Einvoice là app hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến. Bài viết hướng dẫn các bước đơn giản để lập hóa đơn điện tử trên app Einvoice.

1. App Einvoice đem đến lợi ích thế nào?

Thực tế khi sử dụng app E-invoice thì doanh nghiệp nói chung, kế toán doanh nghiệp nói riêng sẽ nhận được rất nhiều lợi ích, đồng thời gia tăng nhiều trải nghiệm, tiện ích cho người dùng.

Đối với kế toán, phiên bản app E-invoice sẽ giúp các kế toán DN có thể tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại thông minh có kết nối mạng Internet.

Nhờ vậy, dù các kế toán DN có xin nghỉ phép đột xuất hay công tác xa thì vẫn có thể hỗ trợ DN trong lập, xuất, kiểm tra hóa đơn trong những trường cấp bách mà hoàn toàn không cần tới máy tính hay laptop.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Điều này cũng góp phần đảm bảo tính thường xuyên, liên tục cho khâu hóa đơn nói riêng và hoạt động kinh doanh của DN nói chung.

Còn đối với các nhà quản lý, lãnh đạo, ứng dụng E-invoice phiên bản di động sẽ góp phần hỗ trợ đắc lực cho việc quản trị toàn diện tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp được thực hiện đơn giản mọi lúc, mọi nơi, chỉ với những thao tác vuốt, chạm trên điện thoại cá nhân rất dễ dàng, nhanh chóng.

Dù có đi công tác xa thì lãnh đạo cũng hoàn toàn không nhất thiết phải mang theo laptop thì mới có thể quản trị tình hình sử dụng hóa đơn của DN từng ngày, từng giờ hoặc bất cứ khi nào cần thiết.

Đặc biệt, một lợi ích nữa các DN sẽ nhận được khi sử dụng app E-invoice đầy tiện ích đó chính là: Hưởng chi phí O đồng.

App E-invoice được thiết kế hoạt động theo cơ chế đồng bộ dữ liệu với hệ thống E-invoice phiên bản web, cung cấp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơ bản về hóa đơn như khi người dùng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính hay laptop mà không hề làm phát sinh chi phí. Việc duy nhất người dùng cần làm đó chính là tải app E-invoice về rồi đăng nhập và sử dụng.

>> Tham khảo: Đăng ký hóa đơn điện tử có mã thế nào?

2. Quy trình lập hóa đơn trên app Einvoice

2.1. Đăng nhập app E-invoice

Để đăng nhập app E-invoice, kế toán cần tiến hành:

• Nhấn vào biểu tượng E-invoice trên điện thoại di động của mình để mở app.

• Tại giao diện đăng nhập hóa đơn điện tử E-invoice, kế toán phải nhập đầy đủ các thông tin được hệ thống yêu cầu: Mã số thuế, tên đăng nhập và email.

• Cuối cùng kế toán nhấn ô “Đăng nhập” để hoàn tất việc đăng nhập.

Lưu ý rằng, các thông tin được điền phải đảm bảo chính xác tuyệt đối thì kế toán mới có thể đăng nhập thành công vào hệ thống HĐĐ của DN mình trên app E-invoice.

Với những trường hợp điền sai thông tin, nếu sai quá 5 lần thì hệ thống sẽ tạm khóa tài khoản để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống dữ liệu hóa đơn của DN. Nếu muốn khắc phục, kế toán cần liên lạc với hệ thống tổng đài để được hỗ trợ.

2.2. Chọn chức năng “Lập hóa đơn”

Tại giao diện trang chủ “Hóa đơn điện tử – Einvoice Thái Sơn”, kế toán nhấn vào xem menu chính bằng cách nhấn chọn biểu tượng ba dấu gạch ngang, ở góc trên, bên trái màn hình.

Trên giao diện menu chính, kế toán nhấn chọn chức năng “Lập hóa đơn” để lập và xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại di động.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.3. Điền thông tin để tạo hóa đơn

Sau khi đã nhấn chọn chức năng Lập hóa đơn, giao diện hóa đơn sẽ xuất hiện, kế toán có thể tùy chọn loại hóa đơn cần lập: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,… Rồi sau đó sẽ điền đầy đủ thông tin chi tiết cho hóa đơn muốn tạo lập.

