Reglements version finale 2014 (version de travail)

Protocole en version de travail pour le CSSS de Beauce

ATTENTION CE PROTOCOLE N'EST PAS ADOPTÉ POUR USAGE AU CSSS DE BEAUCE

Adopté: NON

Mise à jour:

Professionnels visés:

Ordonnance permettant d'appliquer le protocole:

Préparé par: , profession (Département de )

Révisé par: (Chef de service de )

Approuvé par: (chef de service de pharmacie); (chef du département de médecine spécialisée); (Président du Conseil des infirmières et infirmiers); (Président du Comité pharmacologie); (Président du CMDP)

Mots clés: (*=raccourci)

NE PAS UTILISER - Ce protocole est un document de travail

Règlements du service d’urgence

CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE BEAUCE

RÈGLEMENTS RÉGISSANT LE SERVICE D’URGENCE

PARTIE A

RÈGLEMENTS SPÉCIFIQUES

ACCEPTÉ par les membres du service le : 16 décembre 2009

ACCEPTÉ avec modification par les membres du service le : 8 avril 2014

ACCEPTÉ par le département de médecine générale le :

APPROUVÉ par le Comité exécutif du CMDP le :

ADOPTÉ par le Conseil d’administration le :

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OBJET DU DOCUMENT

Tout service clinique doit adopter un règlement interne visant à préciser les modes d’appartenance des membres, les niveaux de responsabilité et les modalités régissant son fonctionnement.

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TABLE DES MATIÈRES

Table des matières i

Section 1 – Généralités

1.1 Nom du service 2

1.2 Règlements du service 2

Section 2 - Mission et objectifs

2.1 Mission du service de l’urgence 2

2.2 Objectifs généraux du service d’urgence 3

2.3 Objectifs spécifiques du service d’urgence 3

Section 3 – Membres du service

3.1 Composition du service 3

3.2 Exigences particulières du service d’urgence 4

3.3 Processus de nomination 4

3.4 Renouvellement de nomination et d’attribution des statuts et privilèges 4

3.5 Privilèges des membres 4

3.6 Devoirs et obligations des membres du service 4

3.7 Sanctions 5

Section 4 – Chef de service

4.1 Qualifications et nomination 5

4.2 Fonctions 6

4.3 Obligations et responsabilités 6

4.4 Durée du mandat 8

Section 5 – Activités, modalités de fonctionnement et dossiers du service

5.1 Définition 9

5.2 Système de garde 9

5.3 Modalités de fonctionnement 16

5.4 Tenue de dossiers 19

5.5 Évaluation de la qualité de l’acte médical 20

5.6 Évaluation de l’acte et étude des décès 20

5.7 Tâches administratives des membres du service 20

Section 6 – Réunions de service

6.1 Sujets des réunions 21

6.2 Présence aux réunions 22

6.3 Défaut de réunion 22

6.4 Fréquence des réunions 22

6.5 Convocation 22

6.6 Réunion spéciale 22

6.7 Quorum 22

6.8 Décision 23

6.9 Vote 23

6.10 Procès-verbal 23

Annexe 1 – Politique pour les transferts avec escorte médicale 24

.

CHAPITRE 1

CONSTITUTION DU SERVICE CLINIQUE

SECTION 1

GÉNÉRALITÉS

• 1. NOM DU SERVICE

Le service assujetti aux présents règlements a pour nom le service d’urgence.

• 1. RÈGLEMENTS DU SERVICE

Les règlements du service d’urgence font partie intégrante des règlements du département de médecine générale qu’ils complètent.

Les présents règlements doivent être interprétés conformément aux dispositions contenues dans la loi sur les services de la Santé et des services sociaux, et conformément aux dispositions communes aux départements cliniques et au règlement no 4 régissant le CMDP du CSSSB.

Ces règlements ont pour but de définir la mission, les objectifs et le fonctionnement du service d’urgence, les droits et responsabilités des membres et du chef du service, l’organisation du service et les règles générales de soins et d’utilisation des ressources du service.

SECTION 2

MISSION ET OBJECTIFS

• 1. MISSION DU SERVICE DE L’URGENCE

L’urgence fournit en tout temps, à chaque personne qui s’y présente pour un problème de santé urgent, les soins et les services de qualité requis par sa condition, dans une perspective d’approche client.

Le service d’urgence a pour mission l’évaluation, la stabilisation et l’initiation du traitement et l’orientation de tout client qui s’y présente. Il devra assurer des soins de qualité et ceci autant humainement que scientifiquement. L’organisation de l’urgence en service a pour raison d’être d’assurer l’uniformisation des règles de pratique, la qualité des soins et une meilleure utilisation des ressources.

• 1. OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU SERVICE D’URGENCE

2.2.1 Assurer la qualité des soins dispensés au sein du Service.

2.2.2 Promouvoir la médecine d’urgence et favoriser l’enseignement de cette discipline.

2.2.3 Répondre à certains besoins régionaux, particulièrement en urgence majeure, en traumatologie, en préhospitalier, en médecine de sinistre et en pédiatrie.

2.3 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DU SERVICE D’URGENCE

2.3.1 Assurer des soins d’urgence à la population adulte et pédiatrique.

2.3.2 Assurer la garde à l’unité d’urgence 24 h par jour, 7 jours sur 7.

2.3.3 Assurer la formation clinique de son personnel, de ses médecins et de ses étudiants.

2.3.4 Se conformer aux normes proposées par le Guide de gestion de l’unité d’urgence du MSSS publié en 2006.

2.3.5 Élaborer des politiques et procédures régissant le fonctionnement interne du service et voir à leur respect.

SECTION 3

MEMBRES DU SERVICE

3.1 COMPOSITION DU SERVICE D’URGENCE

Le service d’urgence est une structure organisationnelle médicale regroupant tous les médecins qui détiennent une nomination du CMDP avec privilèges d’exercice dans le service d’urgence.

La nomination des membres doit être conforme au plan des effectifs médicaux du CSSSB.

