Hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai thuế 2025

Năm 2025 là bước ngoặt lớn trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam. Với sự áp dụng mạnh mẽ của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 100/2024/TT-BTC), mọi hộ kinh doanh – dù doanh thu nhỏ hay lớn – đều phải kê khai thuế định kỳ, chính xác và theo hình thức điện tử. Ngay cả khi doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm và được miễn thuế GTGT, TNCN, bạn vẫn phải nộp tờ khai (dù số thuế là 0 đồng). Bài viết hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai thuế đơn giản và chính xác.

>> Tham khảo: Tổng hợp một số quy định về chữ ký số trên hóa đơn.

1. Hộ Kinh Doanh Phải Nộp Những Loại Thuế Nào?

Hộ kinh doanh cá thể chịu trách nhiệm nộp nhiều loại thuế tùy theo ngành nghề và doanh thu.

Trước hết, thuế GTGT chỉ áp dụng khi doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, với mức tỷ lệ từ 1% đến 5% trên doanh thu, tùy ngành nghề – ví dụ bán lẻ thực phẩm là 1%, dịch vụ ăn uống là 5%.

Tương tự, thuế TNCN cũng áp dụng khi vượt ngưỡng này, với tỷ lệ từ 0,5% đến 2% – bán lẻ thường là 0,5%, dịch vụ là 1%.

Tiếp theo, lệ phí môn bài là nghĩa vụ bắt buộc với mọi hộ kinh doanh, trừ trường hợp được miễn giảm.

Mức phí dao động từ 2 triệu đến 6 triệu đồng/năm, dựa trên vốn đăng ký kinh doanh – dưới 2 tỷ đồng vốn là 2 triệu đồng, trên 10 tỷ đồng là 6 triệu đồng.

Nếu kinh doanh các mặt hàng đặc biệt như rượu, bia, thuốc lá, bạn phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt theo giá trị hàng hóa.

Còn nếu sản xuất túi ni lông, xăng dầu, sẽ chịu thuế bảo vệ môi trường theo khối lượng.

Quan trọng nhất, dù doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm và được miễn thuế GTGT, TNCN, bạn vẫn phải kê khai định kỳ để cơ quan thuế nắm tình hình hoạt động.

Đây là quy định bắt buộc từ năm 2025, nhằm tăng tính minh bạch và chuẩn bị cho việc chuyển đổi số hoàn toàn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Ba Phương Pháp Kê Khai Thuế – Chọn Đúng Để Tránh Phạt

Hộ kinh doanh có thể áp dụng một trong ba phương pháp kê khai thuế, tùy theo quy mô và tính chất hoạt động.

Phương pháp khoán là phổ biến nhất với hộ nhỏ. Cơ quan thuế sẽ ấn định mức doanh thu và số thuế phải nộp hàng năm dựa trên khảo sát thực tế. Bạn không cần kê khai định kỳ, chỉ cần nộp theo Thông báo thuế khoán (mẫu 01/KK-TNCN) gửi về cuối năm. Phương pháp này phù hợp với hộ bán lẻ, quán ăn, dịch vụ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm. Tuy nhiên, từ 01/06/2025, nếu doanh thu vượt 1 tỷ đồng, bạn phải chuyển sang phương pháp kê khai định kỳ.

Phương pháp kê khai định kỳ yêu cầu bạn tự ghi chép doanh thu, tính thuế theo tỷ lệ phần trăm cố định. Nếu doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm, bạn kê khai hàng tháng; dưới mức này hoặc hộ mới thành lập, kê khai hàng quý. Mẫu tờ khai chính là 01/CNKD, được ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Phương pháp kê khai từng lần phát sinh dành cho hoạt động không thường xuyên, như bán hàng rong, dịch vụ lưu động. Mỗi lần phát sinh doanh thu, bạn phải kê khai riêng và sử dụng hóa đơn điện tử lẻ.

Từ năm 2025, chế độ kế toán đơn giản theo Thông tư 88/2021/TT-BTC được áp dụng bắt buộc, yêu cầu ghi chép hóa đơn, chứng từ rõ ràng – dù bạn theo phương pháp khoán hay kê khai.

>> Tham khảo: 60 ngày cao điểm chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai.

3. Thời Hạn Kê Khai Và Nộp Thuế – Không Được Chậm Một Ngày

Thời hạn kê khai và nộp thuế được quy định nghiêm ngặt tại Điều 44 và 55 Luật Quản lý thuế. Với kê khai hàng tháng, hạn chót là ngày 20 của tháng sau. Với kê khai hàng quý, hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý sau – ví dụ, quý III/2025 phải nộp trước ngày 31/10/2025.

