Quy chuẩn về ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

>> Tham khảo: Các bước đơn giản quyết toán thuế trực tuyến.

Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 07 ký tự cụ thể:

Ký tự thứ 1 là các số tự nhiên: 1,2,3,4 với ý nghĩa từng số như sau:

• Số 1: thể hiện hóa đơn giá trị gia tăng

• Số 2: hóa đơn bán hàng

• Số 3: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

• Số 4: các loại hóa đơn khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu điện tử.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Ký tự thứ 2 là chữ C hoặc K:

• C: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• K: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Ký tự 3,4 là 2 số của của năm dương lịch mà hóa đơn điện tử được lập.

Ký tự 5 là các chữ T, D, L, M:

• T: hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

• D: hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có đủ các tiêu thức cần thiết doa doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

• L: hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

• M: hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

>> Tham khảo: Điều kiện và thủ tục miễn thuế nhập khẩu.

Ký tự thứ 6,7 do người bán xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để YY.

Tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài Chính đã có hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế xảy ra sai sót trong từng trường hợp cụ thể:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần điều chỉnh hoặc thay thế: Người bán thông báo điều chỉnh từng hóa đơn sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh nhiều hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế bất cứ thời gian nào, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Hóa đơn điện tử đã lập sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó phát hiện tiếp tục có sai sót: Thực hiện xử lý sai sót theo hình thức đã áp dụng lần đầu tiên.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Sau khi chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế phát hiện có sai sót, người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Theo Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán sẽ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử theo quy định. Bên thứ ba phải đảm bảo có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc ủy nhiệm phải được thể hiện bằng văn bản thỏa thuận giữa hai bên với các thông tin:

Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

>> Tham khảo: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

• Mục đích ủy nhiệm.

• Thời hạn ủy nhiệm.

• Phương thức thanh toán trên hóa đơn ủy nhiệm: Cần ghi rõ trách nhiệm thanh toán trên hóa đơn ủy nhiệm.

Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;

>> Tham khảo: Nguyên tắc lập hóa đơn dịch vụ.

Và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;

– Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

– Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định thời hạn lập hóa đơn điện tử.

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

– Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại mục này.

>> Tham khảo: Truyenthu, M5men, Camtruyen, Gzone6.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/