Le membre doit être un membre actif du département de médecine générale ou un membre associé.

L’unité d’urgence se divise en deux secteurs soit l’aire ambulatoire et l’aire des civières. Idéalement, les membres devraient pouvoir œuvrer dans ces deux secteurs. Pour des raisons de formation et d’organisation interne, un médecin pourra œuvrer seulement dans le secteur ambulatoire.

Une liste des médecins selon leur statut et la nature de leurs privilèges octroyés pour le service d’urgence est tenue à jour par le secrétariat de la Direction des services professionnels.

3.2 EXIGENCES PARTICULIÈRES DU SERVICE D’URGENCE

En plus de satisfaire aux critères du CMDP, le membre du service d’urgence oeuvrant à l’aire des civières devra avoir complété les certifications ACLS, ATLS et APLS. Idéalement, les membres du service devraient mettre à jour ces certifications aux quatre ans.

3.3 PROCESSUS DE NOMINATION

Toute nouvelle demande de nomination au sein du service d’urgence doit être adressée au Directeur général. Cette demande sera analysée selon le plan des effectifs médicaux du CSSSB. S’il y a lieu, un comité de sélection sera constitué pour l’analyse de la ou des demande(s).

3.4 RENOUVELLEMENT DE NOMINATION ET D’ATTRIBUTION DES STATUTS ET PRIVILÈGES

Le renouvellement de nomination et d’attribution des statuts et privilèges se fait tel que prévu aux règlements du CMDP. Tout médecin qui donne sa démission doit le faire au moins 60 jours avant la date effective de cette dernière.

3.5 PRIVILÈGES DES MEMBRES

Les privilèges spécifiques donnés dans le service clinique d’urgence sont définis dans nos règlements comme suit :

• • Accès aux ressources humaines et matérielles de l'unité d'urgence pour dispenser les soins médicaux à la clientèle se présentant à l'urgence.

• 1. DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES DU SERVICE

  2. Tout médecin doit se soumettre aux règlements du Conseil d’administration du CSSSB, aux règlements du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, aux règlements du Service d’urgence, aux règles de soins médicaux, aux règles d’utilisation des ressources, aux règlements en regard du programme du contrôle de la qualité des soins, aux directives de la Direction des services professionnels, aux directives et procédures du CSSSB.

  3. Le membre a l’obligation de faire de la garde sur place selon les modalités établies à la section 5.

  4. Le médecin de garde doit aussi répondre aux urgences immédiates dans l’hôpital. Cette obligation réfère plus spécifiquement au code bleu, mais peut s’appliquer à toute autre urgence extrême en attendant l'arrivée du médecin traitant (ex. : crise convulsive, coma subit, etc.) à moins qu’une urgence immédiate soit présente en même temps à l’urgence, laquelle a priorité.

  5. Le membre doit se conformer aux exigences du programme de traumatologie du CSSSB.

  6. Lorsqu’une escorte médicale est requise pour un client de l’urgence, un des médecins en poste ou tout autre membre de l’établissement peut être sollicité pour cette escorte selon les directives convenues à la section 5.3.6 ainsi qu’à l’annexe 1.

  7. Tout médecin faisant de la garde à l’urgence doit veiller à maintenir sa formation médicale adéquate dans le domaine des soins d’urgence et en fournir la preuve pour son dossier professionnel à la DSP.

  8. Le membre est tenu de participer aux réunions du service, qu’elles soient administratives ou formatives. Toute absence devra être motivée. Dans le cas où un membre s’absenterait sans motivation de façon répétée pour plus de 50 % des réunions dans l’année, une lettre mentionnant son absentéisme serait alors acheminée au comité exécutif du CMDP et pourrait être utilisée pour l’étude du dossier de renouvellement des privilèges.

3.7 SANCTIONS

Suite de l’inobservance par un membre des règles d’utilisation des ressources, des règles de soins ou des règlements du service et des directives en vigueur au CSSSB, le chef de département doit analyser la situation et faire les recommandations qui s’imposent au Comité exécutif du CMDP et/ou à la DSP le cas échéant.

SECTION 4

CHEF DE SERVICE

4.1 QUALIFICATIONS ET NOMINATION

Les qualifications requises et les critères de sélection pour le chef de département s’appliquent au chef de service conformément au règlement cadre.

Le chef du service d’urgence doit être un médecin omnipraticien certifié ou un spécialiste en médecine d’urgence ou urgentologue certifié et être membre actif du CMDP.

Le chef du service d’urgence doit détenir obligatoirement des privilèges en urgence.

Le chef du service devrait idéalement posséder une expérience professionnelle minimale de deux années au CSSSB.

Il est nommé par le conseil d’administration, après consultation des membres du service et du chef de département.

4.2 FONCTIONS

Sous l’autorité du chef de département, le chef de service coordonne les activités professionnelles et scientifiques exercées dans son service. Il peut faire partie de l’exécutif du département de médecine générale (cf section 8 des règlements de département).

4.3 OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS

Le chef du service doit se conformer à l’ordonnance de l’article 189 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux.

4.3.1 Coordonne les activités professionnelles des membres de son service.

4.3.2 Le cas échéant, selon les dispositions des règlements de la loi, gère les ressources médicales ou pharmaceutiques du service.

4.3.3 Élabore les règles d’utilisation des ressources médicales ou pharmaceutiques du service d’urgence.

4.3.4 Élabore les règles d’utilisation des ressources matérielles utilisées par les membres du service d’urgence. Dans le cas des ressources matérielles utilisées par des médecins appartenant à plus d’un service clinique ou département, cette responsabilité est assumée conjointement par les chefs des départements et services cliniques concernés. Ces règles d’utilisation des ressources matérielles doivent prévoir des sanctions administratives qui peuvent avoir pour effet de limiter ou suspendre le droit d’un médecin ou d’un dentiste d’utiliser les ressources du CSSSB.

