Tổng hợp một số quy định về chữ ký số trên hóa đơn

Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Quy chuẩn về ký hiệu hóa đơn điện tử.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của DN.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hóa đơn xác thực còn có Mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hóa đơn xác thực.

Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

- Để sử dụng loại hóa đơn điện tử này, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

Doanh nghiệp đã có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Trước đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn, ký số gửi đến Cơ quan Thuế để lấy mã xác thực và gửi cho khách hàng.

- Đối tượng sử dụng:

Các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử tự lập.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập tờ khai thuế TNDN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế theo nhận định của chi cục thuế.

– Đối với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.

– Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

– Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/vanportal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.

• Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng thư số.

• Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ ký số mới vào danh sách.

– Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Thông tin quan trọng cần biết về điều kiện DDP tại Incoterms 2020.

Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định sẽ bãi bỏ Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều trên đồng nghĩa rằng, các các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 nữa. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng chuyển đổi hóa đơn điện tử được áp dụng trước ngày 01/07/2022.

Tại Khoản 1, Điều 60 của Nghị định mới này, Chính Phủ cũng quy định từ nay đến ngày 30/6/2022, nếu các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

>> Tham khảo: Thuế TNCN đối với thu nhập vãng lai dưới 2 triệu/lần.

Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

Kết luận

Quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/