Quy định con dấu doanh nghiệp trên hóa đơn

Tại Điều 16, Thông tư 39/2019/TT-BTC lập hóa đơn quy định tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”.

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

>> Tham khảo: Khấu trừ thuế với hóa đơn bán hàng thế nào? 

Theo Điều 17, Thông tư 39/2019 TT-BTC, trong trường hợp:

“Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm). Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.”

Khi lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn thì trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai.

Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trong mục 1 của bài viết, ta có thể thấy việc đóng dấu trên hóa đơn của doanh nghiệp là điều bắt buộc với hóa đơn giấy. Vậy theo những quy định và thay đổi mới về sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay, loại hóa đơn nào sẽ không cần đóng dấu?

Chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Tại Khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau:

“Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu.

Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử

Căn cứ theo nội dung tại Điểm b, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể phát hành và sử dụng các loại hóa đơn điện tử không được đóng dấu và chữ ký trong một số trường hợp nhất định.

Những vậy các loại hóa đơn không cần bắt buộc phải đóng dấu hiện nay là hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy đã trình bày ở trên.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/