Cách xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào

1. Quy trình xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào

Bạn có thể tham khảo quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc

Kế toán bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn đầu vào, ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong thời gian nào. Người đại diện lập biên bản ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Người bán in liên 1, ký và đóng dấu để xác nhận bản sao

Nếu liên 2 hóa đơn bị mất, người bán có thể in liên 1 của hóa đơn ra một bản sao sau đó xin chữ ký người đại diện pháp luật của bên bán, đóng dấu để xác nhận và giao bản sau này cho người mua. Người mua có thể sử dụng bản sao này làm chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.

Bước 3: Nộp báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế

Lưu ý: Nếu nguyên nhân làm mất hóa đơn đầu vào là do bên thứ ba thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và chịu phạt.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn.

2. Giải pháp hạn chế rủi ro trong lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn điện tử đang là giải pháp quản lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán an toàn và hiệu quả nhất hiện nay. Việc nhanh chóng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp hữu hiệu giúp xóa bỏ nỗi lo làm mất, cháy, hỏng hóa đơn cho cả hai bên doanh nghiệp mua và bán. Không những vậy, hóa đơn điện tử khi được ứng dụng vào chu trình kinh doanh còn gia tăng nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sử dụng:

• Tiết kiệm lên đến 3.000 tỷ đồng mỗi năm;

• Giảm thiểu tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn so với hóa đơn giấy;

• Cắt giảm hơn 70% các bước trong quy trình phát hành HĐĐT;

• Hạn chế gần 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn;

• Rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn;

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Mặt khác, theo quy định pháp luật hiện hành, việc áp dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Do đó, các đơn vị kinh doanh nên chủ động, sớm thực hiện chuyển đổi để gia tăng lợi ích cho đơn vị mình.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/