Hóa đơn bán lẻ áp dụng với đối tượng nào?

Hóa đơn bán lẻ là một loại hóa đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng trong các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối, thường không yêu cầu thông tin người mua như mã số thuế hay địa chỉ.

Tại Việt Nam, hóa đơn bán lẻ được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2022), sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025), và hướng dẫn chi tiết bởi Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025).

1. Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là hóa đơn điện tử được lập cho các giao dịch bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng cá nhân, thường không cần ghi đầy đủ thông tin người mua như hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) thông thường.

Hóa đơn bán lẻ có thể là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế của doanh nghiệp. Đặc điểm chính của hóa đơn bán lẻ bao gồm:

• Đối tượng sử dụng: Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim, hoặc vận tải hành khách.

• Nội dung đơn giản hóa: Không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, hoặc chữ ký người mua, trừ trường hợp người mua yêu cầu.

• Khởi tạo từ máy tính tiền: Từ 01/7/2022, nhiều trường hợp bán lẻ bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Quy định pháp luật về hóa đơn bán lẻ

2.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử: Tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đặc biệt (như khu vực không có kết nối internet, được cơ quan thuế chấp thuận).

• Sử dụng máy tính tiền: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các cơ sở bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí) phải sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để lập hóa đơn. Điều này áp dụng đặc biệt cho:

  • Hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (theo Luật Quản lý thuế 2019).

  • Doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa/dịch vụ trực tiếp (trừ ô tô, mô tô).

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn bán lẻ được lập ngay tại thời điểm hoàn thành giao dịch (chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ), không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với dịch vụ vận tải hành khách hoặc vui chơi giải trí, hóa đơn có thể được lập tổng hợp vào cuối ngày.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2.2. Thông tư 32/2025/TT-BTC

• Nội dung hóa đơn bán lẻ:

  • Ghi rõ thông tin hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền).

  • Không bắt buộc ghi thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế) trừ khi khách hàng yêu cầu.

  • Đối với xăng dầu bán lẻ: Không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, hoặc chữ ký người mua.

  • Ký hiệu hóa đơn: Ví dụ, 01GTKT (hóa đơn GTGT từ máy tính tiền) hoặc 02GTTT (hóa đơn bán hàng).

• Chuyển dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn bán lẻ phải được chuyển đến cơ quan thuế ngay sau khi lập, thông qua máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận.

• Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn bán lẻ có sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, kèm thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT.

>> Tham khảo: Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn điều kiện thanh toán không tiền mặt để được khấu trừ thuế.

2.3. Luật Quản lý thuế 2019

• Yêu cầu kê khai thuế dựa trên hóa đơn bán lẻ phải đúng kỳ kê khai (tháng/quý).

• Xử phạt vi phạm (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP): Không lập hóa đơn bán lẻ đúng thời hạn hoặc không chuyển dữ liệu có thể bị phạt từ 4-8 triệu đồng.

3. Quy trình lập hóa đơn bán lẻ

Quy trình lập hóa đơn bán lẻ bao gồm các bước sau:

• Ghi nhận giao dịch: Tại thời điểm bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp ghi nhận thông tin giao dịch (sản phẩm, số lượng, giá cả).

• Lập hóa đơn điện tử:

  • Sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn Einvoice, Viettel Money).

  • Ghi rõ thông tin hàng hóa/dịch vụ, tổng giá trị, thuế suất (nếu áp dụng).

  • Nếu khách hàng không yêu cầu, hóa đơn không cần ghi thông tin người mua.

• Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế: Dữ liệu hóa đơn được gửi qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.

• Cung cấp hóa đơn cho khách hàng:

  • Hóa đơn có thể được gửi qua email, ứng dụng, hoặc in bản giấy nếu khách hàng yêu cầu.

  • Đối với dịch vụ bán lẻ như xăng dầu, khách hàng thường nhận biên lai từ máy tính tiền.

• Lưu trữ: Hóa đơn bán lẻ phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn bán lẻ

• Sử dụng máy tính tiền:

  • Doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp (siêu thị, nhà hàng, v.v.) phải sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng hạ tầng, cần báo cáo cơ quan thuế để được hỗ trợ, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

  • Hóa đơn từ máy tính tiền phải có ký hiệu 01GTKT hoặc 02GTTT, tuân thủ Phụ lục Thông tư 32/2025/TT-BTC.

• Thời điểm lập hóa đơn:

  • Hóa đơn bán lẻ phải được lập ngay tại thời điểm giao dịch, trừ trường hợp tổng hợp cuối ngày (như dịch vụ vận tải hành khách).

  • Không được lùi ngày lập hóa đơn, nếu ký số khác thời điểm lập, phải gửi dữ liệu trong ngày làm việc tiếp theo.

• Xử lý sai sót:

  • Nếu hóa đơn bán lẻ có sai sót (như sai số tiền, sản phẩm), doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, kèm thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT.

  • Một hóa đơn thay thế có thể sửa nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

• Khuyến khích lấy hóa đơn:

  • Cơ quan thuế phối hợp với Hội Bảo vệ người tiêu dùng để khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn bán lẻ, nhằm tăng minh bạch và giảm gian lận thuế.

• Địa chỉ trên hóa đơn:

  • Từ 01/7/2025, địa chỉ trên hóa đơn (nếu ghi) phải theo đơn vị hành chính mới sau sáp nhập, theo Nghị quyết 202/2025/QH15.

• Xử lý vi phạm:

  • Không lập hóa đơn bán lẻ đúng thời hạn, không chuyển dữ liệu, hoặc làm giả hóa đơn có thể bị phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

>> Tham khảo: Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/