Hóa đơn VAT là gì? Quy định nội dung hóa đơn VAT 2025

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là một loại hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phát hành nhằm ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, đồng thời xác định nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng phải nộp cho nhà nước.

Hóa đơn VAT là chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng để kê khai và khấu trừ thuế VAT theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đây là công cụ giúp cơ quan thuế kiểm soát dòng tiền, đảm bảo minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.

Hóa đơn VAT được quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, các nghị định liên quan (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 44/2023/NĐ-CP), và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, đặc biệt là Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.

2. Các loại hóa đơn VAT

Hiện nay, hóa đơn VAT tại Việt Nam bao gồm hai hình thức chính:

• Hóa đơn VAT giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn theo mẫu, sử dụng trước khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc. Doanh nghiệp tự in hoặc đặt in hóa đơn sau khi được cơ quan thuế chấp thuận.

• Hóa đơn điện tử VAT: Là hình thức hóa đơn được khởi tạo, phát hành, và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng. Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn VAT phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định, bao gồm thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất VAT, và tổng số tiền thanh toán.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT

Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn VAT bao gồm:

• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế: Các công ty, tổ chức kinh doanh sử dụng phương pháp khấu trừ thuế VAT (thường là doanh nghiệp lớn, có hệ thống kế toán đầy đủ).

• Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Một số hộ kinh doanh lớn, có đăng ký sử dụng hóa đơn VAT.

• Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ: Các đối tượng này nhận hóa đơn VAT từ người bán để làm cơ sở kê khai, khấu trừ thuế đầu vào.

Những đối tượng không bắt buộc sử dụng hóa đơn VAT bao gồm:

• Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng phương pháp trực tiếp, sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường thay vì hóa đơn VAT.

4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT

Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn VAT hợp lệ phải chứa các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn: Tên phải ghi rõ là “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc “Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng”. Ký hiệu và số hóa đơn phải tuân theo quy tắc do cơ quan thuế quy định.

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người mua.

• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa bao gồm thuế VAT).

• Thuế suất VAT: Thường là 0%, 5%, hoặc 10%, tùy thuộc vào loại hàng hóa/dịch vụ.

• Tổng số tiền thanh toán: Bao gồm giá trị trước thuế, thuế VAT, và tổng số tiền phải trả.

• Ngày phát hành hóa đơn: Phải ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành.

• Chữ ký số: Đối với hóa đơn điện tử, cần có chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế (nếu có).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

5. Quy định về phát hành và sử dụng hóa đơn VAT

a. Quy trình phát hành hóa đơn VAT

Đối với hóa đơn giấy: Doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế để được cấp phép tự in hoặc đặt in hóa đơn. Sau khi phát hành, hóa đơn phải được thông báo phát hành công khai trước khi sử dụng.

Đối với hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

b. Quy định về thời điểm phát hành

Đối với bán hàng hóa: Hóa đơn phải được phát hành ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.

Đối với cung ứng dịch vụ: Hóa đơn được phát hành khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng không được trễ hơn 7 ngày kể từ ngày hoàn thành dịch vụ.

c. Quy định về khấu trừ thuế

Hóa đơn VAT hợp lệ là cơ sở để doanh nghiệp khấu trừ thuế đầu vào. Để được khấu trừ, hóa đơn phải:

Đáp ứng đầy đủ nội dung bắt buộc.

Được phát hành hợp pháp, không bị tẩy xóa, sửa đổi.

Có giá trị thuế VAT phù hợp với thực tế giao dịch.

>> Tham khảo: Các khoản chi phí được trừ & không được trừ từ 1/10/2025.

6. Các trường hợp hóa đơn VAT không hợp lệ

Hóa đơn VAT bị coi là không hợp lệ nếu:

• Thiếu các nội dung bắt buộc (mã số thuế, tên, địa chỉ, v.v.).

• Sai thông tin về thuế suất, số tiền, hoặc ngày phát hành.

• Hóa đơn bị tẩy xóa, sửa đổi, hoặc không có chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử).

• Hóa đơn được phát hành bởi tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận.

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào và bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

7. Xử phạt vi phạm về hóa đơn VAT

Vi phạm quy định về hóa đơn VAT có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phát hành hóa đơn không đúng thời điểm: Phạt từ 4-8 triệu đồng.

• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp: Phạt từ 20-50 triệu đồng, đồng thời bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.

• Không lập hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ: Phạt từ 10-20 triệu đồng.

• Mất, hỏng hóa đơn: Phải báo cáo cơ quan thuế trong vòng 5 ngày và có thể bị phạt từ 3-8 triệu đồng nếu không giải trình hợp lý.

>> Tham khảo: Tem điện tử là gì? Cập nhật quy định mới nhất 2025.

8. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn VAT

• Đối với doanh nghiệp: Hóa đơn VAT giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế đầu vào, giảm chi phí thuế phải nộp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

• Đối với nhà nước: Hóa đơn VAT là công cụ quan trọng để quản lý thuế, chống thất thu ngân sách, và kiểm soát các hoạt động kinh doanh.

• Đối với người mua: Hóa đơn VAT là chứng từ hợp pháp để yêu cầu bảo hành, đổi trả, hoặc làm cơ sở khiếu nại khi xảy ra tranh chấp.

9. Thách thức và giải pháp khi sử dụng hóa đơn VAT

Thách thức:

• Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự.

• Một số doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh còn gặp khó khăn trong việc tuân thủ quy định do thiếu kiến thức kế toán và thuế.

• Tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp vẫn tồn tại, gây rủi ro cho cả người bán và người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Giải pháp:

• Tăng cường đào tạo và hướng dẫn doanh nghiệp về quy định hóa đơn VAT, đặc biệt là hóa đơn điện tử.

• Ứng dụng công nghệ để đơn giản hóa việc phát hành, lưu trữ, và kiểm tra hóa đơn.

• Tăng cường kiểm tra, giám sát từ cơ quan thuế để ngăn chặn hành vi vi phạm.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/