Hóa đơn xác thực được quy định như thế nào?

Hóa đơn xác thực, hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, là một loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) được Tổng cục Thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành.

Hóa đơn này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và chống gian lận trong các giao dịch kinh tế tại Việt Nam.

Với sự phát triển của các quy định pháp lý như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025), và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn xác thực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý thuế.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về hóa đơn xác thực, bao gồm định nghĩa, quy trình phát hành, kiểm tra, và tác động của nó đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và nền kinh tế.

1. Hóa đơn xác thực là gì?

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp một mã xác thực (mã số định danh duy nhất) trước khi được gửi đến người mua.

Mã này được tạo ra bởi hệ thống của Cục Thuế và được gắn vào hóa đơn dưới dạng file XML, đảm bảo rằng hóa đơn đã được cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ.

Hóa đơn xác thực thường được sử dụng bởi:

• Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.

• Các tổ chức, cá nhân kinh doanh có yêu cầu đặc biệt về quản lý thuế, như các giao dịch cần kiểm soát chặt chẽ.

• Các nhà cung cấp nước ngoài đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn GTGT điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Khác với hóa đơn điện tử không mã (thường dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp trực tiếp), hóa đơn xác thực yêu cầu kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để nhận mã trước khi phát hành.

>> Tham khảo: Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định 2025.

2. Ý nghĩa của hóa đơn xác thực

Hóa đơn xác thực mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Đảm bảo tính hợp pháp:

  • Mã xác thực từ cơ quan thuế là bằng chứng rằng hóa đơn đã được kiểm tra và chấp nhận, giúp người mua yên tâm sử dụng để kê khai thuế.

• Chống gian lận thuế:

  • Mã xác thực ngăn chặn việc phát hành hóa đơn giả hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

• Hỗ trợ chuyển đổi số:

  • Hóa đơn xác thực là một phần của hệ thống hóa đơn điện tử, góp phần vào chiến lược hiện đại hóa nền kinh tế và quản lý thuế.

• Tăng hiệu quả quản lý:

  • Dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế, giúp cơ quan thuế giám sát giao dịch theo thời gian thực.

• Giảm chi phí và thời gian:

  • So với hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ, đồng thời đơn giản hóa quy trình kê khai thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

3. Quy trình phát hành hóa đơn xác thực

Để phát hành hóa đơn xác thực, doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

• Đăng ký với cơ quan thuế:

  • Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã.

  • Cung cấp thông tin như mã số thuế, thông tin doanh nghiệp và chữ ký số.

• Chuẩn bị hệ thống:

  • Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp uy tín (như Thái Sơn Einvoice, MISA) có khả năng kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế.

  • Đảm bảo hệ thống đáp ứng định dạng XML và tích hợp chữ ký số.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

• Nhập thông tin hóa đơn:

  • Ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua; chi tiết hàng hóa/dịch vụ; số lượng, đơn giá; thuế suất GTGT; tổng số tiền thanh toán.

  • Đảm bảo hóa đơn tuân thủ định dạng XML theo quy định.

• Ký số:

  • Sử dụng chữ ký số (được cấp bởi Thaison-CA, Viettel-CA, v.v.) để ký điện tử lên hóa đơn, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã

• Truyền dữ liệu hóa đơn:

  • Gửi file XML của hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế thông qua phần mềm HĐĐT hoặc Cổng thông tin điện tử.

• Nhận mã xác thực:

  • Tổng cục Thuế kiểm tra và cấp mã xác thực (một chuỗi số duy nhất) cho hóa đơn nếu thông tin hợp lệ.

  • Hóa đơn được gắn mã xác thực và trả về cho người bán.

>> Tham khảo: Bộ Tài Chính đề xuất bãi bỏ thanh tra thuế, tăng cường kiểm tra hóa đơn điện tử.

Bước 4: Phát hành hóa đơn

• Gửi hóa đơn cho người mua:

  • Chuyển hóa đơn điện tử có mã xác thực (file XML hoặc PDF) đến người mua qua email, hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các kênh khác.

• Lưu trữ hóa đơn:

  • Lưu trữ file hóa đơn điện tử (XML và PDF) trong thời gian tối thiểu 10 năm, theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Kiểm tra hóa đơn xác thực

Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn xác thực, người mua và cơ quan thuế có thể thực hiện các bước kiểm tra:

• Kiểm tra thông tin cơ bản:

  • Xác minh các thông tin như mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập, nội dung giao dịch và mã xác thực.

• Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:

  • Truy cập etax.gov.vn, vào mục Tra cứu hóa đơn điện tử.

  • Nhập mã số thuế, số hóa đơn và mã xác thực để kiểm tra tính hợp lệ.

• Kiểm tra chữ ký số:

  • Sử dụng phần mềm của nhà cung cấp chữ ký số (Thaison-CA, Viettel-CA) để xác minh chữ ký số trên hóa đơn.

Nếu phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kèm biên bản thỏa thuận nếu bên mua là tổ chức/doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn xác thực

• Đảm bảo kết nối với Tổng cục Thuế:

  • Hệ thống hóa đơn điện tử phải có khả năng truyền dữ liệu theo thời gian thực để nhận mã xác thực.

• Bảo mật chữ ký số:

  • Lưu trữ USB Token an toàn và không chia sẻ mật khẩu chữ ký số để tránh lạm dụng.

• Tuân thủ thời hạn phát hành:

  • Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn xác thực phải được phát hành ngay tại thời điểm giao dịch hoặc không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo (đối với một số trường hợp đặc biệt như xuất khẩu).

• Hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ:

  • Các nhà cung cấp như Thái Sơn Einvoice, hoặc MISA có thể hỗ trợ tích hợp và xử lý hóa đơn xác thực, đảm bảo tuân thủ quy định.

• Theo dõi quy định mới:

  • Các văn bản như Công văn 1591/CT-CS (5/6/2025) hoặc Thông tư 32/2025/TT-BTC có thể cập nhật quy trình sử dụng hóa đơn xác thực. Hãy theo dõi thông tin từ Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Thống kê tình hình triển khai hóa đơn điện tử.

6. Lợi ích của hóa đơn xác thực

• Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

  • Tăng tính minh bạch: Hóa đơn xác thực giúp xây dựng uy tín với khách hàng và cơ quan thuế.

  • Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy.

  • Hỗ trợ kê khai thuế: Hóa đơn xác thực là cơ sở để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính chi phí hợp lý cho thuế TNDN.

• Đối với cơ quan thuế:

  • Cải thiện quản lý: Dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp, giúp giám sát giao dịch theo thời gian thực.

  • Chống gian lận thuế: Mã xác thực giảm thiểu nguy cơ sử dụng hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp.

• Đối với nền kinh tế:

  • Thúc đẩy chuyển đổi số: Hóa đơn xác thực là một phần của hệ thống kinh tế số, dự báo đạt giá trị 45 tỷ USD vào năm 2025.

  • Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ tài nguyên thiên nhiên.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/