Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hiện đang là giải pháp giúp lưu trữ và quản lý chứng từ kế toán vô cùng hiệu quả. Các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng những yêu cầu khắt khe từ cơ quan thuế.

Theo Luật Kế toán và luật giao dịch điện tử thì bên bán và bên mua vẫ n cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian được quy định bởi pháp luật để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính và sử dụng vào các mục đích hợp pháp khác.

Đối với bên mua, việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp tăng phần chủ động, tránh tình trạng phải quá phụ thuộc vào website hay phần mềm hóa đơn điện tử của bên bán.

Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:

File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng.

File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.

Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.

Đối với thắc mắc bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo hợp pháp thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo ngay các quy định về lưu trữ hóa đơn trong Thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 14/03/2011.

Theo quy định thì hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32, Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.

Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.

Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Để việc lưu trữ được hiệu quả, tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất dữ liệu hóa đơn, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt đến từ các nhà cung cấp uy tín.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp để mất hóa đơn có thể đối mặt với các mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo

Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong những hành vi vi phạm sau:

Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (ngoại trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;

Hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập HĐ khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

• Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Mức phạt này sẽ áp dụng đối với các đối tượng phạm phải hành vi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập (là liên hóa đơn giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

Lưu ý rằng, trong trường hợp này, bên mua nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối

Mức phạt này sẽ áp dụng với các đối tượng phạm phải một trong các hành vi sau đây:

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập;

Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Lưu ý, trong trường hợp này, nếu bên mua làm mất, mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cũng sẽ phải tiến hành lập biên bản để ghi nhận sự việc, có sự tham gia xác nhận của cả hai bên mua và bán.

• Phạt tiền lên đến 10 triệu đồng

Tùy mức độ vi phạm, các đơn vị kinh doanh sẽ bị phạt từ 5-10 triệu đồng khi làm mất, cháy, hỏng HĐ đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ.

Mức phạt này không áp dụng với các trường hợp đã bị quy vào xử phạt theo các mục 1.1, 1.2, 1.3 đã nêu ở bên trên.

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel: 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/