Việc nộp thuế phải thực hiện cùng ngày với kê khai. Nếu phát hiện sai sót, bạn có thể khai bổ sung bất kỳ lúc nào trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Trong trường hợp tạm ngừng kinh doanh, bạn phải thông báo trước 15 ngày và không phải kê khai nếu tạm ngừng trọn tháng hoặc quý.

Hậu quả của việc chậm nộp rất nghiêm trọng: phạt 0,03% mỗi ngày trên số thuế chậm nộp, và nếu khai sai, bị phạt 20% số thuế thiếu. Do đó, việc tuân thủ đúng hạn là yếu tố sống còn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Hướng Dẫn Kê Khai Thuế Online – Chỉ Mất 10 Phút

Kê khai thuế điện tử là bắt buộc với hộ sử dụng hóa đơn điện tử, và được thực hiện qua Cổng Thuế điện tử cá nhân tại địa chỉ canhan.gdt.gov.vn.

Bước 1: Đăng ký tài khoản

Truy cập canhan.gdt.gov.vn, chọn mục “Đăng ký”. Nhập mã số thuế và số CCCD/CMND. Hệ thống sẽ gửi mã OTP qua SMS để xác thực. Sau khi xác nhận, bạn đặt mật khẩu và hoàn tất đăng ký. Nếu chưa có mã số thuế, hãy đến Chi cục Thuế quận/huyện để được cấp.

Bước 2: Nộp tờ khai 01/CNKD

Sau khi đăng nhập, chọn mục “Kê khai thuế”. Chọn mẫu 01/CNKD – đây là mẫu dành riêng cho hộ, cá nhân kinh doanh. Chọn kỳ tính thuế: tháng, quý hoặc từng lần.

Tiếp theo, điền các chỉ tiêu chính. Chỉ tiêu [01] là kỳ tính thuế – tích vào ô tháng hoặc quý. Chỉ tiêu [03] đánh dấu nếu đây là lần kê khai đầu tiên. Chỉ tiêu [19] nhập doanh thu tính thuế GTGT – ví dụ, nếu quý III doanh thu 150 triệu đồng, nhập số này. Chỉ tiêu [20] chọn tỷ lệ GTGT theo ngành – bán lẻ là 1%. Hệ thống sẽ tự tính thuế GTGT tại chỉ tiêu [22].

Tương tự, chỉ tiêu [23] đến [26] dành cho thuế TNCN – tỷ lệ bán lẻ là 0,5%. Nếu cần, đính kèm phụ lục 01-2/BK-HĐKD – bảng kê hoạt động kinh doanh, nhưng có thể bỏ trống nếu không điều chỉnh mức khoán.

Cuối cùng, kiểm tra kỹ thông tin, ký số bằng USB Token hoặc phần mềm ký điện tử, rồi nhấn “Nộp tờ khai”. Nhập mã OTP xác nhận một lần nữa. Nếu thành công, bạn sẽ nhận thông báo nộp tờ khai thành công qua email và SMS.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

5. Xử Lý Sai Sót Và Tối Ưu Thuế Hợp Pháp

Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp, bạn có thể khai bổ sung ngay trên hệ thống điện tử. Chọn mục “Khai bổ sung”, điền lại tờ khai với số liệu chính xác, và nộp kèm giải trình. Quan trọng là phải làm trước khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không sẽ bị phạt 20% số thuế thiếu.

Về hóa đơn điện tử, từ 01/06/2025, hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn kết nối máy tính tiền, đăng ký qua Tổng cục Thuế và lưu trữ dữ liệu ít nhất 10 năm. Phần mềm phổ biến như Thái Sơn Einvoice.

Nếu doanh thu không phát sinh, bạn vẫn phải nộp tờ khai với số thuế là 0 đồng. Trong trường hợp cần hỗ trợ, hãy gọi hotline 1800-1523 của Tổng cục Thuế hoặc đến trực tiếp Chi cục Thuế địa phương.

Để tối ưu thuế hợp pháp, hãy ghi chép đầy đủ chứng từ, hóa đơn đầu vào (nếu được khấu trừ), và tận dụng các chính sách miễn giảm – ví dụ, hộ kinh doanh tại vùng khó khăn được giảm 50% thuế khoán.

>> Tham khảo: Bắt buộc sử dụng vé điện tử trong vận tải hành khách từ 01/07/2025.

Kết Luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/