Các bước lập bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào

Ngoài các thông tin cơ bản như: tên người nộp thuế, MST,.. thì người kê khai cần chú ý khai chính xác 3 nội dung chính trên Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào.

>> Tham khảo: Địa điểm kê khai thuế bảo vệ môi trường.

– Tại dòng số 1 “Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế”:

Dòng này sẽ áp dụng kê khai đối với các doanh nghiệp kinh doanh bán hàng chịu thuế GTGT. Theo đó, toàn bộ hóa đơn mua vào hợp pháp, phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh sẽ được kê khai vào đây.

Với những hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ thì không kê khai vào đây.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Tại dòng số 2 “Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ thuế”:

Dòng này sẽ áp dụng kê khai với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ vừa chịu thuế vừa không chịu thuế GTGT. 

Những hóa đơn mua vào phục vụ sản xuất kinh doanh của các mặt hàng chịu thuế, doanh nghiệp sẽ kê khai vào dòng số 1.

Các hóa đơn mua vào phục vụ sản xuất kinh doanh của mặt hàng không chịu thuế, doanh nghiệp không được kê khai trên phụ lục mà phải nhập số tiền và tiền thuế vào chỉ tiêu 23 và 24 bên Tờ khai thuế GTGT Mẫu số 03/GTGT được ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC.

Các hóa đơn mua vào phục vụ chung cho cả 2 hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế và không chịu thuế sẽ kê khai vào dòng số 2.

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng, sau khi đã hoàn tất xong bảng kê này và chuyển sang Tờ khai Mẫu số 03/GTGT, bạn phải tính riêng được số thuế GTGT đầu vào được trừ và không được khấu trừ để nhập sang  các chỉ tiêu số 23, 24 và 25 của tờ khai.

– Tại dòng số 3 “Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế”, thường thì ở dòng này bạn và doanh nghiệp sẽ không tiến hành trực tiếp kê khai được mà phải có một tờ khai riêng “Tờ khai GTGT cho dự án đầu tư (Mẫu số 02/GTGT)”.

Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.

Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.

>> Tham khảo: Mẫu công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế.

Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.

Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra.

Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”.

>> Tham khảo: Biểu tính thuế TNCN từng phần và toàn phần.

Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

>> Tham khảo: Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Hóa đơn trong xuất khẩu.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/