Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đủ nội dung gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) hợp lệ là hóa đơn được lập, phát hành và quản lý đúng quy định pháp luật, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được cơ quan thuế chấp nhận để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hạch toán chi phí.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/6/2025), nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc, định dạng chuẩn XML, chữ ký số hợp pháp và kết nối với cơ quan thuế.

Một hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế, tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ hoặc truy thu thuế. Bài viết phân tích chi tiết nội dung bắt buộc, mẫu hóa đơn chuẩn, các trường hợp đặc biệt và hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ theo quy định mới nhất đến tháng 10/2025.

>> Tham khảo: Quy trình kê khai thuế GTGT.

1. Cơ sở pháp lý về nội dung hóa đơn điện tử

Các văn bản pháp luật quy định nội dung hóa đơn điện tử hợp lệ bao gồm:

• Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14: Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Quy định chi tiết nội dung, ký hiệu, định dạng hóa đơn điện tử.

• Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC): Hướng dẫn mẫu hóa đơn, nội dung bắt buộc, ký hiệu.

• Thông tư 39/2018/TT-BTC: Quy định về hóa đơn từ máy tính tiền.

• Quyết định 1450/2021/QĐ-TCT: Hướng dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Theo Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, định dạng XML chuẩn, chữ ký số hợp pháp và mã QR (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 (cập nhật bởi Thông tư 32/2025), hóa đơn điện tử phải có các tiêu thức bắt buộc sau (thể hiện bằng tiếng Việt, số Ả-rập; ngoại tệ phải ghi tỷ giá quy đổi VND):

- Bắt buộc:

+ Tên hóa đơn (ví dụ: “Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử”).

+ Ký hiệu hóa đơn (6 ký tự: loại hóa đơn + năm + mã cơ quan thuế, theo Thông tư 78).

+ Số hóa đơn (duy nhất, tự động tăng dần).

+ Ngày lập hóa đơn.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán (hoặc ký hiệu giao dịch nếu ủy nhiệm).

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (có thể rút gọn nếu dài, ví dụ: “TP” thay “Thành phố”; không bắt buộc tên/địa chỉ nếu bán lẻ cho cá nhân không yêu cầu).

+ Hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế), thuế suất GTGT (0%, 5%, 10%), tổng tiền thuế, tổng thanh toán (bằng VND).

+ Chữ ký điện tử của người bán (và người mua nếu là cơ sở kinh doanh).

- Không bắt buộc (tùy chọn): Phương thức thanh toán; thông tin ngân hàng; mã số chứng từ khác; ghi chú.

Đối với bán ngoại tệ: Ghi nguyên tệ và tỷ giá (nếu nộp thuế bằng ngoại tệ, không quy đổi VND). Hóa đơn thương mại điện tử phải tuân thủ định dạng XML chuẩn của cơ quan thuế.

3. Các trường hợp đặc biệt về nội dung

• Người mua không lấy hóa đơn:

  • Ghi: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp MST”.

  • Vẫn phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin người bán.

>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.

• Hóa đơn từ máy tính tiền:

  • Không cần đầy đủ nội dung người mua.

  • Phải có mã tra cứu hoặc mã cơ quan thuế.

  • Được in hoặc gửi qua SMS/email.

• Hóa đơn điều chỉnh/thay thế:

  • Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”.

  • Lập riêng, không sửa trực tiếp hóa đơn cũ.

• Hóa đơn xuất khẩu:

  • Sử dụng hóa đơn thương mại điện tử.

  • Thuế suất 0%, ghi rõ điều kiện giao hàng (FOB, CIF).

4. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp và người mua có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ qua các cách:

• Quét mã QR: Dùng app Einvoice, MISA, VNPT → hiển thị thông tin chi tiết.

• Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

  • Nhập: Số hóa đơn + MST người bán + Mã xác thực.

• Kiểm tra chữ ký số: Dùng phần mềm kiểm tra chữ ký (iCA, Viettel-CA).

• Xác minh dữ liệu XML: So sánh với chuẩn của Tổng cục Thuế.

Hóa đơn điện tử không hợp lệ nếu: Thiếu chữ ký số, sai định dạng XML, không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh gấp rút chuẩn bị gì trước thềm xóa bỏ thuế khoán?

5. Lợi ích của hóa đơn điện tử hợp lệ

• Được khấu trừ thuế GTGT: 100% nếu đúng quy định.

• Hạch toán chi phí hợp lý: Được cơ quan thuế chấp nhận.

• Tránh phạt: Từ 5–50 triệu đồng nếu lập sai.

• Tăng uy tín: Với khách hàng, đối tác.

• Lưu trữ dễ dàng: 10 năm dưới dạng điện tử.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

6. Hướng dẫn lập hóa đơn hợp lệ trên phần mềm

1. Chọn mẫu hóa đơn → Đúng loại (GTGT, bán hàng).

2. Nhập đầy đủ thông tin → Kiểm tra MST người mua.

3. Tính toán tự động → Thuế, tổng tiền.

4. Ký số → Bắt buộc.

5. Gửi dữ liệu → Cơ quan thuế cấp mã (nếu có).

6. Gửi cho người mua → Email/SMS.

7. Lưu trữ → Tự động trên đám mây.

Phần mềm đề xuất: Einvoice Thái Sơn, MISA meInvoice, VNPT Invoice.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/