Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

Tại Điều 20 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định rất rõ cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu loại không có mã của cơ quan thuế và những điều doanh nghiệp cần phải về vấn đề này.

Các đơn vị kinh doanh được phép đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ tiến hành truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế loại không có mã.

Chính Phủ chỉ định cơ quan thuế có trách nhiệm phải gửi thông báo về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đăng ký.

Kể từ thời điểm đăng ký sử dụng loại không có mã của cơ quan thuế thành công, các đơn vị kinh doanh phải tiến hành hủy bỏ hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Với các trường hợp không được chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì có thể tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Chính Phủ khẳng định rằng cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các đơn vị kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử loại không có mã của cơ quan thuế và thông báo nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã theo đúng quy định pháp luật.

Theo Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC, việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế được quy định là việc:

“1. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).”

>> Tham khảo: Không kê khai hóa đơn đầu ra sẽ chịu mức phạt thế nào?

Có 2 hình thức để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử gồm:

Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này), áp dụng với các trường hợp thuộc lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, bảo hiểm, bán hàng hóa điện, nước sạch, xăng dầu,…

Được quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư này, gồm các trường hợp khác. Cụ thể, người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung thì đồng thời gửi cho người mua và cơ quan thuế.

Vì vậy, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào áp dụng theo quy định mới, kế toán cần lưu ý về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã hợp lệ hay chưa. Đồng thời nếu hóa đơn có sai sót, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý như sau:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu

Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trên đây là một số thông tin cập nhật về hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử. Kế toán có thể căn cứ để xác định hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, cập nhật các quy định mới để đảm bảo sử dụng hóa đơn hợp pháp.

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh tiến hành theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Các đối tượng kinh doanh được phép sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Logarid, Gzone6, KDhay.

Bước 2: Khai và nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Thực tế, doanh nghiệp có thể khai và nộp tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT theo 02 cách:

Cách 1: Khai tờ khai trên phần mềm HTKK rồi nộp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế;

Cách 2: Khai và nộp tờ khai trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện được áp dụng theo đúng Mẫu số 1: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3: Chờ thông báo của Tổng cục Thuế

Theo quy định, sau khi các đơn vị kinh doanh đã gửi Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi lại phản hồi xác nhận chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký này.

Cụ thể, cơ quan thuế sẽ gửi lại Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho các đơn vị kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Một số quy định quan trọng về chứng thư số.

Thông báo sẽ được gửi trong khoảng 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Tới đây, khi đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã được coi là hoàn tất và thành công.

Kết luận

Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/