Khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng quy định gì?

Trước khi đi vào các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tổ chức cần nắm qua các thông tin về khởi tạo hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

Nói một cách đơn giản thì khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử dưới định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử thiết lập xong sẽ được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định sau đó.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

• Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Chính sách giảm thuế GTGT 2024.

• Về nội dung được quy định trong Thông tư 32, có 6 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng gồm có:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ gồm có: hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu và có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

E-invoice là một trong những phần mềm đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử, có đầy đủ tính pháp lý, cung cấp giải pháp HĐĐT theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế nên khi sử dụng, các doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm về tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn khi lập, xuất.

>> Tham khảo: Các trường hợp được khấu trừ thuế TNCN?

E-invoice không chỉ là phần mềm đáp ứng đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ cần thiết về hóa đơn, mà còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao, giúp tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, dễ dàng tạo lập và tra cứu hóa đơn ngay cả trên smartphone, bảo mật dữ liệu hóa đơn bởi công nghệ cao Blockchain,…

Người dùng có thể dễ dàng sử dụng E-invoice nhờ thao tác rất đơn giản, giao diện rất thân thiện với người dùng. Nhờ đó các bước quy trình lập xuất hóa đơn cũng đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khi sử dụng E-invoice của nhà cung cấp ThaisonSoft, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7, có thể liên hệ bất cứ khi nào có vướng mắc nhằm đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

>> Tham khảo: Chế tài xử phạt báo cáo tài chính không trung thực.

Đặc biệt, nhà cung cấp hóa đơn điện tử ThaisonSoft với phần mềm E-invoice hiện đang đứng số thứ tự đầu tiên trong danh sách đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Cục thuế TP Hà Nội lựa chọn, nhờ đáp ứng đầy đủ các tiêu chí thanh tra, kiểm soát rất gắt gao của Cục thuế.

Do đó, các doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm hơn nữa về chất lượng sản phẩm khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/