Tổng hợp 3 quy định mới về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý

1. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 5 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, định kỳ 6 tháng một lần, các tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần sử dụng Mẫu số 3 Phụ lục ban hành theo Thông tư này để báo cáo lên cơ quan thuế các nội dung gồm: Danh sách đơn vị sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức.

Từ 1/11/2020, thay vì báo cáo 6 tháng 1 lần về việc truyền hóa đơn điện tử thì tại Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC, việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế được quy định:

“1. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).”

Tại Khoản 2 của Điều này, có 2 hình thức để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử gồm:

Hình thức 1: Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này), áp dụng với các trường hợp thuộc lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, bảo hiểm, bán hàng hóa điện, nước sạch, xăng dầu,…

Hình thức 2: Được quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư này, gồm các trường hợp khác. Cụ thể, người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung thì đồng thời gửi cho người mua và cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo các nội dung hướng dẫn tại hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hóa đơn điện tử diễn ra ngày 5/11/2019, trong thời gian Thông tư 32/2011/TT-BTC vẫn còn hiệu lực (đến hết ngày 31/10/2020) thì căn cứ để doanh nghiệp thực hiện kê khai nộp thuế vẫn là ngày lập trên hóa đơn điện tử. Tức là khi đó hóa đơn điện tử có ngày lập và chữ ký số thì kể cả ngày lập và ngày ký số không trùng nhau vẫn hợp lệ.

Từ ngày 1/11/2020 trở đi, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực, các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo Khoản 1e, Điều 3: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, kể từ khi Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực, hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có ngày lập và ngày ký số trùng nhau.

>> Tham khảo: Hướng dẫn nộp lại quyết toán thuế TNDN.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho các mục đích:

Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình.
Phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và được đóng dấu, có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định sẽ có giá trị pháp lý.

Từ ngày 1/11/2020 trở đi, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ.

Từ ngày 1/11/2020 trở đi, các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy sẽ áp dụng theo Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử hợp pháp vẫn được chuyển đổi sang chứng từ giấy.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, không có hiệu lực thanh toán, giao dịch, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Kết luận

Để được tư vấn triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/