Hướng dẫn sử dụng chữ ký số

Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng cần phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành.

>> Tham khảo: Cách cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.

Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dùng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong các tổ chức quy định dưới đây:

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

– Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

>> Tham khảo: Thuế TNCN đối với người nước ngoài.

Như vậy, bài viết trên đây đã giới thiệu đến bạn cách sử dụng chữ ký số làm sao để đảm bảo an toàn hiện nay.

Ngoài việc biết cách sử dụng chữ ký số sao cho an toàn thì các doanh nghiệp cũng cần phải ưu tiên lựa chọn những sản phẩm chữ ký số đến từ các thương hiệu uy tín như ThaiSonSoft.

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là tiêu thức nội dung nhất định, không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của mỗi hóa đơn số khi lập và xuất.

Điều này đã được quy định rất rõ tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Cụ thể hơn về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán cũng được Bộ Tài chính quy định trong điểm đ, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Cụ thể:

– Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; còn nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Với người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.

– Với những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán và người mua thì sẽ được áp dụng theo quy định tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

>> Tham khảo: Khái niệm Pick-up trong xuất nhập khẩu.

Để có thể tiến hành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử qua Extension EINVOICE Signing, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.

Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.

Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.

>> Tham khảo: Thuế TNCN khấu trừ tại nguồn khi nào?

Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.

Chọn mục “Quản lý ký số hóa đơn” để thực hiện ký chữ ký số.

Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.

Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).

Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.

Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.

Chọn ô “Ký hóa đơn” để tiến hành ký số lên hóa đơn.

Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.

Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách lập hóa đơn chiết khấu thương mại.

Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công hay không.

Trường hợp khi bạn đã thực hiện đầy đủ 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.

Lưu ý rằng, cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft. Với các phần mềm hóa đơn điện tử khác, thao tác ký số lên hóa đơn cũng sẽ được tiến hành tương tự.

Hiện nay, ThaiSonSoft chính là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số uy tín, được phần lớn các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam lựa chọn sử dụng.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/