Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm Einvoice

Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính

Trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mà doanh nghiệp đang sử dụng, bạn có thể tiến hành tìm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi rồi tải về máy tính.

Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử sẽ cho phép người dùng tải hóa đơn ở 2 định dạng là: File PDF hoặc file XML.

Trường hợp là bên mua thì bạn sẽ không cần tìm cách đăng nhập vào hệ thống phần mềm để lấy hóa đơn điện tử mà bạn sẽ nhận hóa đơn từ bên bán để tiến hành chuyển đổi theo các bước hướng dẫn bên dưới.

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện nào?

Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch trong kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc đã từng giao dịch điện tử với ngân hàng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Có chữ ký điện tử tuân theo quy định của pháp luật.

Có địa điểm và hệ thống truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác, xử lý, sử dụng, quản lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Có quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu về lưu trữ dữ liệu.

Đội ngũ nhân sự thực thi cần đảm bảo về trình độ tương ứng để có thể khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Có hệ thống phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán để đảm bảo các dữ liệu trên hóa đơn điện tử sẽ tự động chuyển vào phần mềm kế toán hoặc cơ sở dữ liệu.

Như vậy, theo các điều kiện trên, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể đáp ứng điều kiện khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử. Vì về cơ bản, gần như doanh nghiệp nào cũng có các thiết bị máy tính kết nối Internet, chữ ký số và đang thực hiện nộp tờ khai, nộp tiền thuế qua mạng.

>> Tham khảo: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài.

Bước 2: In file hóa đơn điện tử ra bản giấy

Sau khi đã tải hóa đơn điện tử về máy, bạn nên kiểm tra lại thông tin trên file hóa đơn đã tải để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn cần chuyển đổi.

Tiếp đó, nếu là file PDF, bạn sẽ nhấn lệnh in để in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy. Trường hợp file hóa đơn tải về ở định dạng XML, bạn sẽ phải cần tới trang web hỗ trợ kiểm tra hóa đơn http://hddt.einvoice.vn/ để có thể mở file và tiến hành in hóa đơn chuyển đổi file XML.

Thực tế, các doanh nghiệp càng ưu tiên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp thì việc chuyển đổi hay lập, xuất hóa đơn điện tử đều sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.

Nếu bạn và doanh nghiệp đang có nhu cầu kiếm tìm một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hoàn thành hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 thì có thể tham khảo ngay E-invoice của ThaisonSoft – đơn vị đứng đầu trong danh sách TOP 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục thuế TP Hà Nội lựa chọn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:

Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.

Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.

Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/