Cách gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan Thuế

Căn cứ vào những quy định liên quan, có thể xác định thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế như sau:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Ngay sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã.

>> Tham khảo: Telex release là gì trong xuất nhập khẩu?

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù: Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hoặc theo quý

Đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường: Chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua

Cụ thể:

– Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi nếu hóa đơn đảm bảo:

– Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định này.

– Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12 Nghị định này.

– Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15 Nghị định này.

– Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

Theo đó, với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán phải chuyển ngay dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế sau khi lập để xin cấp mã và gửi cho người mua.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn 01GTKT0/001; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

Phương thức và thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 123 như sau:

Trường hợp 1: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử áp dụng với các trường hợp đặc thù:

Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn:

Cùng với thời hạn gửi Tờ khai thuế GTGT (Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng; Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Riêng trường hợp bán xăng dầu thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

Xem thêm: Dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123: Không còn được lùi ngày, cách số

Trường hợp 2: Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp 1.

Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp này: Chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua (theo khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 58 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

“Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.

>> Tham khảo: Thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ tính thế nào?

2. Các tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản của các tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan thuế việc cung cấp thông tin khách hàng thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân hàng.

3. Tổ chức sản xuất, nhập khẩu những sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuộc đối tượng sử dụng tem theo quy định của pháp luật thực hiện kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử giữa tổ chức sản xuất, nhập khẩu với cơ quan quản lý thuế. Thông tin về in, sử dụng tem điện tử là cơ sở để lập, quản lý và xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đối tượng sử dụng tem có trách nhiệm chi trả chi phí in và sử dụng tem theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

4. Các tổ chức, đơn vị: Cơ quan quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục địa chất và khoáng sản Việt Nam, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan khác có liên quan kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của đơn vị với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.”

Theo quy định trên, cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử được xây dựng dựa trên những thông tin về in, sử dụng tem điện tử.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/