Đăng ký hóa đơn điện tử có mã thế nào?

Doanh nghiệp tiến hành thực hiện các bước sau đây để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

Bước 1: Đăng ký/đăng nhập hệ thống

Truy cập vào hệ thống Tổng cục Thuế (VAN) sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Để nắm được thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế theo đúng quy định của Pháp luật cần nắm rõ các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các đối tượng được quy định rõ tại Điều 12 của Nghị định này, trong đó các đối tượng buộc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng thực hiện sổ sách kế toán, có doanh thu lớn theo quy định Pháp luật không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có yêu cầu và thực hiện sổ sách kế toán thì cũng được áp dụng loại hóa đơn này theo quy định.

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ở địa điểm thuận lợi được chọn làm thí điểm.

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng loại hóa đơn này nhưng cần có hóa đơn có mã của cơ quan thuế để giao cho khách hàng theo quy định và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Nếu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ gia đình không thuộc các đối tượng được quy định tại Điều 12 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn.

Bước 2: Thông báo được sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo cho biết doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng.

Việc xác định các doanh nghiệp, tổ chức thuộc diện rủi ro về thuế và phải chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

Tổng cục Thuế: xây dựng tiêu chí rủi ro trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền; xây dựng quy trình nghiệp vụ và hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng thông nhất trong toàn quốc nhằm đánh giá xác định các trường hợp có dấu hiệu rủi ro trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: căn cứ hướng dẫn nêu trên định kỳ trước ngày 05 hàng tháng, rà soát, kiểm tra thực tế, lập danh sách doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc loại rủi ro cao về thuế.

Cục thuế: tổng hợp danh sách doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc loại rủi ro cao về thuế của Chi cục thuế và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc quản lý của Cục thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn đọc hiểu báo cáo tài chính.

Cục trưởng Cục thuế: ngày 15 hàng tháng ban hành Quyết định kèm theo danh sách doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc loại rủi ro cao về thuế chuyến sang sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Quyết định này ghi rõ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác không được sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà phải chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế: công bố công khai “Danh sách doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc loại rủi ro cao về thuế thực hiện sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế” trên Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đồng thời thông báo cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác biết.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: dừng việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo thời hạn ghi trên quyết định của cơ quan thuế kể từ ngày nhận được quyết định của Cục trưởng Cục thuế và thực hiện đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

>> Tham khảo: Thuế suất GTGT được tính thế nào?

Bước 3: Sử dụng hệ thống lập hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp được phép sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp nói chung, kế toán nói riêng tiết kiệm rất nhiều thời gian lập, xuất hóa đơn. Đồng thời giảm thiểu tối đa các chứng từ, thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Với hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ sau 01 ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn. Thủ tục thông báo phát hành và đăng ký hóa đơn online được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, ngay trên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Các doanh nghiệp không cần phải tốn thời gian, công sức mang hồ sơ tới tận cơ quan thuế trực thuộc để nộp như trước đây.

Khi lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho hóa đơn giấy mỗi năm: Giấy, in ấn, vận chuyển, lưu kho,…

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trung bình là trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn. Theo đó, với khoảng 4 tỷ hóa mỗi năm thì chi phí hóa đơn các doanh nghiệp phải bỏ ra là khoảng 4.000 tỷ đồng. Chi phí này còn chưa kể tới các phí như: phí lưu trữ, truyền – nhận, vận chuyển hóa đơn,… Còn nếu chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm mức chi phí hóa đơn lên tới 3.000 tỷ đồng mỗi năm.

Hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp tối giản các thủ tục hành chính và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hóa đơn khi sử dụng.

Những nỗi lo về mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy sẽ không còn bởi tất cả đã được lưu trữ cẩn thận trên hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng. Đối tác doanh nghiệp dễ dàng nhận được hóa đơn điện tử ngay sau khi doanh nghiệp nhấn lệnh xuất hóa đơn. Lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi tới cơ quan thuế sẽ hoàn toàn được miễn khi doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/