Với một số trường hợp đặc biệt thì quy định sử dụng hóa đơn xuất khẩu cho công ty nước ngoài sẽ như sau:

1. Trường hợp xuất khẩu dịch vụ phần mềm

Trong Công văn số 76605/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp các DN sử dụng hóa đơn GTGT, có phát sinh hoạt động xuất khẩu phần mềm cho công ty nước ngoài thì DN sẽ không lập hóa đơn GTGT cho hoạt động này. Thay vào đó, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Việc lập hóa đơn thương mại sẽ được tiến hành theo hướng dẫn tại Khoản 7, Điều 3 của Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Sau khi xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng, kế toán có thể xuất hóa đơn. Các nội dung trên hóa đơn xuất theo hợp đồng cần lưu ý như sau:

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, người mua

Cung cấp đầy đủ, chính xác họ tên người mua. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin xuất hóa đơn thì ghi chú lại chi tiết.

Tên đơn vị: Nếu trường hợp tên quá dài thì có thể căn cứ vào một số quy định viết tắt, ví dụ như TNHH, CP, VN,…

>> Tham khảo: Nguyên tắc kê khai thuế bổ sung với hàng xuất khẩu.

Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế công ty.

Địa chỉ: Ghi theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

Tiền tệ ghi trên hóa đơn:

Không làm tròn số lẻ đối với hóa đơn theo hợp đồng.

Nếu người mua thanh toán bằng ngoại tệ thì phải ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ kèm theo tiếng Việt ở phần số tiền bằng chữ.

Phần chữ ký:

Chữ ký người bán: Thường là thủ trưởng đơn vị ký, hoặc người được ủy quyền (có giấy ủy quyền) của thủ trưởng đơn vị, kèm theo đóng dấu của tổ chức kinh doanh vào phía trên bên trái của hóa đơn.

Chữ ký người mua: Không bắt buộc phải có chữ ký người mua. Người lập là người bán ghi phương thức mua hóa trong hóa đơn theo hợp đồng.

2. Trường hợp xuất khẩu tại chỗ

Tại Điều 68 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ sẽ bao gồm các hoạt động sau:

Sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Điều 32, Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;

Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao và nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.

Theo đó, các hoạt động xuất khẩu trong trường hợp này sẽ sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thay cho hóa đơn thương mại, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về việc sử dụng hóa đơn.

Như vậy, khi căn cứ vào các quy định trên, doanh nghiệp chỉ xuất hóa đơn VAT cho công ty ở nước ngoài trong những trường hợp sau:

Bán hàng hóa vào khu chế xuất, khu phi thuế quan;

Hoạt động xuất nhập khẩu tại chỗ theo đúng quy định của Điểm b, Điều 68, Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

>> Tham khảo: Doanh nghiệp có thể xem báo cáo tài chính ở đâu?

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.

>> Tham khảo: Gzone6, Camtruyen, Logarid, KDHay.

Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/