Áp dụng hóa đơn điện tử thế nào?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020, từ 01/07/2022, toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo chủ trương áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc theo 2 giai đoạn, nhiều tỉnh thành đã gần như hoàn thành kế hoạch. Điều đó có nghĩa là sắp tới các loại hóa đơn, kể cả hóa đơn đầu vào đều sẽ được chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Thời hạn và hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm, tương tự như khi sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấý.

Đối với bên mua, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào, bên mua có thể sao chép toàn bộ dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, dữ liệu hóa đơn điện tử còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo an toàn, bảo mật, thuận tiện khi cần tra cứu thông tin.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Vì vậy, bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là PDF và XML.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:

Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp.

Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.

Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022.

Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020.

Song song với đó, các đơn  vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Theo Tiết c.2, Điểm c, Khoản 2, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ, cá nhân kinh doanh xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh như sau:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký kinh doanh.

Từ 1/7/2022 là thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Vì vậy, nếu thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử nêu trên, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/