Nội dung trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, phát hành, và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc tại Việt Nam từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các cập nhật quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Nội dung của hóa đơn điện tử là yếu tố cốt lõi để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, và khả năng truy xuất của hóa đơn, hỗ trợ cơ quan thuế giám sát các giao dịch kinh doanh.

Bài viết này phân tích chi tiết các quy định về nội dung hóa đơn điện tử trong năm 2025, ý nghĩa, yêu cầu bắt buộc, và các lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn.

1. Quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ. Các nội dung này được thiết kế để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế, hỗ trợ khấu trừ thuế GTGT, và phù hợp với hệ thống điện tử.

Dưới đây là các nội dung bắt buộc:

1.1. Tên hóa đơn, ký hiệu, và số thứ tự hóa đơn

Tên hóa đơn: Phải ghi rõ là "Hóa đơn giá trị gia tăng" (đối với hóa đơn điện tử VAT) hoặc "Hóa đơn bán hàng" (đối với hóa đơn điện tử không chịu thuế GTGT).
Ký hiệu hóa đơn: Là chuỗi ký tự xác định loại và hình thức hóa đơn, có định dạng A/NN-BB, trong đó:
- A: Loại hóa đơn (C: hóa đơn điện tử VAT; K: hóa đơn điện tử bán hàng; T: vé điện tử, v.v.).
- NN: Hai chữ số cuối của năm phát hành (ví dụ: 25 cho năm 2025).
- BB: Mã cơ quan thuế hoặc mã đặc thù của tổ chức phát hành.
Số thứ tự hóa đơn: Là dãy số tự nhiên, tối đa 8 chữ số (bắt đầu từ 00000001), tăng dần liên tục cho mỗi ký hiệu hóa đơn.

>> Tham khảo: Thủ tục mua hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đăng ký lần đầu.

1.2. Thông tin người bán

Tên doanh nghiệp/đơn vị: Tên đầy đủ của tổ chức hoặc cá nhân phát hành hóa đơn, theo giấy đăng ký kinh doanh.
Mã số thuế: Mã số thuế của người bán, được cấp bởi cơ quan thuế.
Địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ thường trú của người bán.
Thông tin liên hệ: Có thể bao gồm số điện thoại, email (không bắt buộc nhưng khuyến khích để hỗ trợ giao dịch).

1.3. Thông tin người mua

Tên người mua: Đối với doanh nghiệp, ghi tên đầy đủ theo đăng ký kinh doanh; đối với cá nhân, có thể ghi “Khách hàng cá nhân” nếu không yêu cầu hóa đơn.
Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người mua (nếu có). Nếu người mua không cung cấp mã số thuế, hóa đơn vẫn hợp lệ nhưng phải ghi rõ “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc “Không có mã số thuế”.
Địa chỉ người mua: Ghi địa chỉ theo yêu cầu của người mua, nếu có.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

1.4. Nội dung giao dịch

Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Bao gồm tên, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, và đơn giá (chưa bao gồm thuế GTGT).
Thuế suất GTGT: Ghi rõ thuế suất áp dụng (0%, 5%, hoặc 10%), hoặc ghi “Không chịu thuế GTGT” nếu không thuộc diện chịu thuế.
Số tiền thuế GTGT: Tính bằng đơn giá × số lượng × thuế suất.
Tổng giá trị chưa thuế: Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ trước khi cộng thuế GTGT.

1.5. Tổng số tiền thanh toán

Bao gồm tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ (chưa thuế), số tiền thuế GTGT, và tổng số tiền phải thanh toán (bao gồm cả thuế).
Số tiền phải được ghi bằng số và chữ để đảm bảo tính chính xác.

1.6. Chữ ký số

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ của người bán, được tạo thông qua chứng thư số do nhà cung cấp như Thái Sơn Einvoice, Viettel, hoặc FPT cung cấp.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn phải có mã xác thực do Tổng cục Thuế cấp.

