Chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.

Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:

– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

Để có thể tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua Extension EINVOICE Signing, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.

Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

Chữ ký số phải còn hiệu lực.

Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.

Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.

Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.

quản lý ký số hóa đơn

Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.

Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.

Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).

Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.

Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.

Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.

Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu vào mới nhất - Mẫu số 01-2/GTGT.

Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.

Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.

Lưu ý rằng, cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft. Với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, thao tác ký số lên hóa đơn cũng sẽ được tiến hành tương tự.

Kết luận

Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/