Hướng dẫn xuất hóa đơn với hàng mẫu

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc đối với mọi giao dịch kinh doanh, bao gồm cả việc xuất hàng mẫu.

>> Tham khảo: Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính.

Hàng mẫu là những sản phẩm được doanh nghiệp cung cấp miễn phí để quảng cáo, thử nghiệm hoặc tặng khách hàng tiềm năng, nhằm thúc đẩy doanh số.

Tuy nhiên, theo quy định pháp luật, việc xuất hàng mẫu không phải là "miễn phí" về mặt kế toán và thuế, mà phải lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Năm 2025, với Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu được chuẩn hóa hơn, tích hợp mã QR và truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro phạt hành chính (từ 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

1. Cơ Sở Pháp Lý Về Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu

Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ – bao gồm cả hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu – người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Hàng mẫu không phải là "luân chuyển nội bộ để sản xuất" (trường hợp miễn hóa đơn theo Khoản 1 Điều 9), mà là giao dịch có giá trị kinh tế, dù không thu tiền.

Thuế GTGT: Hàng mẫu áp dụng thuế suất 10% (hoặc 0% nếu xuất khẩu), ghi nhận vào doanh thu đầu ra. Người bán khấu trừ thuế đầu vào của hàng mẫu, nhưng người nhận (khách hàng) không được khấu trừ đầu ra vì không phải mua bán thực tế.
Kê khai thuế: Doanh nghiệp kê khai doanh thu bằng giá vốn hàng mẫu (không phải giá bán) tại kỳ phát sinh, theo Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024.
Trường hợp đặc biệt: Nếu hàng mẫu tặng nội bộ (nhân viên), vẫn lập hóa đơn nhưng ghi "tặng nội bộ" và không kê khai doanh thu (theo Công văn 3953/TCT-CS năm 2025).

Từ 01/6/2025, hóa đơn hàng mẫu phải tuân thủ ký hiệu 6 ký tự mới (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC): Ví dụ, K25A1N (không mã, năm 2025, hóa đơn GTGT loại 1, không từ máy tính tiền).

>> Tham khảo: Từ 2026, doanh nghiệp dùng Báo cáo tình hình tài chính thay cho Bảng cân đối kế toán.

2. Chuẩn Bị Trước Khi Xuất Hóa Đơn

Để xuất hóa đơn hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Đăng ký sử dụng HĐĐT: Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đăng ký qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) bằng Mẫu 01/ĐK-HĐĐT. Cơ quan thuế phản hồi trong 1 ngày làm việc. Nếu chưa đăng ký, liên hệ nhà cung cấp như MISA, EasyInvoice hoặc VNPT để hỗ trợ.
Phần mềm HĐĐT: Sử dụng phần mềm được Tổng cục Thuế công nhận (AccNet, E-invoice, meInvoice). Cập nhật phiên bản 2025 để hỗ trợ ký hiệu mới và mã QR. Chi phí khoảng 1-2 triệu đồng/năm, tùy quy mô.
Chữ ký số: Bắt buộc có USB token chữ ký số (CA) từ nhà cung cấp như VNPT-CA hoặc BKAV-CA, hiệu lực ít nhất 1 năm.
Thông tin hàng mẫu: Xác định rõ giá vốn (dựa trên sổ kế toán), số lượng, mô tả chi tiết (tên sản phẩm, mã HS nếu xuất khẩu). Lập biên bản giao nhận hàng mẫu để làm cơ sở chứng minh.

Lưu ý: Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký HĐĐT trong 10 ngày sau khi được cấp MST.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Quy Trình Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu Bước Từng Bước

Quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu được thực hiện hoàn toàn điện tử, mất khoảng 5-10 phút nếu hệ thống ổn định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết trên phần mềm phổ biến như MISA meInvoice (tương tự các phần mềm khác).

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập phần mềm HĐĐT (ví dụ: meinvoice.misa.vn) bằng tài khoản doanh nghiệp (tên đăng nhập: MST, mật khẩu: do cơ quan thuế cấp).
Chọn module "Phát hành hóa đơn" > "Tạo mới".

