Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử 2023

 Tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

– Thứ nhất, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên.

– Thứ hai, bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định trên.

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc dưới đây:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, quản lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? 

- Doanh nghiệp được tự lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù riêng và khả năng công nghệ nhưng phải đảm bảo tối thiểu 3 yêu cầu:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ thông tin: Thông tin tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt quá trình thực hiện bảo quản, lưu trữ.

- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời gian quy định theo pháp luật về kế toán.

- Hóa đơn điện tử lưu trữ phải in được ra bản giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ có thể tiêu hủy nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, để đảm bảo tính hợp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng thì các hóa đơn khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Thứ nhất, nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải có thể truy cập và sử dụng được mỗi khi cần tham chiếu.

– Thứ hai, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép. Đồng thời phải thể hiện chính xác nội dụng hóa đơn điện tử gốc.

– Thứ ba, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo cách thức nhất định, có thể xem được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Thứ tư, hóa đơn điện tử lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi được tạo ra.

Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn dịch vụ ăn uống.

Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử dùng đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập.

Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cục thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft.

Thái Sơn có hơn 17 năm trong lĩnh vực phần mềm và đã khá nổi tiếng với những sản phẩm của mình như Ecus, Ebh hay Cloud Office…

Đối với phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Thái Sơn đã có bề dày kinh nghiệm hình thành trong nhiều năm khi phục vụ nhiều đối tượng khách hàng trong nước cũng như doanh nghiệp quốc tế đang đầu tư tại Việt Nam (FDI).

Kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều loại hình doanh nghiệp với nhu cầu đa dạng và công nghệ khác nhau là một sự đảm bảo cho chất lượng triển khai dịch vụ nhanh chóng và ổn định của Công ty Thái Sơn.

>> Tham khảo:  Gzone6, KDHay, Camtruyen, Logarid, Truyenthu.

Vì vậy, đội ngũ phát triển nội dung của hoadondientu.edu.vn đánh giá đây là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và là lựa chọn hàng đầu hiện nay.

Kết luận

Để nhận được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/