Hóa đơn bán tài sản công là gì? Quy định 2025

Hóa đơn bán tài sản công là một loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) đặc thù, được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến bán, thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản công tại Việt Nam. Với sự phát triển của chuyển đổi số và các quy định mới từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn bán tài sản công đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo minh bạch, quản lý chặt chẽ tài sản nhà nước, và tuân thủ quy định thuế.

1. Khái niệm hóa đơn bán tài sản công

Hóa đơn bán tài sản công là hóa đơn điện tử được lập khi cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, hoặc tổ chức được giao quản lý tài sản công thực hiện bán, thanh lý, hoặc chuyển nhượng tài sản công theo quy định pháp luật.

Tài sản công bao gồm tài sản cố định (như máy móc, thiết bị, nhà cửa), tài sản tài chính (cổ phần, vốn góp), và các tài sản khác thuộc sở hữu nhà nước, được quy định tại Luật Quản lý, sử dụng tài sản công số 15/2017/QH14.

Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán tài sản công là một loại hóa đơn điện tử đặc biệt, có ký hiệu riêng (ký tự “K” trong cấu trúc ký hiệu) và phải tuân thủ định dạng chuẩn XML của Cục Thuế (trước đây là Tổng cục Thuế, đổi tên từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC). Hóa đơn này đảm bảo:

• Minh bạch giao dịch: Ghi nhận chính xác giá trị tài sản công được bán hoặc thanh lý.

• Quản lý thuế: Phục vụ việc tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc các nghĩa vụ thuế khác.

• Kiểm soát tài sản nhà nước: Ngăn chặn thất thoát tài sản công thông qua việc truyền dữ liệu đến Cục Thuế.

2. Quy định pháp lý về hóa đơn bán tài sản công

2.1. Cơ sở pháp lý

Hóa đơn bán tài sản công được quy định trong các văn bản sau:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về lập, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn bán tài sản công.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bổ sung quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về nội dung, ký hiệu, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.

• Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017: Quy định về việc bán, thanh lý tài sản công, yêu cầu lập hóa đơn để ghi nhận giao dịch.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Đặc điểm hóa đơn bán tài sản công

• Ký hiệu hóa đơn: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử bán tài sản công có ký tự thứ tư là “K”. Ví dụ: “1C25KAA” (năm 2025, hóa đơn có mã của cơ quan thuế, “AA” là mã nội bộ).

• Nội dung bắt buộc: Bao gồm thông tin cơ quan bán (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin người mua, chi tiết tài sản (tên, số lượng, giá trị), thuế suất GTGT, và chữ ký số.

• Truyền dữ liệu: Hóa đơn phải được truyền đến Cục Thuế ngay khi lập (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ hàng ngày (đối với hóa đơn không có mã).

3. Quy trình lập hóa đơn bán tài sản công

Bước 1: Xác định giao dịch bán tài sản công

• Cơ quan, tổ chức được giao quản lý tài sản công phải tuân thủ quy trình bán, thanh lý theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, bao gồm đấu giá công khai hoặc chuyển nhượng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

• Xác định giá trị tài sản, thuế suất GTGT (thường là 10%, hoặc 8% trong thời gian giảm thuế từ 01/01/2025–30/06/2025 theo Nghị định 180/2024/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Thuế TNDN là gì?

Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn

• Trước khi lập hóa đơn điện tử bán tài sản công, cơ quan phải thông báo phát hành với Cục Thuế qua cổng thông tin (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice).

• Nội dung thông báo bao gồm: ký hiệu hóa đơn (ví dụ: 1C25KAA), số lượng hóa đơn, và mẫu hóa đơn.

Bước 3: Lập hóa đơn bán tài sản công

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, v.v.) để lập hóa đơn.

• Ghi rõ thông tin:

  • Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ, “1C25KAA” (năm 2025, loại hóa đơn bán tài sản công).

  • Thông tin cơ quan bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ (cập nhật theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025, theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).

  • Thông tin người mua: Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.

  • Chi tiết tài sản: Tên tài sản, số lượng, giá trị, thuế suất GTGT.

  • Chữ ký số: Hóa đơn phải được ký số để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 4: Truyền dữ liệu đến Cục Thuế

• Hóa đơn bán tài sản công phải được truyền đến Cục Thuế ngay khi lập (đối với hóa đơn có mã) hoặc định kỳ hàng ngày (đối với hóa đơn không có mã).

• Cục Thuế phản hồi mã giao dịch hoặc thông báo lỗi nếu dữ liệu không đúng định dạng XML. Cơ quan bán phải sửa lỗi trong vòng 2 ngày.

Bước 5: Gửi hóa đơn và lưu trữ

• Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, SMS, hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.

• Lưu trữ hóa đơn trong hệ thống tối thiểu 10 năm, theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo truy xuất dễ dàng khi cơ quan thuế yêu cầu.

>> Tham khảo: Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử thế nào?

4. Điều chỉnh hóa đơn bán tài sản công có sai sót

Nếu hóa đơn bán tài sản công có sai sót (sai thông tin người mua, giá trị, hoặc thuế suất), quy trình điều chỉnh như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh: Cơ quan bán và người mua thỏa thuận, ký biên bản ghi rõ sai sót và thông tin đúng.

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh hóa đơn số [số hóa đơn gốc], ký hiệu [ký hiệu gốc], ngày [ngày lập gốc]”.

• Truyền dữ liệu: Hóa đơn điều chỉnh phải được truyền đến Cục Thuế và gửi cho người mua.

• Lưu trữ: Lưu cả hóa đơn gốc, biên bản điều chỉnh, và hóa đơn điều chỉnh trong 10 năm.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Cập nhật mới về hóa đơn bán tài sản công năm 2025

• Thay đổi ký hiệu hóa đơn: Từ 01/01/2025, ký hiệu HĐĐT sử dụng “25” (ví dụ: 1C25KAA) để phản ánh năm 2025. Cơ quan bán phải phát hành hết hóa đơn năm 2024 trước đó.

• Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn phải theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành, tự động chuẩn hóa qua cơ sở dữ liệu quốc gia.

• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan vi phạm (như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp) có thể bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn bán tài sản công.

• Giảm thuế GTGT: Từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, thuế GTGT giảm 2% (từ 10% xuống 8%) cho một số giao dịch, bao gồm bán tài sản công (trừ các trường hợp không áp dụng như tài chính, bất động sản).

6. Lưu ý khi lập hóa đơn bán tài sản công

• Tuân thủ quy trình đấu giá: Bán tài sản công phải qua đấu giá công khai hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, tránh vi phạm Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.

• Đảm bảo ký hiệu đúng: Ký tự “K” phải được sử dụng để chỉ hóa đơn bán tài sản công, tránh nhầm lẫn với hóa đơn GTGT (ký tự “T”) hoặc hóa đơn bán hàng (ký tự “B”).

• Truyền dữ liệu kịp thời: Sai sót trong truyền dữ liệu có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

• Sử dụng phần mềm uy tín: Các phần mềm như Thái Sơn E-invoice, VNPT Invoice hỗ trợ lập hóa đơn bán tài sản công và tự động cập nhật ký hiệu, định dạng XML.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/