Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định 2025

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ quản lý tài chính quan trọng tại Việt Nam kể từ khi việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, hóa đơn điện tử phải bao gồm các nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật.

>> Tham khảo: Lập quyết định phát hành hóa đơn.

1. Tổng Quan Về Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử

1.1. Khái Niệm Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử về giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, và các chứng từ điện tử khác (vé điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm).

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử là các thông tin tối thiểu mà hóa đơn phải có để được cơ quan thuế công nhận là hợp lệ.

Những nội dung này không chỉ giúp ghi nhận giao dịch mà còn hỗ trợ quản lý thuế, đối chiếu dữ liệu, và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.

1.2. Ý Nghĩa của Nội Dung Bắt Buộc

Việc quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích:

• Đảm bảo tính hợp pháp: hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu pháp luật về kế toán, thuế, và giao dịch điện tử.

• Minh bạch giao dịch: Các thông tin như tên hàng hóa, giá trị, thuế suất được ghi rõ, giúp tránh gian lận hoặc sai sót.

• Hỗ trợ quản lý thuế: Cơ quan thuế sử dụng dữ liệu hóa đơn điện tử để kiểm tra, đối chiếu, và phát hiện vi phạm.

• Tiện lợi cho doanh nghiệp: Nội dung chuẩn hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán, ERP, hoặc hệ thống bán hàng.

Từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc, các nội dung bắt buộc được quy định chặt chẽ hơn, đặc biệt với sự ra đời của Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm đáp ứng yêu cầu số hóa và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy Định Pháp Luật Về Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử được quy định chi tiết trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và Thông tư 32/2011/TT-BTC. Dưới đây là các nội dung bắt buộc chính, dựa trên Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Phụ lục IA Thông tư 78/2021/TT-BTC:

2.1. Tên Hóa Đơn, Ký Hiệu, và Số Hóa Đơn

Tên hóa đơn: Phải ghi rõ loại hóa đơn, ví dụ “Hóa đơn giá trị gia tăng” hoặc “Hóa đơn bán hàng”. Đối với các chứng từ đặc thù, ghi rõ như “Vé điện tử” hoặc “Phiếu thu tiền bảo hiểm”.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Là mã quy định cho từng loại hóa đơn, ví dụ “1/001” cho hóa đơn GTGT hoặc “2/001” cho hóa đơn bán hàng.

Ký hiệu hóa đơn: Là chuỗi ký tự do cơ quan thuế cấp hoặc tự khởi tạo, bao gồm 6 ký tự (2 chữ cái và 4 số), ví dụ “AA/23E”.

Số hóa đơn: Là số thứ tự của hóa đơn, bắt đầu từ 1 và tăng dần theo trình tự thời gian, tối đa 8 chữ số.

2.2. Thông Tin Người Bán và Người Mua

Thông tin người bán:

• Tên: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cá nhân theo giấy đăng ký kinh doanh.

• Mã số thuế: Phải chính xác, trùng khớp với thông tin đăng ký thuế.

• Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ kinh doanh.

Thông tin người mua:

• Tên và mã số thuế: Ghi rõ nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp. Trường hợp người mua là cá nhân không có mã số thuế, có thể bỏ trống hoặc ghi “Không có”.

• Địa chỉ: Ghi rõ nếu người mua yêu cầu, hoặc ghi “Khách lẻ” nếu không lấy hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.3. Thông Tin Hàng Hóa, Dịch Vụ

Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, cụ thể, ví dụ “Máy tính Dell Inspiron” hoặc “Dịch vụ vận chuyển hàng hóa”.

Đơn vị tính: Ví dụ, “Cái”, “Gói”, “Giờ”.

Số lượng: Ghi chính xác số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp.

Đơn giá: Là giá chưa bao gồm thuế GTGT.

Thành tiền: Tổng giá trị trước thuế, tính bằng số lượng nhân đơn giá.

2.4. Thuế Suất, Thuế GTGT, và Tổng Thanh Toán

Thuế suất GTGT: Ghi rõ mức thuế suất áp dụng (0%, 5%, 10%, hoặc “Miễn thuế”). Trường hợp không chịu thuế GTGT, ghi “Không chịu thuế”.

Thuế GTGT: Tính dựa trên giá trị hàng hóa/dịch vụ nhân thuế suất.

Tổng tiền thanh toán: Bao gồm giá trị hàng hóa/dịch vụ và thuế GTGT, ghi bằng số và chữ.

2.5. Ngày Lập Hóa Đơn

Ngày lập hóa đơn phải đúng với thời điểm hoàn thành giao dịch:

• Bán hàng hóa: Tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

• Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền (nếu thu trước).

• Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao phải lập hóa đơn riêng.

2.6. Chữ Ký Số/Điện Tử

Hóa đơn điện tử phải được ký số hoặc ký điện tử bởi người bán để đảm bảo tính hợp pháp.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, mã này được cấp tự động khi truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế.

