Nội dung hóa đơn điện tử cần chú ý gì?

Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:

Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:

Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.

Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

Trường hợp người mua có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Còn nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Về Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Ngoài ra có thể thêm chữ nước ngoài nhưng phải được đặt trong bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt

Đối với hàng hóa dịch vụ có nhiều chủng loại thì cần phải ghi chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ để phân biệt. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Về đơn vị tính: tiêu thức này thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần.

Về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

>> Tham khảo: Mức giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN.

– Tiêu thức về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử

Với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì yêu cầu về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Theo đó, chữ viết yêu cầu là tiếng Việt, chữ số là số Ả-rập, đồng tiền ghi trên hóa đơn được quy ước là Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”). Trong trường hợp số tiền là ngoại tệ được phép ký hiệu theo ký hiệu chuẩn quốc tế.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/