Embedded Files
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
>> Tham khảo: Top 10 phần mềm hóa đơn điện tử uy tín 2025.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi như Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí mà còn đảm bảo tính minh bạch, dễ dàng tra cứu. Tuy nhiên, một vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua là thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử.
Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ tránh phạt hành chính (lên đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP) mà còn hỗ trợ thanh tra thuế, kiểm toán.
Bài viết phân tích chi tiết thời hạn lưu trữ, yêu cầu pháp lý, thách thức thực tiễn và ưu điểm nổi bật của dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử Thái Sơn Einvoice – một giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp tuân thủ dễ dàng.
>> Tham khảo: Lợi ích đối với hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Quy Định Pháp Lý Về Thời Hạn Lưu Trữ hóa đơn điện tử
1. Quy Định Pháp Lý Về Thời Hạn Lưu Trữ hóa đơn điện tử
Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 41, Khoản 5), hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, do đó phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà hóa đơn phát sinh.
Quy định này được củng cố bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 6) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhấn mạnh rằng thời hạn lưu trữ không thay đổi ngay cả với các cập nhật mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).
Cụ thể:
10 năm tối thiểu: Áp dụng cho hầu hết hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn bán hàng, dịch vụ, điều chỉnh. Ví dụ, hóa đơn phát sinh năm 2025 phải lưu trữ đến hết năm 2035.
Trường hợp đặc biệt: Nếu pháp luật khác quy định thời hạn dài hơn (như Luật Quản lý thuế yêu cầu vĩnh viễn đối với một số chứng từ liên quan tranh chấp thuế), doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn cao hơn (Điều 41, Khoản 7 Luật Kế toán).
Sau thời hạn: Hóa đơn điện tử có thể được tiêu hủy nếu không có quy định khác, nhưng phải lập biên bản tiêu hủy và đảm bảo không sử dụng lại (Nghị định 123/2020, Điều 6).
Ngoài thời hạn, việc lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ (Nghị định 123/2020, Khoản 1 Điều 6).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có thể lưu trữ bằng phương tiện điện tử (server đám mây, ổ cứng) hoặc in giấy nếu cần tra cứu, nhưng phải sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm hoặc ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ (như nhà cung cấp hóa đơn điện tử) lưu trữ, với nhật ký giao dịch phải tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ (Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Điều 11).
2. Yêu Cầu Kỹ Thuật Và Thách Thức Trong Lưu Trữ hóa đơn điện tử
2. Yêu Cầu Kỹ Thuật Và Thách Thức Trong Lưu Trữ hóa đơn điện tử
Để tuân thủ, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu gốc, không bị thay đổi, với các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt:
Định dạng: XML hoặc PDF/A (chuẩn lưu trữ lâu dài), đảm bảo tính toàn vẹn qua chữ ký số và mã hóa.
Truy xuất: Phải tra cứu online trong vòng 1-2 giờ khi yêu cầu, hỗ trợ big data của Tổng cục Thuế.
Bảo mật: Sử dụng công nghệ mã hóa AES-256, sao lưu định kỳ, chống mất mát do thiên tai hoặc tấn công mạng.
Thách thức thực tiễn lớn nhất là khối lượng dữ liệu khổng lồ. Năm 2024, Việt Nam phát hành hơn 5 tỷ hóa đơn điện tử, dự kiến tăng 20% năm 2025 do bắt buộc áp dụng MTT (Nghị định 70/2025).
Doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn về chi phí server (khoảng 50-100 triệu đồng/năm cho lưu trữ lớn), rủi ro mất dữ liệu (cháy nổ, hack), và thiếu nhân sự quản lý.
Theo khảo sát Bộ Tài chính 2025, 35% doanh nghiệp gặp vấn đề tra cứu chậm, dẫn đến phạt 5-10 triệu đồng/lần thanh tra.
Hơn nữa, với hộ kinh doanh (HKD) doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, lưu trữ thủ công qua Google Drive dễ vi phạm, đặc biệt khi phải kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế từ 01/06/2025.
>> Tham khảo: Xóa bỏ thuế khoán: Bước ngoặt trong quản lý thuế hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
3. Ưu Điểm Nổi Bật Của Dịch Vụ Lưu Trữ HĐĐT Thái Sơn Einvoice
3. Ưu Điểm Nổi Bật Của Dịch Vụ Lưu Trữ HĐĐT Thái Sơn Einvoice
Trong bối cảnh này, dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử Thái Sơn Einvoice – do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) cung cấp – nổi lên như giải pháp toàn diện, tuân thủ 100% quy định pháp lý và vượt trội về công nghệ.
Là một trong những nhà cung cấp đầu tiên được Tổng cục Thuế chứng nhận từ 2011 (Quyết định 1209/QĐ-BTC), Einvoice đã triển khai cho hơn 100.000 doanh nghiệp lớn như Honda, Samsung, GrabTaxi, giúp họ tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro.
3.1. Lưu Trữ Miễn Phí Và Dài Hạn Đầy Đủ
3.1. Lưu Trữ Miễn Phí Và Dài Hạn Đầy Đủ
Einvocie bao gồm phí lưu trữ 10 năm miễn phí trong mọi gói dịch vụ, từ gói cơ bản (dưới 1.000 hóa đơn/năm, giá khoảng 1,2 triệu đồng) đến gói cao cấp (trên 100.000 hóa đơn, giá 12 triệu đồng).
