Những lỗi thường gặp khi tạo lập hóa đơn

Khi khởi tạo hóa đơn, một số lỗi thường phát sinh như:

Sai địa chỉ doanh nghiệp,

Sai mã số thuế.

Thiếu nội dung theo quy định về hóa đơn.

>> Tham khảo: Trường hợp được hủy hóa đơn được quy định thế nào? 

Những sai sót này tuy không lớn nhưng cũng gây mất thời gian và tốn kém chi phí để xử lý cho doanh nghiệp.

Theo như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC , Điều 20 quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập như sau:

Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.

Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Để giảm thiểu các sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn, các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc quản lý hóa đơn chứng từ kế toán bằng phần mềm còn đem lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.

>> Tham khảo: Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.

Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice đã được cập nhật một loạt tính năng mới đáp ứng quy định tại thông tư 78 mới ban hành năm vừa qua đồng thời đem đến những tiện ích bất ngờ đối với những khách hàng đang sử dụng dịch vụ của ThaiSonSoft.

Bên cạnh các chức năng đối với hóa đơn điện tử, E-invoice cập nhật chức năng xử lý hóa đơn giấy. Ngoài ra, phần mềm còn xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục thuế, Bộ Tài chính.

>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử.

Với việc cập nhật các tính năng mới của E-invoice, ThaisonSoft không chỉ hỗ trợ khách hàng trong giai đoạn áp dụng hóa đơn điện tử mà còn tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế. Theo đó, E-invoice là phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp hóa, giúp cho khách hàng an tâm khi sử dụng.

Theo quy định pháp luật thì các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 02 file ở định dạng PDF và XML. Trong đó:

File XML được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.

File ở dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.

Với quy định trên thì file XML chính là bản định dạng quan trọng thể hiện đầy đủ về hóa đơn điện tử, tương đương như hóa đơn gốc bản giấy. Do đó, trong lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử cần hết sức cẩn trọng, tuyệt đối không sửa chữa sau khi xuất file lần đầu để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

Hiện nay, người sử dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice có thể dễ dàng thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn thông qua bản cập nhật mới này. Một số tính năng mới như:

Cập nhật ký hiệu mẫu số, số hóa hóa đơn điện tử.

Phát hành hóa đơn, đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn theo Thông tư 78.

Cấp số hóa đơn mới.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chính là một trong những tiêu thức nội dung cần phải có trong mỗi hóa đơn điện tử.

Tại khoản 1, Điều 3, Nghị định , khái niệm hóa đơn điện tử được giải thích là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử.

>> Tham khảo: Hóa đơn tự in là gì? Doanh nghiệp được sử dụng đến khi nào?

Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được hiểu là ký tự có một chữ số tự nhiên, là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4. Nhằm phản ánh các loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn điện tử bán hàng.

Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/