Bước 2: Chọn loại hóa đơn và ký hiệu

Chọn "Hóa đơn GTGT" (mẫu số 01GTKT) hoặc "Hóa đơn bán hàng" (02GTTT) nếu không áp dụng GTGT.
Ký hiệu tự động: Hệ thống sinh theo quy định 2025, ví dụ: 01GTKT/25A (năm 2025, loại GTGT). Số hóa đơn tăng dần: 001/001.
Nếu xuất khẩu hàng mẫu, chọn "Hóa đơn thương mại điện tử" (áp dụng thuế 0%, theo Điểm b Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bước 3: Điền thông tin người bán và người nhận

Người bán: Tự động điền (tên DN, địa chỉ, MST từ hồ sơ đăng ký).
Người nhận: Nhập tên khách hàng (cá nhân hoặc DN), địa chỉ, MST (nếu có). Nếu khách nước ngoài, ghi "Xuất khẩu" và địa chỉ nước ngoài. Ghi chú: "Hàng mẫu tặng quảng cáo".

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

Bước 4: Ghi chi tiết hàng hóa

Thêm dòng hàng: Tên hàng mẫu (ví dụ: "Áo thun mẫu size M, mã SP: AT001"), đơn vị tính (cái/chiếc), số lượng (1), đơn giá (giá vốn, ví dụ: 200.000 VNĐ), thành tiền (200.000 VNĐ).
Thuế suất: 10% (tính thuế GTGT: 20.000 VNĐ). Tổng tiền thanh toán: 220.000 VNĐ (nhưng ghi "Miễn thu tiền – hàng mẫu").
Tránh viết tắt: Ghi đầy đủ "Hàng mẫu dùng cho mục đích quảng cáo theo hợp đồng số XYZ ngày DD/MM/2025" để tránh hiểu lầm (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).

Bước 5: Ký số và phát hành

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Nhấn "Ký số" > Chèn USB token > Nhập PIN.
Hệ thống tự động mã hóa và sinh mã QR (chứa toàn bộ dữ liệu hóa đơn).
Nhấn "Phát hành": Hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế (trước 24h nếu có mã) và email/SMS cho người nhận.

Bước 6: Gửi và lưu trữ

Gửi file PDF có chữ ký số và mã QR cho khách hàng qua email hoặc Zalo OA.
Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống ít nhất 10 năm (Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Tra cứu tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn nếu cần.

Ví dụ minh họa: Công ty ABC xuất 5 chiếc điện thoại mẫu cho đại lý XYZ ngày 15/12/2025. Giá vốn 5 triệu/chiếc → Doanh thu 25 triệu, thuế GTGT 2,5 triệu. Hóa đơn ký hiệu: 01GTKT/25P, số 001/001.

>> Tham khảo: Hóa đơn VAT; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

4. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất Hóa Đơn Hàng Mẫu

Thời điểm lập: Theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, lập ngay khi chuyển giao quyền sử dụng hàng mẫu (bàn giao thực tế), không chậm hơn ngày làm việc tiếp theo. Trì hoãn có thể bị phạt 10-20% giá trị hóa đơn.
Xử lý sai sót: Nếu sai (ví dụ: nhầm số lượng), thông báo cơ quan thuế trong 2 ngày, lập hóa đơn điều chỉnh (Mẫu 04/SS-HĐĐT) hoặc thay thế (Mẫu 05/ĐC-HĐĐT). Không hủy hóa đơn.
Trường hợp không thu tiền: Vẫn ghi tổng tiền nhưng chú thích "Hàng mẫu – không thu tiền". Nếu tặng nhân viên, ghi "Tiêu dùng nội bộ" và không kê khai doanh thu.
Xuất khẩu hàng mẫu: Lập hóa đơn sau thông quan hải quan (chậm nhất ngày làm việc sau), thuế 0%, theo Điểm b Khoản 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Rủi ro phổ biến: Không lập hóa đơn dẫn đến coi là trốn thuế; ghi sai giá vốn làm sai lệch báo cáo tài chính. Khuyến nghị kiểm tra định kỳ qua eTax.
Hỗ trợ từ 01/7/2025: Sau sắp xếp đơn vị hành chính (Nghị quyết 202/2025/QH15), cập nhật địa chỉ trên hóa đơn để tránh vô hiệu.

>> Tham khảo: Ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

Kết Luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Page updated

Google Sites

Report abuse