Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Đối tượng sử dụng cổng thông tin hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn đó là các tổ chức, cá nhân đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

>> Tham khảo: Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì? Khi nào nộp? 

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2:  Điền thông tin tra cứu

Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, nhập các thông tin tra cứu tương ứng bao gồm:

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

+ MST người bán.

+ Loại hóa đơn.

+ Ký hiệu hóa đơn.

+ Số hóa đơn.

+ Tổng tiền thuế.

+ Tổng tiền thanh toán.

+ Mã captcha.

>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cần nắm được.

Bước 3: Đọc kết quả tra cứu

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Tìm kiếm”để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có 2 trường hợp có thể xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn thì hóa đơn cần tra cứu hợp lệ và đã được cấp mã.

Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin các tổ chức, cá nhân tìm kiếm thì hóa đơn tra cứu không tồn tại.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Để hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Thứ hai, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Thứ ba, để hóa đơn điện tử hợp lệ thì thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết và cụ thể tại Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Quy định về trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN.

Đối với các hóa đơn cũ trước đây, quy định về hóa đơn hợp lệ được hướng dẫn tại một số văn bản pháp luật cũ như Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Trong đó, hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

>> Tham khảo: Báo cáo tài chính không phát sinh doanh thu lập như thế nào?

Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.

Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

>> Tham khảo: Vì sao cần lập báo cáo tài chính?

Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

>> Tham khảo: Quy trình hủy hóa đơn điện tử theo Thông Tư 78.

Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.

Hóa đơn điện tử do bên ủy nhiệm lập có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện tên, địa chí, mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đồng thời đúng thực tế phát sinh.

>> Tham khảo: Các vấn đề pháp lý liên quan đến công ty không có hóa đơn đầu ra.

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm có trách nhiệm chuyển trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản gồm các thông tin sau:

Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;

Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

Mục đích, thời gian ủy nhiệm;

Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm. Lưu ý, ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.

>> Tham khảo: Truyenthu, Camtruyen, Gzone6.

Hơn nữa, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải công khai trên truyền thông đại chúng hoặc website của đơn vị mình khi lập ủy nhiệm, hết thời gian ủy nhiệm hoặc chấm dứt thời gian ủy nhiệm.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/