Nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn

Căn cứ vào Công văn 3430/TCT-KK, khi kê khai, điều chỉnh giảm thì các đơn vị kinh doanh phải áp dụng các mẫu sau:

Đối với bên bán, cần thực hiện cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa theo Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi giá trị âm.

Với bên mua, cần thực hiện kê khai điều chỉnh giảm theo Bảng kê mẫu 01-2/GTGT và ghi giá trị âm.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp, biên bản điều chỉnh giảm giá trị của hóa đơn phải tuân thủ các yêu cầu nội dung như sau:

– Ngày trên biên bản điều chỉnh giảm và ngày trên hóa đơn điều chỉnh giảm phải trùng khớp với nhau.

– Nội dung của biên bản điều chỉnh giảm phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày/tháng/năm… ký hiệu…; xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày/tháng/năm… ký hiệu …; nội dung điều chỉnh giảm.

– Biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn được lập phải có ghi rõ sai sót và chữ ký của hai bên bán và mua. Trường hợp hai bên sử dụng hóa đơn điện tử, có chữ ký điện tử thì biên bản thỏa thuận được lập dạng điện tử, có ký điện tử của bên bán và bên mua, phải được lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Tại Khoản 3, Điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện ra sai sót thì người bán và người mua cần xử lý như sau:

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản có ghi rõ sai sót.

Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và phải ghi rõ sau sót mắc phải như: Điều chỉnh tăng/giảm số lựa hàng hóa, giá bán, thuế GTGT; tiền thuế GTGT; ký hiệu hóa đơn; địa chỉ hóa đơn,…

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Sau khi đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh, cả 2 bên mua và bán cần phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng pháp luật.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì các đơn vị kinh doanh cần lập biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn khi hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua, hàng hóa/dịch vụ đã được giao đi, người bán và người mua cũng đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót, giá trị hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn cao hơn so với giá trị thực tế.

Đối với trường hợp sai sót này, sau khi đã lập biên bản điều chỉnh giảm có ghi rõ sai sót, người mua cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ theo đúng thực tế giao dịch. Đồng thời, căn cứ vào biên bản điều chỉnh đã lập, hai bên bán và mua phải tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, các hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Theo Thông tư 78, áp dụng một số hóa đơn điện tử cho một số trường hợp sau:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;

Kinh doanh xăng dầu;

Dịch vụ ngân hàng.

Sử dụng nền tảng internet để lưu trữ hóa đơn điện tử giúp ngân hàng giảm bớt chi phí lưu trữ, chi phí nhân lực thực hiện và cả chi phí in ấn ra hóa đơn giấy. So với hóa đơn giấy, việc lập và ghi bằng tay vừa dễ gây ra sai sót và tính nguyên bản khó có thể giữ được lâu theo thời gian. Ngân hàng sẽ tốn kém diện tích phòng chứa và không đảm bảo được tính bảo mật thông tin.

>> Tham khảo: Thời hạn nộp báo cáo tài chính.

Các giao dịch lớn nhỏ như rút tiền, chuyển khoản, tín dụng, bảo lãnh nhận hàng, bảo lãnh dự thầu đề cần phải xuất hóa đơn ở ngân hàng. Lượng hóa đơn này với mỗi chi nhánh đều không hề nhỏ, việc in ra, gửi cho từng khách hàng đi kèm chi phí chuyển phát lớn. Các loại chi phí sẽ được cắt giảm hoàn toàn nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, việc gửi hóa đơn sẽ thông qua internet hoặc gửi thông số để khách hàng tự tra cứu mã hóa đơn và tiến hành thanh toán.

Chưa hết, hóa đơn giấy sẽ gây khó khăn trong quá trình tra cứu, sao lưu các loại phí ngân hàng. Cùng với đó là khó khăn trong việc quản lý tài khoản, sao lưu duy trì số dư tối thiểu, duy trì dịch vụ, đăng ký giao dịch qua fax, xác thực OTP… Nhưng với hóa đơn điện tử sẽ giúp ngân hàng tích hợp dữ liệu từ hệ thống, việc quản lý các giao dịch trên trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/