4.3.5 S’assure de la distribution appropriée des soins médicaux ou pharmaceutiques dans le service d’urgence.

4.3.6 Voit à ce que la liste de garde soit faite conformément aux règlements du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens approuvés par le Conseil d’administration et veille à son application.

4.3.7 Voit au respect des règles d’utilisation des ressources élaborées par son service et informe, le cas échéant, le directeur des services professionnels de l’inobservance de ces règles par l’un des membres de son service.

Le chef du service de médecine d’urgence est responsable envers le Conseil des Médecins Dentistes et Pharmaciens :

4.3.8 De surveiller la façon dont s’exerce la médecine dans le service d’urgence, et plus spécifiquement, voir à la réalisation d’un programme d’évaluation des actes médicaux sanctionné par le Conseil d’administration.

4.3.9 D’élaborer, pour le service d’urgence, des règles de soins médicaux qui tiennent compte de la nécessité de rendre des services adéquats aux clients du CSSSB et qui prévoient que l’exercice professionnel des membres du service d’urgence répond à des règles uniques.

4.3.10 D’élaborer pour le service d’urgence des règles d’utilisation des médicaments qui tiennent compte de la nécessité de rendre des services adéquats aux clients du CSSSB et des ressources dont dispose le CSSSB et qui prévoient que l’exercice professionnel des membres du service d’urgence répond à des règles uniques.

4.3.11 De fournir au Comité d’examen des titres lors de la nomination ou de la reconduction des membres du service d’urgence ses recommandations quant au statut, aux privilèges d’exercice et aux conditions rattachées à la jouissance de ces privilèges.

De plus, le chef du service d’urgence est responsable envers le Conseil et envers le directeur des services professionnels et hospitaliers des dispositions prévues dans les règlements internes du conseil :

4.3.12 Appliquer les politiques et procédures du service d’urgence.

4.3.13 En collaboration avec l’infirmier (ère) — chef, participer à la gestion des ressources humaines et matérielles du service.

4.3.14 Nommer, après concertation, les responsables des dossiers prioritaires du service d’urgence (éducation médicale continue, évaluation de l’acte médical, dossier technique, enseignement aux étudiants, préhospitalier, traumatologie, recherche, code orange, etc.).

4.3.15 Discuter des activités de formation continue et des activités d’évaluation de l’acte médical à l’urgence avec les membres responsables de chapeauter ces activités.

4.3.16 En collaboration avec le personnel infirmier et paramédical, assurer la formation continue de ces divers groupes.

4.3.17 Vérifier les indicateurs de performance du service d’urgence.

4.3.18 S’assurer de la participation des membres aux différentes activités du service (réunions administratives, réunions scientifiques, comités hospitaliers, dossiers du service, etc.).

4.3.19 Élaborer des protocoles de délégation d’actes médicaux, les réviser régulièrement selon les dispositions de la Loi et doit s’assurer du respect des conditions de délégation décrites au décret gouvernemental concernant la délégation des actes médicaux.

4.3.20 Élaborer pour le service d’urgence les ordonnances médicales permanentes et les réviser à la demande du Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens; il doit s’assurer du respect de ces ordonnances par le personnel concerné.

4.3.21 Organiser le travail dans les différentes aires de travail (civières, ambulatoires, choc).

4.3.22 Participer à la préparation du plan des mesures d’urgence de son établissement.

En outre, le chef de service exerce les responsabilités administratives suivantes :

4.3.23 Voit à la qualité de l’enseignement dispensé par le service en ce qui a trait à ses membres et s’assure de la formation continue de ses membres

4.3.24 Gère avec l’aide du DSP et du coordonnateur de programme, les ressources humaines, matérielles et financières de son service en tenant compte des dispositions prévues à cet effet par le plan d’organisation du centre

4.3.25 Participe aux activités des comités dont il est membre de par sa fonction ou s’assure d’une représentation du service d’urgence advenant son absence

4.3.26 Tient les réunions de service nécessaires à la gestion du service d’urgence

4.3.27 Établit l’ordre du jour, convoque et préside les réunions de service

4.3.28 Soumets un rapport annuel des activités de son service à la Direction des services professionnels et au Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens

4.3.29 Voit au maintien des effectifs médicaux de son service, conformément au plan des effectifs médicaux sanctionnés par le Conseil d’administration du CSSSB et approuvé par la régie régionale.

À ce titre, le chef du service d’urgence :

4.3.30 Détermine les exigences quant à la qualification et la compétence scientifique des candidats en égard aux exigences propres au CSSSB compte tenu de la mission et de la vocation régionale et d’enseignement universitaire du centre hospitalier

4.3.31 Formule ses recommandations au Comité exécutif du C.M.D.P. quant aux obligations rattachées à la jouissance des privilèges d’exercice potentiellement accordés aux candidats

4.3.32 Initie et mène les démarches nécessaires au recrutement des membres du service d’urgence

4.3.33 Veille à ce que toutes les candidatures soient considérées équitablement et selon les règles en vigueur

4.3.34 S’assure que tous les candidats sont rencontrés par un comité constitué par lui, ce comité exerçant un rôle consultatif

4.3.35 Transmet au Comité exécutif l’ensemble des candidatures ainsi que les résultats de ses démarches

4.3.36 Doit participer à une évaluation d’impact consécutif à un recrutement.

4.4 DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat du chef de service d’urgence est de deux ans.

Ce mandat peut être renouvelé.

Il peut mettre un terme à son engagement en tout temps avec un préavis de deux mois.

Si personne ne se présente, il peut être nommé par la direction du CSSSB.

SECTION 5

ACTIVITÉS, MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT ET DOSSIERS DU SERVICE

5.1 DÉFINITION

Les activités cliniques dont le service d’urgence est responsable sont exercées dans le département de médecine générale. Ces activités sont déterminées par la nature des privilèges octroyés aux membres, sont inhérentes aux activités départementales et sont décrites dans cette section des règlements.

Les activités médico-administratives dont le service est responsable sont le contrôle et l’appréciation de l’acte médical du service, l’élaboration des protocoles et la distribution appropriée des soins médicaux.