Dữ liệu được lưu trên server đám mây của ThaisonSoft, tuân thủ chuẩn ISO 27001, đảm bảo sẵn sàng tra cứu trực tuyến 24/7 mà không lo hết hạn.
So với lưu trữ tự quản (tốn 20-30% chi phí hàng năm), Einvoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm 80-90% chi phí lưu trữ, đặc biệt hữu ích cho HKD và doanh nghiệp nhỏ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3.2. Công Nghệ Blockchain – Bảo Mật Và Toàn Vẹn Cao Cấp
3.2. Công Nghệ Blockchain – Bảo Mật Và Toàn Vẹn Cao Cấp
Ưu điểm vượt trội nhất là ứng dụng công nghệ Blockchain để xử lý và lưu trữ dữ liệu, chống giả mạo hóa đơn 100%.
Mỗi hóa đơn điện tử được mã hóa phân tán, không thể sửa đổi, phù hợp với yêu cầu "toàn vẹn" của Nghị định 123.
Hệ thống tự động sao lưu đa lớp (3 bản sao địa lý khác nhau), giảm rủi ro mất dữ liệu xuống dưới 0,01%. Ví dụ, GrabTaxi sau khi triển khai Einvoice đã giảm 95% rủi ro mất hóa đơn, tránh phạt từ cơ quan thuế.
Điều này đặc biệt quan trọng trong thanh tra thuế, khi cơ quan thuế có thể truy vết dữ liệu thời gian thực qua API kết nối.
>> Tham khảo: Tăng cường quản lý thuế với các nền tảng thương mại điện tử.
3.3. Tích Hợp Linh Hoạt Và Tự Động Hóa Quản Lý
3.3. Tích Hợp Linh Hoạt Và Tự Động Hóa Quản Lý
Einvocie tích hợp khép kín với phần mềm kế toán (MISA, Fast), MTT và sàn TMĐT (Shopee, Lazada), tự động đồng bộ dữ liệu từ lúc phát hành đến lưu trữ.
Doanh nghiệp có thể truy xuất báo cáo sử dụng hóa đơn chỉ với 1 click, hỗ trợ kê khai thuế GTGT dễ dàng.
Tính năng thiết kế mẫu hóa đơn tùy chỉnh (miễn phí kho mẫu, thêm logo thương hiệu) giúp cá nhân hóa, tăng uy tín.
Hơn nữa, hỗ trợ ký số đa điểm và gửi hóa đơn qua SMS/email tự động, giảm thời gian xử lý từ 30 phút xuống 10 giây/hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Hóa đơn thay thế.
3.4. Hỗ Trợ Chuyên Nghiệp Và Cập Nhật Liên Tục
3.4. Hỗ Trợ Chuyên Nghiệp Và Cập Nhật Liên Tục
Với đội ngũ hỗ trợ 24/7 qua hotline, chat online, Einvoice đảm bảo giải quyết sự cố trong 15 phút – cao hơn mức trung bình ngành (30 phút).
Phần mềm tự động cập nhật khi có thay đổi pháp lý (như Nghị định 70/2025), tránh doanh nghiệp bị phạt do lỗi hệ thống.
Đã triển khai thành công cho 50.000+ doanh nghiệp, Einvoice còn cung cấp đào tạo miễn phí và báo cáo phân tích rủi ro thuế, giúp tối ưu hóa chi phí thuế lên đến 15%.
So sánh với các dịch vụ khác (như Viettel Invoice hay MISA), Einvoice nổi bật nhờ Blockchain và lưu trữ miễn phí dài hạn, phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ (chiếm 70% thị phần HKD theo VECOM 2025).
>> Tham khảo: Quy định mới về hóa đơn điện tử bán tài sản công.
4. Lợi Ích Tổng Thể Và Khuyến Nghị
4. Lợi Ích Tổng Thể Và Khuyến Nghị
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là lợi thế cạnh tranh: giảm chi phí (tiết kiệm 70% so với hóa đơn giấy), tăng tốc độ thanh tra (giảm 50% thời gian), và hỗ trợ phân tích dữ liệu kinh doanh. Với Einvoice, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ mà còn biến lưu trữ thành công cụ tăng trưởng.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên đánh giá nhu cầu (số lượng hóa đơn, tích hợp hệ thống) và thử nghiệm miễn phí Einvoice qua website thaison.vn. Đối với HKD, bắt đầu với gói cơ bản để chuyển đổi từ 01/06/2025. Việc đầu tư vào dịch vụ chuyên nghiệp như Einvoice sẽ mang lại ROI cao, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển thay vì lo lắng về tuân thủ.
Tóm lại, thời hạn 10 năm lưu trữ hóa đơn điện tử là nền tảng cho hệ thống tài chính bền vững. Với ưu điểm vượt trội của Thái Sơn Einvoice – từ Blockchain bảo mật đến hỗ trợ toàn diện – doanh nghiệp Việt Nam có thể tự tin bước vào kỷ nguyên số, tránh rủi ro và tối ưu lợi ích.
>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Kết luận
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/
Page updated
Google Sites
Report abuse