Cách xử lý hóa đơn có sai sót

Đối với các hóa đơn đã kê khai nhưng sau đó phát hiện sai các tiêu thức về ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế hoặc số tiền viết bằng chữ thì bên bán tiến hành xử lý như sau:

Bước 1: Bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Cũng như trường hợp bên trên, trước tiên, cách xử lý hóa đơn sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế hoặc số tiền viết bằng chữ là bên bán phải lập biên bản điều chỉnh tiêu thức bị sai (hoặc lập văn bản thỏa thuận ghi bằng chữ).

Nội dung của biên bản (hoặc văn bản thỏa thuận) phải ghi rõ sai sót, có chữ ký, đóng dấu đầy đủ của hai bên, lập thành hai bản để mỗi bên bán – mua giữa 01 bản.

Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:

Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định

Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:

Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hệ thống chuẩn mực kiểm toán.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

Về Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Ngoài ra có thể thêm chữ nước ngoài nhưng phải được đặt trong bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt

Đối với hàng hóa dịch vụ có nhiều chủng loại thì cần phải ghi chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ để phân biệt. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Về đơn vị tính: tiêu thức này thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần.

Về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

Sau khi đã lập biên bản điều chỉnh, bên bán tiếp tục tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

Ngày lập hóa đơn là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điều chỉnh phải viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hai bên bán và mua.

Tại tiêu thức “Tên hàng hóa, dịch vụ”, người lập phải ghi rõ: “Điều chỉnh (tiêu thức sai sót)… tại hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”

Các tiêu thức còn lại sẽ gạch chéo.

Vì các sai sót trường hợp này hoàn toàn không ảnh hưởng đến tiền nên sau khi lập xong hóa đơn điều chỉnh, hai bên bán mua hoàn toàn không cần phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh sau khi lập xong sẽ được kẹp cùng hóa đơn đã viết sai trước đó.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/