Les modalités de fonctionnement touchent notamment les modalités d’un système de garde permanent, le contrôle du séjour, la mise à jour des connaissances et l’enseignement, l’élaboration des règles d’utilisation des ressources, de règles de soins, de directives pertinentes et la gestion des ressources, en conformité avec le plan d’organisation du CSSSB.

5.2 SYSTÈME DE GARDE

Le service d’urgence est un service de garde permanent.

Sous l’autorité du chef, les membres du service d’urgence ont l’obligation d’assurer la garde en permanence, sur place et ce, conformément aux modalités établies par le conseil.

Le chef de service voit à ce que la liste de garde soit dressée et voit à son application.

Le service se divise en deux secteurs soit l’aire ambulatoire (mineure) et l’aire des civières (majeures).

Idéalement, les membres devraient pouvoir œuvrer dans les deux secteurs. Pour des raisons de formation, de choix personnels et d’organisation interne, un médecin pourra œuvrer dans l’aire ambulatoire seulement.

Toutefois, la priorité pour la participation à la liste de garde tiendra compte du statut et de la versatilité des membres.

• 1. Modalités de garde

Les membres du service se voient attribuer trois types de gardes soit :

Les deux secteurs de l’unité d’urgence ne sont pas fixes, mais plutôt complémentaires. Nonobstant la présence d’un troisième médecin,

• • Le médecin de l’aire des civières qui n’a plus de patient en attente devra aider à l’aire ambulatoire.

  • Le médecin à l’aire ambulatoire qui n’a plus de patient en attente ou à la demande de son collègue à l’aire des civières en période d’affluence devra aider à la prise en charge des clients sur civières.

• 1. Listes de garde

Le chef du service ou le responsable désigné par celui-ci a la responsabilité d’établir la liste de garde au moins 60 jours avant la prochaine diffusion.

Le membre a la responsabilité de fournir ses non-disponibilités à la date prescrite par le responsable de la liste de garde sans quoi, ces non-disponibilités ne seront pas prises en compte. Le responsable de la liste de garde indiquera la tombée pour les non-disponibilités et les vacances avant de rédiger la liste.

Les situations particulières permanentes qui ont un impact sur la distribution des gardes devront être soumises au groupe pour approbation. Par exemple, si un membre est disponible 1 semaine sur 2, il devra obtenir l'acceptation de la majorité des membres du service.

Le service doit fournir une liste de garde au moins 45 jours avant le mois concerné. Elle devra être corrigée, adoptée et diffusée officiellement au moins un mois à l’avance. Les listes de garde sont disponibles au bureau de la DSP.

Une fois la liste diffusée officiellement, chaque médecin est responsable de sa garde. Lorsqu’un membre est dans l’impossibilité d’effectuer sa garde, il a la responsabilité de se trouver un remplaçant, à moins d’une maladie aiguë et incapacitante ou de circonstances urgentes et incontrôlables. Dans l’éventualité où le médecin ne peut se trouver un remplaçant, les mêmes dispositions que dans les sections 5.2.8 et 5.2.9 (Absence et Maladie) prévalent.

Lors de situations particulières, un membre qui aurait besoin de faire amender les modalités de sa participation à la liste de garde devra en faire la demande écrite auprès du chef de service et de la personne responsable de la liste de garde.

Tout changement de garde doit être porté à l’attention de l’agente administrative à la DSP.

3. Modalités minimales des gardes de semaine

Pour ce qui est des quarts de semaine, le rédacteur de la liste de garde tentera de répartir le reste des quarts en respectant la proportion jours-soir-nuit-pompier :

• • Les modalités de fin de semaine demeureront les mêmes.

  • Un membre peu volontairement choisir d’augmenter sa part de gardes à horaire défavorable au profit des autres en avisant le chef.

  • Les membres peuvent prendre des arrangements entre eux afin d’ajuster leur horaire personnel via Petal ou en avisant le chef avant la conception de l’horaire de garde.

  • En cas d’effectifs insuffisants, les quarts restants seront distribués de façon équitable entre les membres à la discrétion du chef.

Ex :

• • Prorata des gardes de semaine : jour (33,3%), soir (33,3%), nuit (16,6%), pompier (16,6%)

  • Un membre travaillant 12 gardes/mois :

  • 12 – 4 jrs de fds = 8 dont :

  • 2-3 jours

  • 2-3 soirs

  • 1-2 pompier

  • 1-2 nuit

3. Modalités minimales des gardes de fins de semaine :

Membres actifs avec activité d’hospitalisation ou temps partiel 6 gardes et moins par mois : 1 fin de semaine sur 4.

Membres actifs sans activité d’hospitalisation et 7 à 9 gardes par mois : 3 jours de fin de semaine par période de 4 semaines.

Membres actifs avec demi-tournées d’hospitalisation : 2 à 3 jours de fin de semaine par période de 4 semaines, selon les besoins.

Membres actifs (10 gardes et plus) sans activité d’hospitalisation : 1 fin de semaine sur 2.

Membres actifs qui cumulent 10 ans d’ancienneté, le ratio devient 1 fin de semaine sur 3 sans activité d’hospitalisation et une fin de semaine sur 6 avec activité d’hospitalisation.

Note : Une année travaillée dans un autre CH ou comme dépanneur comptera pour 1/2 année d’ancienneté.

• 1. Modalités maximales des gardes de nuit :

-1/4 de nuits les premiers 10 ans.

-1/6 de nuits de la 11e à la 15e année.

-Pas de nuit après 15 ans de service comme membre actif.

• 1. Vacances :

Le nombre de semaines de vacances permises par année est de 8.

Chaque semaine de vacances débute le lundi à 0 h et se termine le dimanche à

23 h 59.

