Tìm hiểu cấp mã hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh

Theo Tiết c.2, Điểm c, Khoản 2, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh như sau:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.

>> Tham khảo: Căn cứ pháp lý để sửa hóa đơn đã ký.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký kinh doanh.

Từ 1/7/2022 là thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Vì vậy, nếu thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế:

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không thể giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Những đối tượng này được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của quan thuế. Tuy nhiên thời gian sử dụng tối đa là 12 tháng.

Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

– Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng HĐĐT thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.

Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp.

Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020.

Song song với đó, các đơn  vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành phương thức hóa đơn phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Lý do không chỉ bởi quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử của pháp luật hiện hành mà còn bởi khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích lớn hơn hẳn như khi dùng hóa đơn giấy:

– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian lập, xuất hóa đơn mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh.

– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí hóa đơn: Giấy, in ấn,…

– Quy trình lập, xuất hóa đơn điện tử cũng được rút gọn hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

– Các rủi ro về hóa đơn sẽ được xóa bỏ: cháy, mất, hỏng, thất lạc hóa đơn,… như khi sử dụng hóa đơn giấy.

– Hạn chế tối đa rủi ro khi xuất hóa đơn điện tử nhờ hệ thống đồng bộ dữ liệu thông minh trên phần mềm hóa đơn điện tử.

– Tăng tính bảo mật cho dữ liệu hóa đơn doanh nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp áp dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có áp dụng công nghệ bảo mật hàng đầu Blockchain như E-invoice của ThaisonSoft.

Thông minh, tiện ích là vậy song việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:

– Người dùng chỉ có thể tạo lập, truy cập kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khi có máy tính hoặc laptop.

– Ngoài thời gian đăng nhập, người dùng nhiều khi phải chờ đợi máy tính, laptop khởi động, có trường hợp khá mất thời gian.

– Trường hợp kế toán doanh nghiệp nghỉ phép đột xuất hay công tác xa, rất dễ dẫn tới gián đoạn trong tạo lập hóa đơn của doanh nghiệp.

– Các nhà quản lý, lãnh đạo bắt buộc phải luôn mang theo laptop thì mới có thể xem hóa đơn, kiểm tra hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.

>> Tham khảo: Tổng hợp một số quy định quan trọng về miễn thuế TNDN.

Nhằm khắc phục những tồn tại trên, gia tăng tối đa trải nghiệm tiện ích cho người dùng, ThaisonSoft đã không ngừng nghiên cứu và trở thành một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên tạo ra ứng dụng hóa đơn điện tử phiên bản di động.

Theo đó, người dùng khi tải app E-invoice sẽ có thể dễ dàng lập, xuất hay kiểm tra hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi, ngay trên thiết bị điện thoại di động có kết nối mạng Internet của mình.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/