2.3.1. Thông tin hóa đơn

Tại mục thông tin hóa đơn, kế toán cần điền đầy đủ các trường thông tin được yêu cầu: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu, Số hóa đơn, Đồng tiền, Tỷ giá, Hình thức thanh. Riêng với tiêu thức Ngày hóa đơn sẽ được hệ thống đồng bộ và mặc định là ngày hiện tại.

2.3.2. Thông tin bên mua hàng

Tại mục thông tin bên mua, kế toán sẽ nhập các thông tin liên quan đến bên mua. Cụ thể: Mã đơn vị, Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Số điện thoại, Email,…

Theo đó, đối với bên mua là đối tác mới, kế toán DN sẽ phải nhập trực tiếp thông tin vào từng ô được yêu cầu. Đối với bên mua là đối tác đã từng giao dịch, kế toán DN có thể nhấn vào biểu tượng ở mục “Mã đơn vị” để tìm tên công ty bên bán. Sau khi tìm thấy và nhấn chọn thì hệ thống sẽ tự đồng bộ thông tin trong dữ liệu khách hàng đã lưu vào tất cả các mục cần điền.

2.3.3. Thông tin hàng hóa dịch vụ

Đây là mục kế toán sẽ nhập thông tin về hàng hóa giao dịch trong hóa đơn này. Kế toán sẽ nhấn chọn ô “Thêm hàng mới” rồi sau đó sẽ điền thông tin danh sách hàng hóa. Cụ thể: Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Đơn giá, Số lượng, Thuế VAT,…

Sau khi thông tin đã điền đầy đủ, hệ thống sẽ hỗ trợ kế toán tính tổng giá trị tiền hành và tổng giá trị thanh toán.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu cần lưu ý điều gì?

2.3.4. Thông tin tổng hợp

Đây là mục kế toán sẽ phải nhập % chiết khấu trên tổng hóa đơn đang tạo. Theo đó, kế toán chỉ cần nhập số % chiết khấu và hệ thống sẽ tự động hỗ trợ tính ra số tiền tương ứng chính xác.

Lưu ý rằng, với những trường hợp hóa đơn có nhiều dòng hàng thì tất cả các dòng hàng phải có cùng một loại thuế VAT thì mới cho phép tính phần trăm chiết khấu trên tổng hóa đơn. Nếu các dòng hàng không có cùng một loại % VAT thì hệ thống sẽ thông báo.

2.3.5. Thông tin ghi chú trên hóa đơn

Tại mục này, kế toán DN dùng để ghi chú nội bộ cho hóa đơn đang tạo sau khi đã điền đầy đủ các thông tin liên quan tới hóa đơn. Trường hợp không có ghi chú gì cần lưu ý thì kế toán có thể bỏ qua mục này.

Sau khi đã điền hoàn tất mọi thông tin được yêu cầu, kế toán DN nhấn ô “Ghi” để lưu hóa đơn đã lập lại. Ngay sau đó hệ thống sẽ hiển thị “Thông báo Lưu hóa đơn thành công”, và kế toán chỉ cần nhấn “OK” để hoàn thành bước lưu hóa đơn này.

Lưu ý rằng, để hóa đơn khi xuất ra hợp lệ và hợp pháp, kế toán không những phải điền đầy đủ thông tin được yêu mà còn phải đảm bảo các thông tin được điền có độ chính xác tuyệt đối.

2.4. Xuất hóa đơn

Sau khi đã lập hóa đơn thành công, hệ thống sẽ hiển thị nút “Xuất HĐ” nhằm hỗ trợ kế toán dễ dàng xuất hóa đơn ngay trên điện thoại di động. Kế toán có thể kiểm tra lại toàn bộ thông tin của hóa đơn đã tạo bằng cách nhấn ô “Xem hóa đơn” rồi mới nhấn “Xuất hóa đơn”.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/