Lors de la période de choix de vacances, un sondage sera effectué auprès des membres pour savoir leur choix de vacances. En réunion, les efforts seront faits pour concilier les choix de chacun. Advenant l’impossibilité pour les membres de

s’entendre, il y aura tirage au sort du rang de décisions de chacun pour cette période de vacances en cause. Il est à noter que ces rangs s’inverseront lors de l’année suivante pour cette même période de vacances.

Un nouveau membre choisira le dernier pour les vacances de Noël lors de sa première année.

Toutes vacances prises par un membre sans avoir respecté ces règles ne seront pas considérées.

5.2.5.1 Vacances de Noël et Jour de l’An :

La période des vacances sera déterminée par le service à l’automne. Chaque membre a le droit de se prévaloir d’une semaine de vacances pendant les deux semaines des Fêtes. Bien entendu, le choix d’une semaine de vacances sous-entend une reprise des gardes dans la semaine travaillée (dans ce nombre de gardes, les jours d’hospitalisation seront pris en considération). Il sera tenté d’attribuer les semaines selon les préférences de chacun. En cas de conflit, la règle de « 1 année sur 2 » prévaudra. Les gardes du 25 décembre et du 1er janvier de nuit seront tirées au hasard, à moins qu’un membre se porte volontaire pour les faire. Au cours de leur première année dans le service, les nouveaux membres se verront attribuer ces gardes d’emblée si personne ne s'est porté volontaire.

5.2.5.2 Vacances de la Relâche et de Pâques :

Ces vacances seront choisies selon les préférences de chacun. En cas de conflit, la

période de vacances sera divisé en 2 et chaque membre travaillera durant 1 des 2 moitié.

5.2.5.4 Vacances de l’été :

Choisies vers le mois de mars, les membres ont droit à 3 semaines de vacances, dont 2 consécutives, dans la période qui s’étend du 15 juin au 15 septembre.

5.2.5.5 Pour les autres vacances de l’année :

Les vacances en dehors de la période régulière sont demandées 60 jours à l’avance et accordées par le chef de service en fonction du bon fonctionnement de l’urgence tout en tenant compte de la date de la demande écrite.

• 1. Fin de semaine

La définition d’une fin de semaine est le samedi matin 0 h au lundi matin 0 h. Les gardes de fin de semaine seront distribuées en fonction du nombre total de gardes effectuées par chaque membre, en respectant un ratio équitable qui pourra varier selon les effectifs (défini dans la section 5.2.2). Le nombre de fins de semaines sera calculé en fonction de périodes de 4 semaines et non de 1 mois.

5.2.7 Congrès

Les non-disponibilités de courte période pour congrès et formation seront dans la mesure du possible respectées. Si plusieurs membres veulent assister et qu’il y a problème à la liste de garde, le chef pourrait effectuer un tirage au sort. Dans le cas de congrès très populaires (ex. : AMUQ), la priorité sera accordée aux membres qui n’ont pas assisté à ce congrès au cours des années précédentes. Il est important d’attendre la confirmation du responsable de la liste de garde avant de s’inscrire à un tel congrès.

5.2.8 Fériés

Tous les membres du service sont tenus d’assumer leur juste part des journées fériées, à raison d’environ 1 sur 2. Dans ce nombre seront comptabilisés les jours fériés travaillés à l’hospitalisation ou dans une clinique sans rendez-vous. Il est de la responsabilité du membre oeuvrant dans une clinique médicale hors centre hospitalier d’aviser le responsable de la liste de garde des fériés travaillés afin de les comptabiliser dans leur tâche au centre hospitalier.

Idéalement, il sera demandé aux médecins dépanneurs qui oeuvrent de façon régulière dans le service de se conformer aux modalités de la liste de garde.

5.2.9 Absence

• • Il est de la responsabilité du médecin assigné à la liste de garde de voir à son remplacement en cas d’absence.

  • Un médecin inscrit sur la liste de garde peut se faire remplacer par un autre médecin ayant des privilèges à l’urgence; il doit aviser la direction des services professionnels du changement. Le médecin remplaçant devient alors responsable de cette période de garde.

  • Le médecin qui ne se présente pas à sa garde ou qui se présente en retard est tenu de remplacer le double du temps au médecin remplaçant si celui-ci lui demande. Il pourra se voir imposer des sanctions dans le cas où la situation se reproduirait trop souvent.

  • Advenant l’absence imprévue d’un médecin à la majeure, pour quelques raisons que ce soit, celui qui est déjà en poste à la majeure doit avertir le chef du service ou à défaut le chef de département puis la DSP et rester sur place jusqu’à ce qu’un remplaçant arrive. Advenant l’impossibilité de trouver un remplaçant, le médecin suivant sur la liste de garde sera appelé pour entrer 4 heures plus tôt.

5.2.10 Maladie

Le médecin qui ne peut se présenter à son tour de garde pour cause de maladie est tenu de faire l’effort de se trouver un remplaçant. S’il ne réussit pas à le faire, il devra aviser le chef du service et/ou la DSP. Dans ce cas, les mêmes dispositions que dans la section 5.2.9 (Absence) prévalent. Dans le cas d’une maladie prolongée, son nom sera rayé de la liste de garde. La DSP sera donc responsable de trouver un remplaçant au long cours.

5.2.11 Congé de maternité

Durée maximum de 12 mois. Selon son désir et son état de santé pendant sa grossesse, le médecin pourra se voir exempter des gardes de nuit tout en continuant à figurer sur la liste de garde.

5.2.12 Congé de paternité

Le membre pourra s’absenter pour une période de 4 semaines pendant la période d’accouchement. Ses gardes seront alors assumées par les autres membres.

• 1. Congé sabbatique

Les membres du service d’urgence sont éligibles à un congé sabbatique après trois ans de service continu. Cette demande devra être faite au moins 60 jours avant la date prévue du départ.

Le médecin peut prendre un congé pour une période minimale de 26 semaines et maximale de 52 semaines.

Le médecin demandant un congé prolongé doit préciser, au préalable, le nombre de semaines qu’il désire prendre et les motifs de son absence.

