện không cần phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vị theo quy định pháp luật.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bảng kê mua hàng sẽ được dùng để làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán, hạch toán các chi phí vật tư, hàng hóa,… Lưu ý rằng bảng kê mua hàng này không được khấu trừ vào thuế GTGT của các doanh nghiệp.

Với những trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ mà người bán không có hóa đơn thì để được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ, các doanh nghiệp phải tiến hành lập “Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” theo Mẫu số 04/GTGT.

Hiện tại, mẫu bảng kê mua hàng mới nhất 2020 mà doanh nghiệp có thể dùng là Mẫu số 06 -VT, được lấy từ Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

>> Tham khảo: Các trường hợp được hủy hóa đơn.

Khi tiến hành kê khai, bạn cần phải hoàn tất mọi thông tin được yêu cầu trong mẫu bảng kê. Cụ thể:

Bạn cần ghi rõ họ tên, địa chỉ hoặc nơi làm việc trực tiếp của doanh nghiệp mình (bên mua hàng).

• Cột A: Bạn điền số thứ tự.

• Cột B: Bạn điền tên, quy cách, phẩm chất hàng hóa mà doanh nghiệp mình đã mua.

• Cột C: Bạn điền địa chỉ mà đơn vị mình đã mua hàng (thông tin bên bán).

• Cột D: Bạn điền đơn vị tính của từng thứ vật tư, công cụ hay dụng cụ đã mua.

• Cột 1: Bạn điền số lượng của mỗi loại vật tư, công cụ hay dụng cụ đã mua.

• Cột 2: Bạn điền đơn giá mua của từng thứ vật tư, công cụ hay dụng cụ đã mua.

• Cột 3: Bạn điền số tiền của từng thứ vật tư, công cụ hay dụng cụ đã mua (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).

• Mục “Tổng số tiền”: Bạn điền tổng số tiền đã mua tất cả các vật tư, công cụ hay dụng cụ đã được kê khai trong bảng kê.

• Mục “Ghi chú”: Bạn điền các ghi chú (nếu có).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Khi lập bảng kê mua hàng, bạn cần lưu ý như sau:

Các cột B, C, 1, 2, 3 nếu còn thừa thì sẽ gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Bảng kê mua hàng phải do người mua lập 2 liên (có thể đặt giấy than viết 1 lần hoặc in từ máy tính 02 bản giống nhau).

Sau khi đã kê khai hoàn tất bảng kê mua hàng, người mua sẽ ký và chuyển cho kế toán trưởng của doanh nghiệp để kiểm tra, soát lại và ký vào bảng kê. Thông thường, liên 1 bảng kê sẽ dùng để lưu lại và liên 2 chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ.

Ngoài ra, theo Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về các trường hợp không bắt buộc phải lập hóa đơn gồm: Bán hàng hóa, dịch vụ mà tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không cần phải lập hóa đơn trừ khi người mua yêu cầu.

Trường hợp này, tuy không phải lập hóa đơn nhưng người bán phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

>> Tham khảo: Thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động làm việc ở nước ngoài.

Mặt khác, theo Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin để viết hóa đơn thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ trên hóa đơn “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Như vậy, theo các thông tin này, trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng thanh toán dưới 200 nghìn đồng mỗi lần là người bán có thể lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.

Cũng theo Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ phải có tiêu thức tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ và giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký của người lập bảng kê.

Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu ra định khoản thuế GTGT như thế nào?

Về hàng hóa, dịch vụ bán ra, kế toán ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Cuối mỗi ngày, người bán cần lập 1 hóa đơn tổng, tại tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Kết luận

Để đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/