Thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Một bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đầy đủ sẽ bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở ở định dạng XML.

• Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ( Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Sau khi đã có đủ bộ hồ sơ thì bạn sẽ tiến hành cách gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như sau:

Bước 1: Tạo thông báo phát hành trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) rồi xuất kết ở dạng XML.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng ngay trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn.

Bước 3: Đăng nhập tài khoản đã đăng ký thành công và tiến hành nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đầy đủ (đã chuẩn bị trước đó) ngay trên website  http://nhantokhai.gdt.gov.vn.

Sau khi nộp xong, bạn có thể nhấn mục Tra cứu để kiểm tra thông tin hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mình đã nộp.

>> Tham khảo: Các bước đăng ký nộp thuế điện tử.

Ngoài ra, về vấn đề xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã có quy định cụ thể về mức phạt:

Phạt tiền từ 500.000 đồng – 1 triệu đồng: Khi sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.

Phạt tiền từ 6 triệu đồng – 18 triệu đồng với các hành vi sau:

Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực hiện khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ khai, nộp thuế.

>> Tham khảo: Tính thuế thu nhập cá nhân với cá nhân cư trú.

Sử dụng các hóa đơn chưa thông báo phát hành, các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định: Áp dụng mức xử phạt theo Điều 28, Nghị định này hoặc Điều 16 và Điều 17 của Chương II Nghị định này.

Cụ thể, theo Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng – 50 triệu đồng.

Nếu theo Điều 16 và Điều 17 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt về hành vi trốn thuế. Theo Điều 16, doanh nghiệp sẽ bị phạt 20% số tiền khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn giảm, hoàn cao hơn so với quy định.

Theo Điều 17, hành vi trốn thuế sẽ bị áp dụng các mức phạt tương ứng như sau:

- Phạt tiền 1 lần trốn thuế nếu có từ 1 tình tiết giảm nhẹ trở lên khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế dẫn tới giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

- Phạt tiền 1,5 lần số tiền thuế nếu vi phạm một trong các hành vi tại Khoản 1, Điều 17 Nghị định này mà không có tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng.

- Phạt tiền 2 lần số tiền thuế nếu vi phạm một trong các hành vi tại Khoản 1, Điều 17 Nghị định này mà có 1 tình tiết tăng nặng.

- Phạt tiền 2,5 lần số tiền thuế nếu vi phạm một trong các hành vi tại Khoản 1, Điều 17 Nghị định này mà có 2 tình tiết tăng nặng.

- Phạt tiền 3 lần số tiền thuế nếu vi phạm một trong các hành vi tại Khoản 1, Điều 17 Nghị định này mà có 3 tình tiết tăng nặng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn theo quy định, lập thông báo phát hành hóa đơn và gửi đến hóa đơn và gửi đến chi cục thuế quản lý trực tiếp.

>> Tham khảo: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

Việc thu hồi hóa đơn chưa thông báo phát hành áp dụng như sau:

- Nếu chưa khai thuế: Doanh nghiệp thu hồi lại số hóa đơn đã lập sau đó xuất hóa đơn mới cho khách hàng (sau 5 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn) sau đó thực hiện kê khai theo hóa đơn mới.

- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế: Doanh nghiệp lập công văn gửi cơ cơ quan thuế và nộp các khoản phạt theo quy định ở trên.'

Đối với người mua, theo Khoản 2, Điều 1, Thông tư 10/2014/TT-BTC, trường hợp người bán chưa thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng, nếu hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã chấp hành quyết định xử phạt thì người mua được phép sử dụng hóa đơn này để kê khai, khấu trừ và tính vào chi phí theo quy định.

>> Tham khảo: Chọn kỳ kê khai thuế GTGT thế nào?

Lưu ý: Khi nhận hóa đơn đầu vào, bên mua cần kiểm tra hóa đơn đã được bên phát thông báo phát hành hay chưa và có đúng là của bên bán không. Nếu kết quả không đúng thông tin của bên bán thì bên mua cần liên hệ lại bên bán để kiểm tra.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel: 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/