Si en cours de son congé, le médecin désire réintégrer l’équipe du service d’urgence, c’est à dire après 26 semaines de congé, mais avant le nombre de semaines accordées au préalable, cette acceptation dépendra des effectifs médicaux en place à ce moment.

Le congé doit être pris pour:

1. Étudier ou participer à des activités de recherche.

2. Acquérir des connaissances, une expertise ou une expérience profitable au service d’urgence du CSSSB.

3. Apporter de l’aide à un pays sous-développé.

4. Activités au sein de son Association professionnelle ou de la Fédération médicale concernée.

5. Toute raison jugée valable par le service.

L’avis favorable au congé sabbatique devra tenir compte :

• 1. De l’ancienneté du demandeur (si plusieurs demandes de congé sabbatique sont proposées).

2. De la continuité de la qualité des soins que le service devra dispenser en l’absence du médecin demandant le congé.

3. Cette demande doit être approuvée par 75 % des membres du service.

4. Conformément aux règlements, cette demande devra être soumise pour acceptation par l’exécutif du Conseil des médecins dentistes et pharmaciens et au Conseil d’administration du CSSSB pour décision.

5.3 MODALITES DE FONTIONNEMENT

Soins aux clients

5.3.1 Gestion de la clientèle à l’urgence

Le personnel infirmier fera un triage des clients qui se présentent à l’urgence à partir d’une grille d’évaluation objective (ETG). Les clients seront donc orientés vers le secteur majeur ou mineur approprié et traités selon les priorités.

Tout client qui se présente à l’urgence devra être évalué par le médecin de garde. L’exception serait que le patient soit référé directement en médecine d’hospitalisation ou en spécialité, que le médecin concerné ait été contacté par le médecin référant, qu’il soit immédiatement disponible pour la prise en charge et qu’il effectue d’emblée son hospitalisation ou le libère. Advenant qu’un client ne soit pas attendu par le spécialiste et qu’il dispose d’une demande de consultation urgente en spécialité, le médecin de l’urgence évaluera le client et décidera si le client référé doit être vu par le spécialiste en urgence ou en clinique externe.

Le médecin de garde n’est pas tenu de respecter les prescriptions du médecin référant puisque le client qui est admis dans le service d’urgence est reconnu être sous la responsabilité exclusive du médecin de garde à l’urgence, et ce, pour toute la durée de son séjour. La responsabilité du client aux médecins de garde à l’urgence prend fin lorsque le client est soit libéré ou bien transféré en médecine d’hospitalisation selon les modalités prévues à la section 5.3.5.

5.3.2 Observation à l’urgence

L’investigation à l’urgence doit se limiter à celle nécessaire pour la situation d’urgence. Il en est de même pour les traitements. Le client devra rapidement être stabilisé et orienté.

Dans la mesure du possible, tout client dont le séjour dépasse 12 heures devra être orienté définitivement. Si pour une raison exceptionnelle un séjour se prolonge, le client devra être évalué régulièrement. La responsabilité médicale du client demeure celle du médecin de garde. Tout client présent doit être transféré de façon adéquate au médecin suivant.

Le spécialiste qui décide d’observer un client à l’urgence devra informer le médecin responsable de l’aire des civières de l’état clinique de tout client non admis qui transige sur une civière d’urgence. Si ce client n’a pas été évalué préalablement par un médecin de garde à l’urgence, il devra l’être selon les mêmes dispositions que tous les clients admis dans le service d’urgence et sera alors reconnu sous sa responsabilité pour la durée de son séjour.

Aucun client ne doit être observé à l’unité d’urgence en période postopératoire.

5.3.3 Services médicaux spécialisés

Tous les départements et services au CSSSB sont tenus de fournir, à la demande du médecin de garde, des services spécialisés à la clientèle de l’urgence.

Tous les départements et services du CSSSB sont tenus de fournir une liste de garde à la clinique d’urgence. Le spécialiste de garde doit pouvoir être rejoint facilement en tout temps.

Les demandes de consultation se font par le médecin de garde, qui s’adressera de vive voix au spécialiste pour les demandes de consultation des clients instables.

Le délai souhaitable de réponse avant de voir le client dont l’état n’est pas critique est de 2 heures.

Les consultations demandées le soir et la nuit pourront être effectuées le lendemain à condition que l’état du client ne risque pas d’en souffrir. Le consultant devrait répondre aux consultations avant d’entreprendre le programme de sa journée.

Le client qui ne nécessite pas une consultation urgente sera référé à un mécanisme de consultation externe et priorisé au besoin.

5.3.4 Protocoles et ordonnances permanentes

Ordonnances

Les médicaments seront prescrits selon les exigences du département de pharmacie, c’est-à-dire, avec dosage, mode d’administration, horaire des doses, heure et date de la prescription.

Les ordonnances permanentes et protocoles d’entente doivent êtres maintenus à jour et révisés régulièrement selon les dispositions de la Loi.

Les ordonnances permanentes et les protocoles du service, ainsi que tout amendement, doivent être soumis pour approbation préalable au comité exécutif du CMDP.

Protocoles

L’élaboration des protocoles est sous la responsabilité du chef de service et est faite selon la procédure prévue par le comité exécutif du conseil. Les protocoles de traitement du département devront être suivis par les membres.

5.3.5 Admission des clients

L’admission du client hospitalisé doit être conforme à la Loi des services de santé et des services sociaux, des règlements de régie interne du conseil et des règles d’admission, de séjour et de départ du CSSSB.

Les admissions de l’urgence ont priorité sur toutes les admissions dans l’hôpital.

Les demandes d’admission en médecine générale en provenance de l’urgence devront être signées par le médecin de garde à l’urgence ou par un médecin de spécialité médicale. Par le fait même, un médecin de spécialité chirurgicale ne peut signer une admission en médecine générale. Les admissions en spécialité chirurgicale devront avoir été signées ou acceptées verbalement par le consultant concerné.

Les admissions en médecine générale se font à l’équipe du médecin traitant, sinon un médecin traitant sera désigné selon la politique en vigueur au département.

