Hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì xử lý thế nào?

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn khi chuyển gia quyền chủ sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, các công trình lắp đặt được quy định khác nhau, các nội dung cụ thể của các ngành hàng được nêu rõ dưới dây:

- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa: Khi chuyển gia quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi giao dịch thì thời điểm xuất là ngày thu tiền.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

- Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình: Không quá 7 ngày từ khi ghi chỉ số điệnm nước tiêu thụ, hoặc ngày kết thúc kỳ được quy ước với dịch vụ truyền hình, viễn thông.

- Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

- Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu: Với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ đối với người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán được thực hiện định kì theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm theo các chứng từ, kê khai có xác nhận của hai bên, chậm nhật là ngày cuối của tháng phát sinh trong hoạt động cung cấp xăng dầu.

- Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu: Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại được xác định như thời điểm bán hàng hóa không phân biệt đã thu tiền hay chưa được thu tiền. Ngày xác nhận doanh thu tính thuế được xác định là ngày hoàn tất thủ tục ở hải quan.

Đối với các trường hợp doanh nghiệp có chính sách trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc xuất hàng với mục đích cho, biếu, tặng, từ thiện,... đều cần phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT theo đúng quy định. Nếu thiếu các khoản này mà bị phát hiện thì sẽ bị xử phạt và cộng lãi khi tiến hành quyết toán thuế cho doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Đăng ký hóa đơn điện tử có mã thế nào?

Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.

Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.

Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra.

Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”.

Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương vừa có thu nhập từ cho thuê tài sản tính thuế TNCN như thế nào?

Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:

Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất hóa đơn số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng hóa đơn.

Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu báo cáo BC21/AC.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/