Quản lý hóa đơn đầu vào với ba cách phổ biến

1. In hóa đơn điện tử để lưu trữ

Sau khi nhận hóa đơn điện tử từ phía nhà cung cấp, kế toán có thể in ra giấy để lưu trữ hóa đơn đầu vào. Đây là cách quản lý, lưu trữ thủ công nhưng được nhiều kế toán lựa chọn.

• Ưu điểm:

Dễ dàng thực hiện, thao tác đơn giản, không lo bị mất dữ liệu như phương pháp sử dụng email.

• Hạn chế:

Tốn kém thời gian, chi phí giấy in ấn, lưu trữ.

Việc lưu trữ thủ công bằng giấy tờ thường kém khoa học và vẫn tiềm ẩn nguy cơ bị thất lạc hóa đơn.

Khó khăn khi thực hiện tra cứu hóa đơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu bằng file ảnh

Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…

Ưu điểm: Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.

Hạn chế:

Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.

Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.

Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.

Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc. Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.

>> Tham khảo: Báo cáo hóa đơn hộ kinh doanh.

Kết luận

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://einvoice.vn/