Lorsqu’un client est admis, le médecin désigné en devient responsable à partir du moment où ce dernier est avisé par l’admission. Le médecin de l’urgence doit toujours aviser verbalement le médecin responsable afin de lui décrire la problématique du patient. Lorsque le patient est admis par un spécialiste, celui-ci doit aviser verbalement le médecin responsable afin de lui décrire la problématique du patient.

Lorsque le transfert de responsabilité est fait avec le médecin traitant de l’étage, les patients admis qui demeurent à l’urgence en attente d’un lit doivent être considérés comme des clients sur les étages par le personnel infirmier et le médecin de garde.

En contrepartie, lors de l’admission d’un patient entre 22 h et 7 h, le médecin de garde à l’urgence demeure responsable du patient jusqu’à ce que le transfert de responsabilité soit fait au matin avec le médecin traitant de l’étage. Il décidera donc si ce patient peut monter sur les étages de façon sécuritaire. Le personnel infirmier devra donc se référer au médecin de garde à l’urgence pour tout questionnement au sujet du patient admis durant cette période quel que soit l’endroit où se trouve le patient dans l’hôpital.

Le médecin de garde doit consigner au dossier toutes les données nécessaires lors de l’admission d’un client, c’est-à-dire investigation, traitement et prescription.

5.3.6 Politique de transfert interhospitalier

Quand les soins adéquats ne peuvent être donnés au CSSSB et que l’état du client de l’urgence le requiert, il y aura transfert obligatoire selon les règles du Collège des médecins dans un autre centre pouvant donner lesdits services.

Le médecin responsable du client qui doit être transféré avertit celui-ci (et la famille, s’il y a lieu) et en explique la raison.

Le médecin de garde communique avec l’urgentologue ou le spécialiste responsable du centre où il veut transférer son client et s’assure qu’il entre en communication avec le médecin qui recevra le client.

Le médecin de garde décide du mode de transfert et de l’assistance nécessaire. Advenant la nécessité d’une escorte médicale, le médecin de l’aire ambulatoire prendra en charge le client pour le transfert. S'il y a un pompier sur place, celui-ci assurera le transfert. En l’absence d’un médecin à la mineure, on se réfèrera à la politique de transfert avec escorte médicale.

Le médecin indique au personnel tous les documents pertinents qui doivent accompagner le client.

5.3.7 Transfert d’un autre centre hospitalier vers le CSSSB

Tout spécialiste qui accepte un tel transfert doit préalablement s’aqu’un lit est disponible pour recevoir le client. Aucun client ne pourra être placé à l’urgence en attente d’un lit.

5.4 TENUE DE DOSSIERS

Les membres se soumettent aux exigences de la Loi et de ses règlements, des règlements internes du conseil et des recommandations de leur ordre professionnel.

5.4.1 Notes d’évolution

Le contenu des notes d’évolution doit apporter des renseignements précis concernant les étapes principales de l’investigation, les modifications importantes au traitement ou encore les changements importants dans l’état du client, la justification d’une consultation, etc.

5.4.2 Ordonnances

Les ordonnances médicales sont datées et l’heure inscrite.

Lors du congé de l’aire des civières, les prescriptions peuvent être faites sur la

feuille d’ordonnance spéciale déjà utilisée pour les clients hospitalisés. Une copie servira de prescription d’officine et l’autre sera conservée au dossier.

5.5 ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DE L’ACTE MÉDICAL

Un sous-comité de médecine générale (incluant médecine gériatrique {UCDG et hébergement}, médecine d’urgence et services médicaux courants – RV)/soins intensifs doit produire annuellement une étude par critères explicites, une étude de tenue de dossier et une étude de complications.

• 1. ÉVALUATION DE L’ACTE ET ÉTUDE DES DÉCÈS

Le chef de département, avec l’aide du chef du service, est responsable de l’application du programme départemental de l’évaluation de l’acte médical et d’étude des décès.

Les dossiers de polytraumatisés sont révisés par le comité de traumatologie, qui transmet au besoin ses recommandations au chef du service.

• 1. TÂCHES ADMINISTRATIVES DES MEMBRES DU SERVICE

Chaque membre devra s’impliquer afin de faire progresser certains dossiers prioritaires au sein du service :

• 1. Enseignement médical continu : Le responsable voit à la planification des activités d’enseignement pour les médecins de l’urgence.

  2. Enseignement médico-nursing et Triage : Le responsable voit à la planification des activités d’enseignement pour les formations médico-nursing. Le responsable voit également à la réévaluation des activités relatives au triage des clients.

  3. Enseignement aux étudiants : Le responsable s’occupe, avec le chef du service, de l’accueil, la supervision et l’évaluation des étudiants en stage a l’urgence. Il supervise la liste de garde des étudiants et voit à son respect. Il sert de lien entre le responsable de l’enseignement du CSSSB et les membres du service.

  4. Évaluation de l’acte médical : Le responsable voit à l’élaboration de grilles d’évaluation par critères objectifs tel que suggéré par le CMDP. Il sert de lien entre le comité de décès et les membres du service auxquels il transmet les recommandations dudit comité.

5- Dossier protocole et pharmacologie : Le responsable fait le lien entre le département de pharmacie et l’urgence et parraine les demandes d’ajout et de modification au formulaire. Il voit également à l’élaboration de protocoles de traitements pharmacologiques standardisés.

• 1. Dossier technique et achat de matériels : Le responsable supervise, avec le chef du service, l’achat des équipements pour la salle d’urgence ainsi que l’organisation physique des lieux.

  2. Liste de garde : Règle générale, l’élaboration de la liste de garde incombe au chef du service. Dans certaines situations particulières, un membre ou la DSP pourra être sollicité pour aider à la rédaction de ladite liste.

8- Comite de traumatologie : Le chef du service siège d’office sur ce comité. Un autre membre du service doit y siéger également.

