Hóa đơn hợp pháp là gì?

1. Khái niệm hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp pháp được hiểu một cách đơn giản là hóa đơn tuân thủ đúng quy định pháp luật, không thuộc trường hợp hóa đơn bất hợp pháp đã nêu ở mục trên.

Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn, các đơn vị kinh doanh cũng cần lưu ý thêm rằng:

– Đối với hóa đơn GTGT (tự in, đặt in, điện tử) để đảm bảo tính hợp pháp, bắt buộc phải được thông báo phát hành trước khi sử dụng;

– Đối với hóa đơn bán hàng (hóa đơn mua trực tiếp) để đảm bảo tính hợp pháp, bắt buộc phải mua ở Chi cục thuế, Cục thuế theo như quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Theo đó, nếu là hóa đơn giấy thì phải đảm bảo yêu cầu nội dung trên hóa đơn đã lập theo đúng quy định tại Điều 4, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2014.

Nếu là hóa đơn điện tử thì phải đảm bảo yêu cầu nội dung trên hóa đơn theo đúng quy định Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung, các hóa đơn hợp lệ cũng phải đáp ứng một số yêu cầu ghi, trình bày hóa đơn sau:

– Thể hiện rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).

– Thể hiện rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.

– Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

– Tuân thủ đúng nguyên tắc lập hóa đơn tại Điều 5, Thông tư số 39/2014/TT-BTC nếu là hóa đơn giấy; tuân thủ đúng nguyên tắc lập hóa đơn tại Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu là hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty.

2. Quy định về hóa đơn hợp pháp

Tại Điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính có quy định: “Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.”

Tại Khoản 9, 10 của Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp đã được quy định như sau:

– “9. Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.”

– “10. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.”

Như vậy, từ các quy định trên, hóa đơn không hợp pháp sẽ bao gồm các trường hợp sau:

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Hóa đơn giả. Các hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành bởi tổ chức cá nhân khác, hoặc in và khởi tạo trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

– Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng. Các hóa đơn sử dụng nhưng chưa được thông báo phát hành hóa đơn.

– Hóa đơn hết giá trị sử dụng. Các hóa đơn sử dụng khi tổ chức, doanh nghiệp đã thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn; hóa đơn bị mất sau khi làm thông báo phát hành và được báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; tổ chức, doanh nghiệp ngừng sử dụng mã số thuế.

– Hóa đơn lập khống, sai thực tế kinh doanh. Các hóa đơn lập khống, không có đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định pháp luật, nội dung các liên không trùng khớp, thông tin trên hóa đơn sai so với thực tế của doanh nghiệp.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/