Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thế nào?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một phần quan trọng trong quản lý thuế tại Việt Nam, giúp cơ quan thuế (CQT) theo dõi, kiểm soát việc lập, sử dụng và lưu trữ hóa đơn, từ đó đảm bảo minh bạch giao dịch kinh tế và chống gian lận thuế. Trước năm 2025, doanh nghiệp phải nộp báo cáo định kỳ hàng quý hoặc tháng, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tuy nhiên, với sự phát triển của hóa đơn điện tử (HĐĐT), quy định đã thay đổi lớn từ ngày 1/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Giờ đây, khái niệm "báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn" chủ yếu được thay thế bằng việc chuyển dữ liệu điện tử tự động đến CQT, giảm gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp.

Điều này phản ánh chiến lược số hóa thuế của Chính phủ, với hơn 95% doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử tính đến tháng 10/2025. Bài viết sẽ phân tích cơ sở pháp lý, các thay đổi mới, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện, mẫu báo cáo và lưu ý, giúp doanh nghiệp tuân thủ hiệu quả mà không lo phạt vi phạm lên đến 20 triệu đồng.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hàng biếu tặng.

1. Cơ sở pháp lý về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Cơ sở pháp lý chính được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành 20/3/2025, hiệu lực 1/6/2025).

Nghị định 70 sửa 40/61 điều, tập trung đơn giản hóa thủ tục, bổ sung đối tượng và tích hợp công nghệ số. Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành 31/5/2025) hướng dẫn chi tiết, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhấn mạnh chuyển dữ liệu điện tử thay vì báo cáo giấy.

Theo Điều 22 Nghị định 123 (sửa bởi Nghị định 70), người bán phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến CQT qua Cổng thông tin điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.

Điều này thay thế báo cáo truyền thống, trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn giấy.

Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 91) cũng quy định trách nhiệm báo cáo cho các đối tượng rủi ro cao.

Các thay đổi nhằm giảm thủ tục, với dữ liệu tự động hóa giúp CQT phân tích thời gian thực, phát hiện sai sót sớm.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn thay thế.

2. Các thay đổi mới từ năm 2025: Không cần nộp báo cáo riêng cho hầu hết

Một điểm nổi bật của Nghị định 70 là bãi bỏ yêu cầu nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho hầu hết doanh nghiệp.

Cụ thể, từ 1/6/2025, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT không phải nộp báo cáo riêng, vì dữ liệu được chuyển tự động (Điều 22, khoản 1 Nghị định 70).

Đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (bắt buộc với doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm hoặc ngành bán lẻ), dữ liệu chuyển ngay lập tức hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo (Điều 11 Nghị định 70).

Nhà cung cấp nước ngoài (thương mại điện tử) phải chuyển bảng tổng hợp chậm nhất theo thời hạn kê khai thuế GTGT. Thay đổi này giảm 70% thời gian hành chính, giúp doanh nghiệp tập trung kinh doanh.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

3. Đối tượng và nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đối tượng chính bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 2 Nghị định 123, sửa bởi Nghị định 70).

Bổ sung: Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh trên nền tảng số phải báo cáo dữ liệu hóa đơn điện tử (Điều 22, khoản 1).

Nội dung báo cáo (nay là dữ liệu chuyển) bao gồm:

• Số lượng hóa đơn điện tử lập, sử dụng, điều chỉnh/thay thế.

• Doanh thu, thuế GTGT từ HĐ.

• Sai sót phát hiện và xử lý (biên bản điều chỉnh theo Điều 19).

• Dữ liệu từ máy tính tiền: Tên hàng, số lượng, giá, thời điểm lập.

Đối với điều chỉnh, sử dụng bảng kê các HĐ sai (Điều 19, khoản 4). Nhà cung cấp nước ngoài báo cáo tổng hợp doanh thu, thuế khấu trừ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. quy trình thực hiện

Quy trình chuyển dữ liệu (thay báo cáo):

• Đăng ký: Gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua hoadondientu.gdt.gov.vn.

• Lập dữ liệu: Tự động từ phần mềm HĐĐT (XML chuẩn).

• Chuyển: Qua Cổng CQT hoặc nhà cung cấp (Điều 22a Nghị định 70). Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cho máy tính tiền.

• Xác nhận: CQT gửi phản hồi điện tử.

• Lưu trữ: Giữ dữ liệu 5 năm (Luật Kế toán).

Đối với nhà cung cấp nước ngoài, sử dụng cổng riêng. Phần mềm như Thái Sơn Einvoice hỗ trợ tự động chuyển, giảm lỗi.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Thời hạn nộp và cách nộp báo cáo

Thời hạn linh hoạt hơn:

• Hóa đơn điện tử thông thường: Chuyển ngay khi lập hoặc theo thỏa thuận.

• Máy tính tiền: Chậm nhất ngày làm việc sau.

• Nhà cung cấp nước ngoài: Chậm nhất thời hạn kê khai thuế GTGT (tháng/quý).

Cách nộp: Ưu tiên điện tử qua Cổng Tổng cục Thuế hoặc tổ chức trung gian (Điều 15-16 Nghị định 70). Không cần giấy tờ thủ công trừ hóa đơn giấy (nộp trực tiếp Chi cục Thuế).

6. Lưu ý quan trọng và chế tài xử phạt

Lưu ý:

• Không chuyển dữ liệu kịp thời: Phạt 10-20 triệu đồng (Nghị định 125/2020).

• Sai sót: Phải điều chỉnh kèm biên bản (Điều 19), tránh hủy HĐ.

• Hộ kinh doanh nhỏ: Hỗ trợ miễn phí từ CQT.

• Tích hợp phần mềm: Chọn nhà cung cấp uy tín để tự động hóa.

Chế tài: Vi phạm chuyển dữ liệu dẫn đến cưỡng chế thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 16 Nghị định 70).

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Kết luận

Với Nghị định 70/2025, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đã chuyển từ thủ công sang điện tử, mang lại lợi ích lớn: Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng minh bạch.

Doanh nghiệp cần cập nhật nhanh để tránh phạt, đồng thời tận dụng công nghệ như phần mềm hóa đơn điện tử. Theo dõi gdt.gov.vn để có hướng dẫn mới. Chuyển đổi này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh trong nền kinh tế số.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/