Thủ tục đặt hóa đơn tự in lần đầu cho doanh nghiệp

Về trình tự thủ tục đặt in hóa đơn GTGT, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập mẫu 3.14 về sử dụng hóa đơn đặt in

Doanh nghiệp thực hiện lập mẫu 3.14 theo hướng dẫn trên và nộp tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:

Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định

Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:

Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.

Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Thực hiện các thủ tục để cán bộ thuế đến kiểm tra

Khi cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thủ tục sau:

Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, đăng ký mẫu dấu và dấu tròn.

Doanh nghiệp phải có bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ,… chứng minh doanh nghiệp hoạt động.

Văn bản xác nhận về quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp là hợp pháp: Hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng, giấy chứng nhận sử dụng đất,…

Hợp đồng mua bán/cung cấp hàng hóa, dịch vụ để chứng minh doanh nghiệp có giao dịch mua bán với khách hàng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Làm thủ tục đặt in hóa đơn

Doanh nghiệp liên hệ với nhà in và cung cấp các thông tin để đặt in hóa đơn:

Đơn vị in phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in.

Doanh nghiệp trao đổi và cung cấp các thông tin về mẫu hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, giá cả đặt in,…

Sau khi cục thuế đồng ý cho đặt in, doanh nghiệp liên hệ lại với nhà in để ký hợp đồng in.

Để đặt in hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau:

Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh.

Giấy giới thiệu của công ty có ghi tên người được ủy quyền để đặt in hóa đơn.

Chứng minh thư photo của Giám đốc công ty.

Chứng minh thư nhân dân của người đi đặt in hóa đơn.

>> Tham khảo: Quy định mức giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN.

Người được cử đi đặt in hóa đơn cầm bộ hồ sơ trên đến đơn vị đặt in để làm hợp đồng in hóa đơn. Theo thời gian hẹn trên hợp đồng, doanh nghiệp cử người đến lấy hóa đơn, hoàn tất thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu.

Trên đây là hướng dẫn hướng dẫn lập mẫu 3.14 đặt in hóa đơn và thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp. Đây là biểu mẫu quan trọng để đề nghị sử dụng hóa đơn cho các doanh nghiệp mới thành lập nên doanh nghiệp cần lưu ý để làm thủ thủ tục đúng quy định.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/