Giải trình với cơ quan thuế thế nào?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 37, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trong các trường hợp sau:

Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Hành vi vi phạm hành chính được quy định tại Điều 16, Điều 17, Điều 18; Khoản 3, Điều 20; Khoản 7, Điều 21; Điều 22 và Điều 28 của Nghị định này.

 Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được thực hiện theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 23, Thông tư 166/2013/TT-BTC, thủ tục giải trình đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

“1. Đối với tổ chức, cá nhân có hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn bị xử phạt theo tỷ lệ phần trăm (%) quy định tại Điều 107 Luật quản lý thuế; hành vi trốn thuế bị xử phạt theo số lần thuế trốn theo quy định tại Điều 108 Luật quản lý thuế; hành vi không trích chuyển tiền trong tài khoản của người nộp thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế quy định tại Điều 114 Luật quản lý thuế bị lập biên bản vi phạm hành chính về thuế thì tổ chức, cá nhân vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

>> Tham khảo: 7 Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp.

Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm trước khi ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp cá nhân, tổ chức không có yêu cầu giải trình trong thời hạn quy định tại Khoản 3 Điều này.”

Theo quy định pháp luật, hiện có 2 hình thức giải trình về thuế chủ yếu là giải trình bằng văn bản và giải trình trực tiếp. Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 23, Thông tư 166/2013/TT-BTC, thủ tục và thời hạn giải trình được quy định như sau:

“a) Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản: tổ chức, cá nhân vi phạm hành chính thuế phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính thuế trong thời hạn không quá 05 ngày, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền xử phạt có thể gia hạn thêm không quá 05 ngày theo đề nghị của tổ chức, cá nhân vi phạm. Trường hợp, người có thẩm quyền xử phạt đồng ý gia hạn giải trình cho tổ chức, cá nhân vi phạm thì phải thể hiện bằng văn bản.

Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính về thuế tự mình hoặc ủy quyền cho người đại diện hợp pháp của mình thực hiện giải trình bằng văn bản.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

b) Đối với trường hợp giải trình trực tiếp: cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính thuế phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính về thuế.

Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.

Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về thuế tổ chức phiên giải trình trực tiếp và có trách nhiệm nêu căn cứ pháp lý và tình tiết, chứng cứ liên quan đến hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả dự kiến áp dụng đối với hành vi vi phạm của người vi phạm.

Cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính về thuế, người đại diện hợp pháp của họ có quyền tham gia phiên giải trình và đưa ra ý kiến, chứng cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ thì các bên phải ký vào từng tờ biên bản. Biên bản này phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính về thuế và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.”

Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn còn đang sử dụng hóa đơn giấy và gặp phải nhiều hạn chế, bất cập.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về bảng kê mua hàng.

Thứ nhất, thủ tục khi muốn đăng ký, phát hành hóa đơn giấy hiện khá rườm rà, phải qua nhiều công đoạn và tốn không ít thời gian cũng như chi phí. Điều này sẽ khiến cho kế toán của doanh nghiệp phải làm việc nhiều với cường độ cao nhưng hiệu quả mang lại đôi khi không thật sự như mong muốn.

Chẳng hạn như khi doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành các thủ tục tối thiểu như sau:

– Nộp đơn đề nghị xin hóa đơn đỏ

– Đợi khoảng 7 ngày để chờ quyết định phê duyệt hay từ chối từ cơ quan thuế

– Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in,…

– Đem mẫu đăng ký tới xưởng in để đặt in theo một số lượng nhất định để sử dụng.

Hạn chế thứ hai mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi dùng hóa đơn giấy là tốn nhiều thời gian và công sức. Bởi, ngoài việc phải mất nhiều thời gian đăng ký phát hành hóa đơn giấy để được sử dụng thì các kế toán khi dùng hóa đơn giấy phải tự tay viết hóa đơn, tiến hành gửi hóa đơn đến cho khách hàng,… Đó còn chưa kể trường hợp có sai sót xảy ra thì tiến hành các thủ tục sửa, hủy bỏ, lập lại,… để khắc phục lỗi.

Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán và doanh nghiệp luôn phải rất cẩn thận vì bất cứ khi nào các rủi ro như: thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn,… đều có thể xảy ra. Với những hóa đơn quan trọng thì doanh nghiệp thậm chí sẽ phải tổn thất rất lớn nếu một trong những rủi ro trên xảy ra.

Thực tế, đa số doanh nghiệp tới thời điểm này đều đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và nhận lại được rất nhiều lợi ích lớn:

– Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn được tiến hành đơn giản, nhanh chóng, thực hiện ngay trên cổng thông tin online của Tổng cục Thuế. Theo đó, các kế toán doanh nghiệp không cần phải chuẩn bị, in ấn hồ sơ rồi mang tới tận cơ quan thuế trực thuộc nộp như trước đây. Doanh nghiệp chỉ phải chờ 1-2 ngày sau khi nộp hồ sơ thông báo phát hành là đã có kết quả từ cơ quan thuế và được sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian mà vẫn nâng cao hiệu quả làm việc cho kế toán.

– Rút ngắn quy trình lập, xuất hóa đơn. Không chỉ vậy, hệ thống hóa đơn điện tử thông minh còn giúp phát hiện và cảnh báo lỗi sai đến kế toán nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra khi xuất hóa đơn,… giảm thiểu áp lực lỗi sai hóa đơn cho kế toán.

>> Tham khảo: Cách tính thuế TNCN cho thuê tài sản.

– Giảm thiểu tối đa chi phí hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Các chi phí như giấy in, mực in, phí vận chuyển, lưu trữ hóa đơn,… đã được cắt giảm hoàn toàn.

Có thể khẳng định rằng: hóa đơn điện tử hiện là xu hướng tất yếu của thời đại số mà mọi doanh nghiệp đều nên sử dụng.

Một lý do nữa mà các doanh nghiệp nên nhanh chóng hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là bởi việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được luật hóa. Cụ thể tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC, được ban hành mới đây nhất của Bộ Tài chính, đã khẳng định như sau: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử”. 

Như vậy, từ 01/11/2020 thì việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là quy định bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Những trường hợp chậm trễ chuyển đổi sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/