9- Code Orange : Le responsable élabore et supervise le plan des mesures d’urgence de notre service advenant l’arrivée massive de patients en cas de catastrophe externe. Il voit également à la coordination de ce plan avec tous les autres services du CSSSB.

10- Comité d’étude des décès : Le responsable voit à ce que tous les décès constatés à l’urgence, soient révisés afin de déterminer s’il y a lieu de faire une révision approfondie par le comité de décès qui relève du CMDP dans les cas où des irrégularités furent notées. Les cas de décès dans lesquels le md en charge de cette tâche est impliqué seront révisés par le chef du service.

11- Recrutement et Club Social : Avec le chef du service, le responsable s’occupe de faire les représentations nécessaires dans les milieux étudiants, de faire visiter le milieu aux candidats éventuels et de favoriser l’intégration des nouveaux membres. Pour ce faire, et pour favoriser une bonne atmosphère de travail dans notre service, le responsable voit également à organiser des activités sociales en dehors du contexte médical.

12- Coordination : Le responsable fait le lien entre le service d’urgence et les différents autres services du CSSSB, ce qui inclut le lien avec les cliniques privées, GMF, CHSLD, URFI, résidences intermédiaire et résidences pour personnes âgées (RPA).

SECTION 6

RÉUNIONS DE SERVICE

6.1 SUJETS DES RÉUNIONS

Les réunions auront pour sujets divers aspects de la pratique médicale. Elles peuvent avoir un contenu administratif ou toucher à la formation continue.

6.2 PRÉSENCE AUX RÉUNIONS

Les membres absents devront motiver leur absence au secrétariat de la direction des services professionnels.

Plus de 50% d’absences non motivées par année peuvent entraîner la rédaction d’un rapport au comité exécutif par le chef de service.

6.3 DÉFAUT DE RÉUNION

À défaut par le chef de service de tenir au moins quatre réunions par année, le chef de département peut convoquer et tenir une réunion. À défaut, l’exécutif du CMDP ou la DSP peut convoquer et tenir une réunion du service d’urgence.

6.4 FRÉQUENCE DES RÉUNIONS

Le service doit tenir au moins quatre réunions par année. Les dates de ces réunions devront être connues d’avance par les membres.

6.5 CONVOCATION

Le chef de service fait parvenir l’avis de convocation au moins une semaine à l’avance en indiquant la date, l’heure, le lieu de la réunion avec l’ordre du jour. Tout membre peut requérir du chef de service d’insérer un sujet à l’ordre du jour d’une réunion.

6.6 RÉUNION SPÉCIALE

Une réunion spéciale peut être convoquée par le chef de service ou à la demande de quatre membres actifs ou d’au moins le cinquième (1/5) des membres actifs et associés du service, avec préavis de 24 heures. L’avis de convocation devra être signé par le chef de service ou les requérants.

Cette réunion doit être tenue dans les cinq jours ouvrables suivant la demande. L’avis de convocation doit parvenir au plus tard vingt-quatre (24) heures avant la réunion et doit être accompagné de l’ordre du jour. L’ordre du jour sera limité.

6.7 QUORUM

Le quorum aux réunions est fixé à 50 % des membres actifs du service.

6.8 DÉCISION

Les procédures de délibération sont les suivantes : le chef de service préside la réunion et les décisions, recommandations ou avis sont prises à la majorité simple des voix des membres actifs présents. Les décisions se prennent à la majorité simple, sauf lorsque prévu autrement. Toute décision qui porte sur un règlement du service ou l’équivalent requiert une majorité absolue des membres avant d’être applicable.

6.9 VOTE

Seuls les membres ayant un statut de membre actif ont le droit de vote lors des réunions. Exception faite d’une élection, le vote se prend à main levée. Cependant, si un membre présent le requiert, le vote par scrutin secret est exercé. Le chef de service jouit d’un vote prépondérant en cas d’égalité.

Toute décision qui porte sur un règlement du service ou l’équivalent requiert une majorité absolue des membres avant d’être applicable. Pour ce qui est de l’admission d’un membre, la même règle de la majorité absolue s’applique également.

6.10 PROCÈS-VERBAL

Le service dresse un procès-verbal de ses réunions. Le chef du service ou le secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions. Le procès-verbal est disponible dans les 30 jours suivant la tenue de la réunion. L’original de ces procès-verbaux est conservé dans un registre approprié par le secrétariat de la direction des services professionnels. Il est signé par le chef de service et par le secrétaire.

Les procès-verbaux doivent être acceptés lors d’une réunion subséquente. Le comité exécutif du conseil et la DSP ont accès aux procès-verbaux en égard à leur compétence respective.

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ANNEXE #1

POLITIQUE POUR LES TRANSFERTS AVEC ESCORTE MÉDICALE EN ABSENCE DE MÉDECIN À L’AIRE AMBULATOIRE

• 1. AVANT 5 h

  2. Si le médecin de garde de soir à l’urgence majeure ou mineure est toujours présent, il est tenu d’effectuer le transfert.

  3. En l’absence de médecin sur place, se référer à la liste du personnel disponible à la réception de l’urgence en prenant soin de vérifier :

  4. Qui sont les médecins de garde à l’urgence à 8 h ce même matin? Ils seront appelés à la fin de la liste si nécessaire.

  5. Qui est la dernière personne à avoir effectué un transfert? Elle sera appelée à la fin de la liste si nécessaire.

  6. Qui est le médecin de garde à l’hospitalisation (équipe de tournées #2 des médecins d’urgence). Il sera appelé à la fin de la liste si nécessaire.

  7. APRÈS 5 h

  8. Appeler le médecin qui est de garde à l’urgence mineure à 8 h le même matin.

  9. Si le médecin de la mineure est dans l’impossibilité de faire le transfert, contacter le médecin qui est de garde à la majeure à 8 h le même matin.

  10. Si la garde de 8 h est comblée par un dépanneur séjournant à l’extérieur : se référer aux instructions qui s’appliquent aux transferts avant 5 h.

Mise à jour : 8 avril 2014