Người mua là tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể ký số trên hóa đơn (nếu cần).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có bắt buộc ký số theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

2.7. Các Thông Tin Bổ Sung (Nếu Có)

Thông tin chiết khấu: Nếu có chiết khấu thương mại, ghi rõ giá trị chiết khấu và giá trị sau chiết khấu.

Mã tra cứu: Hóa đơn điện tử phải có mã tra cứu để người mua kiểm tra trên hệ thống của cơ quan thuế.

Thông tin đặc thù: Đối với tài sản như ô tô, bất động sản, cần ghi số khung, số máy, hoặc thông tin quyền sử dụng đất.

Kỳ cung cấp dịch vụ: Đối với dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, ghi rõ kỳ cung cấp (ví dụ, “Tháng 5/2025”).

2.8. Quy Định Xử Phạt

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về nội dung hóa đơn điện tử có thể bị phạt:

• Lập hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc: Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.

• Ghi sai thông tin (mã số thuế, giá trị, thuế suất): Phạt từ 8.000.000 đến 20.000.000 đồng.

• Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ: Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

3. Lưu Ý Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử Trong Thực Tiễn

Để đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nội dung bắt buộc và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

3.1. Sử Dụng Phần Mềm HĐĐT Uy Tín

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận, như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice, Fast e-Invoice, hoặc EFY iHOADON. Những phần mềm này:

• Tự động kiểm tra và điền đầy đủ nội dung bắt buộc.

• Hỗ trợ kết nối với cơ quan thuế để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 24 giờ.

• Cung cấp giao diện thân thiện, tích hợp với phần mềm kế toán hoặc bán hàng.

Tính đến 1/4/2024, Tổng cục Thuế đã công nhận 102 nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chí tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp nên tham khảo danh sách này trên website gdt.gov.vn.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn với công trình xây dựng cần lưu ý gì?

3.2. Kiểm Tra Tính Chính Xác của Thông Tin

Trước khi ký số và truyền hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Mã số thuế: Đảm bảo mã số thuế của người bán và người mua chính xác, đặc biệt khi tích hợp dữ liệu từ hệ thống CRM hoặc ERP.

• Giá trị và thuế suất: Tránh sai sót khi tính toán chiết khấu, thuế GTGT, hoặc tổng thanh toán.

• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ ràng, tránh mô tả chung chung như “Hàng hóa” hoặc “Dịch vụ”.

3.3. Xử Lý Trường Hợp Đặc Thù

Khách hàng không lấy hóa đơn: Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử, ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn” và để trống thông tin người mua (hoặc ghi mã số thuế nếu có).

Hóa đơn điều chỉnh: Nếu hóa đơn điện tử ban đầu có sai sót (ví dụ, sai giá trị, thuế suất), lập hóa đơn điều chỉnh theo mẫu tại Phụ lục IB Thông tư 78/2021/TT-BTC, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Đối với ngành bán lẻ, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải có đầy đủ nội dung bắt buộc và mã của cơ quan thuế.

3.4. Lưu Trữ và Đối Chiếu Dữ Liệu

Lưu trữ hóa đơn điện tử: HĐĐT phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015, dưới dạng tệp XML hoặc PDF có chữ ký số.

Đối chiếu với cơ quan thuế: Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo không có sai lệch.

Cung cấp cho người mua: Khi người mua yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản thể hiện hóa đơn điện tử (PDF hoặc XML) qua email, ứng dụng, hoặc cổng thông tin.

3.5. Ví Dụ Minh Họa

Giả sử Công ty A bán 10 máy tính Dell Inspiron, mỗi chiếc 15.000.000 đồng, áp dụng thuế GTGT 10%. HĐĐT sẽ bao gồm:

• Tên hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng

• Ký hiệu: AA/23E

• Số hóa đơn: 00001234

• Ngày lập: 9/5/2025

• Người bán: Công ty A, mã số thuế 0101234567, địa chỉ 123 Đường Láng, Hà Nội

• Người mua: Công ty B, mã số thuế 0209876543, địa chỉ 456 Nguyễn Trãi, TP.HCM

• Hàng hóa: Máy tính Dell Inspiron, đơn vị tính: Cái, số lượng: 10, đơn giá: 15.000.000 đồng, thành tiền: 150.000.000 đồng

• Thuế suất GTGT: 10%

• Thuế GTGT: 15.000.000 đồng

• Tổng thanh toán: 165.000.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm sáu mươi lăm triệu đồng)

• Chữ ký số: Công ty A

• Mã tra cứu: XYZ123456789

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

3.6. Cập Nhật Quy Định Mới

Từ 1/6/2025, Tổng cục Thuế dự kiến sửa đổi một số quy định về hóa đơn điện tử, bao gồm bổ sung yêu cầu về mã định danh giao dịch và tăng cường kiểm soát thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ gdt.gov.vn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để cập nhật phần mềm.

Kết Luận

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch, và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Bằng cách nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, và áp dụng các lưu ý thực tiễn, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn, tránh rủi ro pháp lý, và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/