Quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử (HĐĐT) đến cơ quan thuế là một phần quan trọng của hệ thống quản lý thuế hiện đại tại Việt Nam.

Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp mà còn góp phần minh bạch hóa giao dịch, chống thất thu thuế và hỗ trợ quản lý kinh tế hiệu quả.

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã mang đến nhiều thay đổi đáng kể, thúc đẩy việc kết nối dữ liệu thời gian thực, đặc biệt với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Bài viết này sẽ phân tích quy định hiện hành nhằm giúp doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ để tuân thủ đúng pháp luật.

>> Tham khảo: Kê khai thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

1. Khái Niệm Và Ý Nghĩa Của Việc Chuyển Dữ Liệu Hóa Đơn Điện Tử

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế là quá trình người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ truyền thông tin hóa đơn dưới dạng điện tử đến hệ thống của Tổng cục Thuế ngay sau khi lập hóa đơn hoặc theo định kỳ. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dữ liệu này bao gồm đầy đủ nội dung hóa đơn (tên hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế suất...) theo định dạng chuẩn XML.

Ý nghĩa của quy định này rất lớn. Đối với cơ quan thuế, nó giúp theo dõi thời gian thực doanh thu, phát hiện gian lận và tự động đối chiếu tờ khai thuế. Đối với doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Theo Tổng cục Thuế, đến năm 2025, hơn 90% doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử, giúp giảm thất thu thuế hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm. Hơn nữa, trong kinh tế số, việc chuyển dữ liệu kịp thời hỗ trợ phân tích dữ liệu lớn (big data) để dự báo kinh tế và chống rửa tiền.

Trước Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2022), hóa đơn chủ yếu dạng giấy hoặc điện tử sơ khai theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nghị định 123 đã bắt buộc chuyển dữ liệu đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, chia thành hai phương thức: chuyển đầy đủ nội dung hoặc theo bảng tổng hợp (Mẫu 01/TH-HĐĐT).

Đối với hóa đơn điện tử có mã: Chuyển ngay để xin cấp mã. Đối với hóa đơn điện tử không có mã: Chuyển cùng ngày gửi người mua hoặc theo bảng tổng hợp cùng tờ khai thuế GTGT. Hình thức chuyển: Trực tiếp (cho doanh nghiệp lớn) hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ (như Thái Sơn Einvoice).

>> Tham khảo: Các nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026.

2. Thay Đổi Mới Nhất Từ Ngày 01/6/2025 Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/3/2025) sửa đổi mạnh mẽ để thúc đẩy minh bạch, đặc biệt với hộ kinh doanh và lĩnh vực bán lẻ. Các điểm mới nổi bật:

Phương thức chuyển dữ liệu: Giữ hai phương thức chính nhưng chi tiết hóa. Chuyển đầy đủ nội dung: Chậm nhất cùng ngày gửi người mua. Chuyển theo bảng tổng hợp (Mẫu 01/TH-HĐĐT mới): Chậm nhất cùng hạn nộp tờ khai thuế GTGT (tháng/quý).
Thời điểm chuyển: Siết chặt hơn. Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn (trừ bảng tổng hợp). Đặc biệt với hóa đơn từ máy tính tiền: Kết nối thời gian thực, chuyển ngay trong ngày.
Đối tượng mở rộng: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, siêu thị, nhà hàng, khách sạn... bắt buộc dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp.
Hình thức gửi trực tiếp: Chỉ áp dụng doanh nghiệp sử dụng bình quân ≥1.000.000 hóa đơn/tháng (năm trước), kết nối kênh riêng hoặc MPLS VPN Layer 3 với kênh dự phòng.
Trường hợp đặc biệt: Casino, trò chơi điện tử: Chuyển dữ liệu doanh thu hàng ngày. Taxi sử dụng phần mềm tính tiền: Chuyển dữ liệu kết thúc chuyến đi. Xuất khẩu: Hóa đơn thương mại điện tử phải chuyển dữ liệu điện tử.
Trách nhiệm tổ chức cung cấp dịch vụ: Bổ sung Điều 22a, quy định rõ nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu khách hàng.

Các thay đổi này nhằm đồng bộ với bỏ thuế khoán từ 2026, chuyển sang kê khai thực tế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Quy Trình Chuyển Dữ Liệu

Quy trình cơ bản:

Đăng ký: Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.
Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm (Thái Sơn E-invoice) lập hóa đơn điện tử, ký số.
Chuyển dữ liệu:
- Có mã: Gửi ngay để cấp mã.
- Không mã: Chuyển cùng ngày hoặc tổng hợp.
- Từ máy tính tiền: Tự động kết nối.
Xử lý sai sót: Lập hóa đơn điều chỉnh và chuyển bổ sung.

>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế; Hóa đơn VAT.

Ví dụ: Một siêu thị lập 500 hóa đơn/ngày từ máy tính tiền. Từ 01/6/2025, dữ liệu phải chuyển ngay trong ngày qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Nếu dùng bảng tổng hợp (không áp dụng máy tính tiền), tổng hợp cuối tháng gửi cùng tờ khai thuế GTGT (ngày 20 tháng sau).

Một doanh nghiệp xuất khẩu: Sử dụng hóa đơn thương mại điện tử phải chuyển dữ liệu điện tử đầy đủ, chậm nhất ngày làm việc sau thông quan.

Thay đổi giúp cơ quan thuế nắm doanh thu thực tế, giảm gian lận (như hóa đơn khống). Doanh nghiệp lớn tiết kiệm thời gian, nhưng hộ kinh doanh nhỏ cần đầu tư máy tính tiền (khoảng 20-50 triệu đồng), có thể gặp khó khăn ban đầu. Ước tính, khoảng 270.000 hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ 01/6/2025.

Phạt vi phạm: Chậm chuyển 1-5 ngày: 2-5 triệu đồng; trên 10 ngày: 10-20 triệu đồng; không chuyển: Có thể đình chỉ kinh doanh.

Doanh nghiệp nên chọn phần mềm uy tín, đào tạo nhân viên và kiểm tra kết nối định kỳ. Cơ quan thuế hỗ trợ qua hotline và cổng etax.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

Kết Luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Page updated

Google Sites

Report abuse