Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản

Bước 1 : Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Dù các phần mềm hóa đơn điện tử có thao tác không hoàn toàn giống nhau nhưng về cơ bản các bước tiến hành cũng được thực hiện tương tự như nhau.

Chẳng hạn như doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì bước đầu tiên bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống phần mềm E-invoice thì mới có thể thực hiện việc xuất hóa đơn.

Theo đó, muốn đăng nhập thành công, bạn cần phải điền đầy đủ 03 trường thông tin cơ bản, gồm: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Thực tế, không riêng E-invoice mà hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều sẽ yêu cầu bạn nhập các trường thông tin này.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn chọn ô “Đăng nhập”.

Bước 2: Nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Khi đã đăng nhập thành công, trên giao diện chính phần mềm E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hay chọn một loại hóa đơn nào khác mà bạn đang muốn tạo lập và xuất.

Căn cứ vào Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, ban hành ngày 14/03/2011, Bộ Tài chính đã quy định các hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời các quy định sau:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử phải đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin hóa đơn. Điều này đồng nghĩa rằng, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải vẹn nguyên là thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử, chưa hề qua chỉnh sửa kết từ lần xuất đầu tiên.

Để các doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về điều này, Bộ Tài chính cũng đưa ra tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của thông tin. Cụ thể, đó phải là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thứ hai, các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh những khi cần thiết.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Quy định trên được áp dụng đối với các các hóa đơn điện tử có nhiều trang.

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn

Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất để có thể tạo lập xuất hóa đơn điện tử thành công, bạn cần điền đầy đủ thông tin về hóa đơn được hệ thống yêu cầu.

Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử như E-invoice thì bạn chỉ cần điền đầy đủ tất cả trường thông tin trong lần lập hóa đơn đầu tiên, các lần sau thì một số trường thông tin sẽ được hệ thống điền tự động, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”.

Đây cũng chính là một trong những ưu điểm giúp rút ngắn quy trình tạo lập hóa đơn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực. Do đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sớm thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn số.

>> Tham khảo: Phương pháp hủy hóa đơn điện tử.

Nhấn “Ghi” khi hoàn tất điền thông tin hóa đơn.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Khi này, các kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Khi đã việc ký số hoàn thành thì việc lập hóa đơn cũng được coi như đã hoàn tất.

Thêm một ưu điểm nữa khi sử dụng hóa đơn phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice, ngay sau khi bạn nhấn xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn này đến cho khách hàng của doanh nghiệp theo phương thức Email hoặc SMS, tùy doanh nghiệp cài đặt.

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/