1.7. Mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã, phải có mã xác thực của cơ quan thuế, thường ở định dạng C25Txxx (xxx là mã đặc thù).
Mã này được sinh tự động khi hóa đơn được truyền đến hệ thống eTax.

1.8. Các thông tin bổ sung (không bắt buộc)

Thông tin hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký (nếu có).
Mã khách hàng: Mã định danh của khách hàng trong hệ thống của người bán.
Ghi chú: Các thông tin bổ sung như điều kiện thanh toán, thời hạn bảo hành, hoặc khuyến mãi.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Ý nghĩa của quy định nội dung hóa đơn điện tử

Đảm bảo tính hợp pháp: Các nội dung bắt buộc giúp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu pháp lý, là cơ sở để khấu trừ thuế GTGT hoặc làm chứng từ kế toán.
Minh bạch giao dịch: Thông tin chi tiết về người bán, người mua, và giao dịch giúp cơ quan thuế giám sát hiệu quả, giảm nguy cơ gian lận.
Hỗ trợ chuyển đổi số: Hóa đơn điện tử với nội dung chuẩn hóa dễ dàng tích hợp với hệ thống eTax, phần mềm kế toán, và máy tính tiền, thúc đẩy quản lý hiện đại.
Tăng cường tính chính xác: Quy định về ký hiệu, số thứ tự, và chữ ký số giúp tránh sai sót và đảm bảo tính duy nhất của mỗi hóa đơn.

3. Quy trình lập hóa đơn điện tử

Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ thông tin về giao dịch, bao gồm thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, và thuế suất.
Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, Viettel, KiotViet) để nhập thông tin theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Ký số và truyền dữ liệu: Ký điện tử bằng chữ ký số và truyền hóa đơn điện tử đến hệ thống eTax để nhận mã xác thực (đối với hóa đơn điện tử có mã).
Gửi cho người mua: Gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS, hoặc mã QR, đồng thời lưu trữ trên hệ thống điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết 3 cách nộp thuế kê khai cho hộ kinh doanh.

4. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử

Đảm bảo tính hợp lệ: Hóa đơn điện tử phải đầy đủ các nội dung bắt buộc, không tẩy xóa, sửa chữa, và được truyền dữ liệu đúng thời hạn (thường là 1-2 ngày sau khi lập, hoặc tức thời đối với ngành xăng dầu, taxi).
Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn điện tử có sai sót (như sai thông tin, số tiền), doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê sai sót (Mẫu 01/BK-DCTT), theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ điện tử trong tối thiểu 10 năm, đảm bảo khả năng truy xuất khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kiểm tra thông tin người mua: Đảm bảo thông tin mã số thuế và địa chỉ người mua chính xác để tránh ảnh hưởng đến khấu trừ thuế.

5. Thách thức khi áp dụng quy định nội dung HĐĐT

Phức tạp trong nhập liệu: Doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn khi nhập đầy đủ thông tin theo quy định.
Hạ tầng công nghệ: Kết nối internet không ổn định ở khu vực nông thôn có thể ảnh hưởng đến việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
Nhận thức hạn chế: Một số doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh, chưa quen với việc lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

6. Giải pháp hỗ trợ

Sử dụng phần mềm HĐĐT: Các nhà cung cấp như Thái Sơn Einvoice, Viettel, KiotViet cung cấp phần mềm tự động hóa nhập liệu và kiểm tra nội dung hóa đơn điện tử.
Đào tạo nhân sự: Cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ cần tổ chức tập huấn về cách lập HĐĐT đúng quy định.
Hỗ trợ kỹ thuật: Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 để giải quyết các vấn đề về nội dung hóa đơn.
Chính sách hỗ trợ: Miễn xử phạt vi phạm về nội dung hóa đơn điện tử trong giai đoạn đầu để doanh nghiệp nhỏ thích nghi, như đề xuất của VCCI.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Page updated

Google Sites

Report abuse